Das Potenzial der Prozesse!
Bei der Bewirtschaftung von Immobilien macht Kommunikation einen großen Teil der Arbeit aus. Zwischen Mietern, Eigentümern, Verwaltern oder Dienstleistern gibt es stets etwas zu besprechen oder koordinieren. Die Zentralisierung der Kommunikation auf einer digitalen Plattform, die alle Parteien direkt miteinander verknüpft, Prozesse (teil)automatisiert und eine vordefinierte, strukturierte Arbeitsweise ermöglicht, kann die gesamte Arbeit daher signifikant vereinfachen. Darüber hinaus können sich Dienstleister mit der digitalen Anbindung einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Im Zentrum der Organisation rund um das Gebäude steht in der Regel ein Immobilienverwalter. Eines seiner Ziele: die vollständige, digitale Integration der internen und externen Geschäftsprozesse. Das bedeutet, alle Gruppen, mit denen er in Kontakt steht, in die Plattform zu integrieren und ausschließlich digital mit ihnen zu interagieren. Besonders, wenn die Plattform den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie abbildet – von der Bauphase über den Verkauf, die Fertigstellung und den Erstbezug bis zur anschließenden Verwaltung – und so die gesamte Kommunikation bündelt, bieten sich enorme Potenziale, darüber Abläufe zu optimieren. Denn wie viele andere Dienstleistungsbranchen hat auch die Bewirtschaftung von Immobilien einen hohen Anteil an manuellen Prozessen. Der Einsatz von Digitalisierung und Automatisierung wird in den kommenden Jahren deutliche Wettbewerbsvorteile bieten.
Vielfältige Mehrwerte für Dienstleister generieren
Dienstleister sichern sich mit der Anbindung an eine digitale Plattform signifikante Mehrwerte: Sie gewinnen einen neuen Marktplatz, auf dem sie sich präsentieren und effektiv gegenüber der Konkurrenz platzieren können. Das Prinzip wird besonders am Beispiel von Energieversorgungsunternehmen deutlich: Binden sich Dienstleister dieser Branche an eine digitale Plattform an, bieten sie dem Immobilienverwalter bzw. Vermieter den gesteigerten Komfort der digitalen Kommunikation und einfachen Koordination. Dadurch heben sie sich sichtbar von der Konkurrenz ab. Das ist bei hohem Wettbewerbsdruck und einem austauschbaren Produktangebot unabdingbar – gleichzeitig können sie durch Vereinfachung ihres Auftragsmanagements Prozesse optimieren.
Aber nicht nur große Energieversorgungsunternehmen, sondern auch Versicherungsunternehmen oder kleinere Dienstleister wie Handwerker können ihre Geschäftsabläufe verbessern. Das zeigt sich beispielsweise bei der Abwicklung eines Schadensfalls in einer Immobilie: Beim Einsatz einer Kommunikations- und Produktivitäts-Plattform wie die der Münchner casavi GmbH können Mieter einen Schaden per Mausklick melden, und der Betreiber der Immobilie kann sofort seine Arbeit aufnehmen und den Vorgang bearbeiten. Egal ob Handwerker, Sachverständiger oder Versicherung – alle Dienstleister werden über casavi koordiniert und der Prozess von Anfang bis Ende abgebildet. Gleichzeitig haben alle Beteiligten jederzeit die Möglichkeit, den aktuellen Stand der Bearbeitung einzusehen – und auch die Dienstleister können den Status des Auftrags jederzeit rückmelden.
Künftig ist es sogar möglich, dass Dienstleister aktiv Aufträge annehmen oder zurückweisen, intern an zuständige Kollegen verteilen sowie direkt mit den Mietern oder dem Auftraggeber kommunizieren, um Termine zu koordinieren. Darüber hinaus kann der Dienstleister diese relevanten Dokumente wie Angebote oder Rechnungen direkt im zugehörigen Vorgang bereitstellen.
Weitreichende Integration in Prozesse
Wenn von der Beauftragung bis zur Rechnungsstellung alle Schritte über eine zentrale Plattform abgebildet werden, werden Medienbrüche ausgeschlossen. Wird stattdessen, wie derzeit noch üblich, per Telefon, Mail, Brief oder sogar Fax kommuniziert, sind Informationsverluste unvermeidbar und eine transparente Bearbeitung nicht möglich. Das erschwert die Nachvollziehbarkeit, provoziert Fehler und zieht den Abschluss des Prozesses unnötig in die Länge. Im Gegensatz dazu wird über eine digitale Plattform völlige Transparenz geschaffen und die Dienstleister können noch tiefer in Prozesse integriert werden.
Zentralen Hub für den Datenaustausch schaffen
Langfristig soll mit der Dienstleisteranbindung die Automatisierung der Abläufe noch weiterwachsen. Eine Plattform zur Koordination und unternehmensübergreifenden Kommunikation ist dabei unverzichtbar. Hierfür möchte casavi als zentraler Hub für den Datenaustausch im Umfeld der Immobilien auftreten und einen Marktplatz für die gesamte Wohnungswirtschaft und deren Dienstleister bieten.
