Wegweisendes Zielbild für die Zukunft der Gebäudeplanung entwickelt
Der Arbeitskreis „Planung und Bau begleitendes Facility Management“ der gefma Deutschland hat im Rahmen einer wissenschaftlichen Studie eine strukturierte Expertenbefragung durchgeführt. Führende Fachleute aus den Bereichen Architektur, Corporate Real Estate Management und Facility Management wurden zu den zentralen Herausforderungen und Chancen des planungsbegleitenden Facility Managements (FM) befragt. Die Ergebnisse dieser Befragung bilden die Grundlage für ein konkretes Leit- und Zielbild, das die zukünftige Arbeit des Arbeitskreises maßgeblich prägen wird. Die zentralen Ergebnisse der Expertenbefragung sind:
1. Chancen des planungsbegleitenden FM
Alle Experten unterstreichen die Vorteile einer frühzeitigen FM-Einbindung in die Planung. Durch die Integration von FM- Experten werden Technikoptimierung, Energieeffizienz, Wartungsfreundlichkeit, Nachhaltigkeit, Nutzerzufriedenheit und Sicherheit insb. in Bezug auf die Betreiberverantwortung deutlich verbessert. Kritisch wird angemerkt, dass FM in der aktuellen Planungspraxis oft zu spät involviert wird, was aus FM-Sicht zu Fehlplanungen und Mehrkosten führt. Zudem werden in Nachhaltigkeitszertifikaten Baumaterialien und Konstruktionen häufig nur hinsichtlich grauer Energie und Energieverbrauch, jedoch nicht im Hinblick auf den Betriebsaufwand betrachtet.
2. Investitionsbereitschaft in der Planungsphase
Die Mehrheit der Befragten ist bereit, in der Planungsphase von Immobilienprojekten mehr Zeit und Ressourcen zu investieren, wenn dadurch der spätere Betrieb nachhaltiger, sicherer und wirtschaftlicher gestaltet werden kann. Da Planung und Bau von Immobilien mit hohen Zeit- und Kostenaufwänden verbunden sind, lässt sich diese Investition nur während der langen Nutzungs- und Betriebsphase gut refinanzieren. Werden dagegen bereits in der Planungsphase wichtige Aspekte und Funktionen vernachlässigt, die später für die Verkehrssicherungspflicht relevant sind, können daraus Gefahren für die Betreiberverantwortung entstehten. Diese lassen sich im Nachhinein meist nur durch kostenintensive Kompensationsmaßnahmen, Um- oder Nachrüstungen beheben. Voraussetzung für die Bereitschaft zu höheren Investitionen in der Planung ist eine transparente Darstellung der Mehrwerte für längste Lebenszyklusphase - die Nutzung.
3. Frühzeitige betriebliche Anforderungen
Insbesondere Anforderungen aus Betreiberverantwortung, Sicherheit, Instandhaltung, Energiekonzepten und strukturierter Dokumentation müssen bereits in der frühen Planungsphase klar definiert werden. Klare Rollen und Zuständigkeiten sind essenziell für einen reibungslosen Betrieb.
Der FM-Berater sollte als Teil einer integralen Planung frühzeitig im Projektteam verankert werden – entweder durch eine direkte Beauftragung durch den Bauherrn zur Wahrung und Durchsetzung der Betreiberinteressen, oder als Partnerunternehmer innerhalb des Planungsteams, z. B. bei Architekten oder Fachplanern, zur Unterstützung und fachlichen Beratung und Ausarbeitung von FM-relevanten Planungsthemen.
4. Notwendiger Input aus dem Betrieb
Betriebs- und Betreiberkonzepte sowie Vorgaben für die Instandhaltung sollten strukturiert in die Planung einfließen. Diese Ziele sind Aufgabe der Bedarfsplanung des Bauherrn. Der FM- Berater übernimmt diese Aufgabe im Auftrag des Bauherrn. Häufig werden in Planungs- und Bauprojekten die Aspekte des Betriebs- und der Instandhaltung wie die Zugänglichkeit technischer Anlagen und die Demontierbarkeit von Verkleidungen zu wenig berücksichtigt. Die Einbindung von FM-Experten und des technischen Personals für den Betrieb sichern bereits in der Planungsphase die spätere Wirtschaftlichkeit des Betriebs. Mit digitalen Tools können in den BIM Modellen oder auch 2D Entwurfsplänen Untersuchungen hierzu vorgenommen und Optimierungen veranlasst werden.
5. Optimale Projektorganisation
Ein interdisziplinäres Kernteam – bestehend aus Bauherrnvertreter mit FM-Kompetenz, Nutzern, Betreibern, FM-Koordinator und Projektsteuerer – ist entscheidend. Klare Aufgabenverteilung und kontinuierliche Kommunikation fördern die Umsetzung betrieblicher Anforderungen. Das Zusammenspiel von Bauherr, Architekt, Fachplaner, ausführenden Firmen und dem FM-Berater gewährleistet den Bau- und Betriebserfolg. Integrale Planung und gewerkeübergreifende Untersuchungen erschließen zusätzliche Synergieeffekte.
6. Sicherstellung der Prozessqualität
Betriebsverantwortliche Personen müssen von Anfang an eingebunden werden. Klare Kommunikation, dokumentierte Entscheidungen und regelmäßige Feedbackrunden sind notwendig, um die Prozessqualität zwischen Planung und Betrieb sicherzustellen. Die in der GEFMA 116 definierten Prozesse und Konzepte werden dabei planungs- und baubegleitend fortgeschrieben.
Zielbild: Integrierte, lebenszyklusorientierte Planung und Betrieb
Die Ergebnisse der Befragung münden in einem klaren Zielbild: Facility Management ist ab der ersten Planungsphase integraler Bestandteil des Planungsprozesses und bringt betriebliche Anforderungen kontinuierlich ein. Betreiberverantwortung, Sicherheit, Wartung und Energieeffizienz werden von Beginn an strukturiert berücksichtigt. Transparente Kommunikation, klare Rollenverteilung und der Einsatz digitaler, standardisierter Prozesse (z. B. BIM) verknüpfen Planung und Betrieb nahtlos. Qualitätssicherung durch Feedbackrunden und Benchmarks sowie die konsequente Ausrichtung auf Nutzer- und Betreiberzufriedenheit stehen dabei im Fokus.
Fazit
Das Zielbild des Arbeitskreises ist eine nachhaltige, wirtschaftliche und nutzerorientierte Gebäudeplanung, in der Facility Management, Planung, Bau und Betrieb von Anfang an eng verzahnt sind. So werden Qualität, Effizienz und Zufriedenheit über den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes sichergestellt.
