Mehr als nur CAFM und Richtlinienarbeit für das FM

20 Jahre GEFMA-Arbeitskreis Digitalisierung

Ausgangspunkt war 2000 ein ernüchterndes CAFM-Seminar in Hamburg, bei dem einige CAFM-Anbieter eine gleichlautende FM-Aufgabe mit vorgegebenen Daten lösen und den Teilnehmern des Seminars präsentieren und so einen guten Vergleich bieten sollten. Nachdem dies gründlich misslungen war, schlug noch am selben Abend bei einem Bier der damalige GEFMA-Vorstand Hartmut Zehrer die Gründung eines GEFMA-Arbeitskreises (AK) CAFM vor. Diese Anregung griff ich gern auf und entwickelte ein Konzept. Ziel sollte die Verbesserung der CAFM-Situation in Deutschland durch Entwicklung und Bereitstellung von Wissen sein.

Gründung und erstes Meeting

Zunächst wurden Mitstreiter gesucht und die Ziele des AK umrissen. Am 28. Februar 2001 nahmen 14 Gründungsmit­glieder an der konstituierenden Sitzung in der FHTW Berlin (heute HTW) teil, von denen einige sich bis heute im AK engagieren. Die Anzahl der Mitglieder ist aus Effizienzgründen bis heute auf unter 20 beschränkt. Außerdem wurde auf eine angemessene Beteiligung aus CAFM-Forschung, -Lehre, -Beratung, -Anwendung und -Softwareentwicklung geachtet.

Auf dieser Sitzung wurden der State of the Art im CAFM analysiert und im Ergebnis die künftigen Aufgaben definiert:

Popularisierung von (CA)FM,

Verbesserung des CAFM-Know-hows,

Verdeutlichung des Nutzens durch CAFM,

 Bereitstellung von Leitfäden,

 Aufzeigen von Trends,

 Formulierung von Anforderungen an CAFM-Systeme und -Ausbildung.

Seither sind viele neue Aufgaben hin­zugekommen. Der Erfolg wird bis heute durch kleine Unterarbeitsgruppen (UAG) garantiert, die Detailthemen ­bearbeiten, ehe die Ergebnisse im gesamten AK beschlossen werden.

Die ersten UAGs beschäftigten sich mit FM-Prozessen, CAFM Success Stories, CAFM-Wirtschaftlichkeit, GEFMA-Richtlinien (RL) 400 ff. sowie PR-Arbeit.

Eine Besonderheit ist die Mitgliedschaft auf Probe für neue Mitglieder, die erst ihr Engagement unter Beweis stellen müssen, ehe sie dauerhaft aufgenommen werden.

CAFM-Marktübersicht

Bereits beim 2. Treffen wurde beschlossen, dass der AK künftig die damals zweijährlich erscheinende CAFM-Marktübersicht unterstützt, was bis ­heute erfolgt. Die Marktübersicht ist das Standardwerk, wenn es um Erstinformationen oder Ausschreibungen im CAFM geht. Hierbei sind nicht nur die aktuellen Leistungsdaten der CAFM-Hersteller und ihrer Produkte von Bedeutung, sondern auch die vergleichenden Übersichten sowie zeitbezogenen Auswertungen.

Öffentlichkeitsarbeit

2002 wurde dann die GEFMA-RL 400 vorgelegt, die die Grundbegriffe, Konzepte und Mindestanforderungen des CAFM definiert. Später folgten die RL 410, 420, 430, 440, 444 und 460. Dabei standen Themen wie die CAFM-Einführung und -Ausschreibung, Schnittstellen, Datenmanagement, Wirtschaftlichkeit und Zertifi­zierung im Mittelpunkt.

Bereits 2002 präsentierte der AK erste ­Ergebnisse auf dem FM-Kongress in Düsseldorf. Zusätzlich wurde ein Workshop zum neu entwickelten ROI-Modell durchgeführt. Es folgte der erste internationale Vortrag auf der EFMC in Madrid. Seither gehören Auftritte auf allen namhaften nationalen und internationalen FM-Konferenzen wie FM (später INservFM und servparc), EFMC, IFMC, World Workplace oder Facility Fusion zum „Alltag“ der AK-Mitglieder. Die Mitglieder haben seit Gründung des AK ca. 250 einschlägige Fachbeiträge in Fachzeitschriften und auf Kongressen veröffentlicht.

CAFM-Handbuch – national und international

2002 wurde die Entscheidung zur Erarbeitung eines CAFM-Handbuches gefällt, welches ein Fachbuch und Nachschlagewerk des aktuellen IT/FM-Wissens sein sollte. Ende 2003 war es dann soweit, das CAFM-Handbuch erschien beim Springer-Verlag und ist seither – inzwischen in der 4. Auflage – das unangefochtene Standardwerk zur Digitalisierung im FM (inkl. CAFM).

Nachdem wir erkannten, dass es international kein vergleichbares Werk gab, wurde mit dem IT Council der IFMA in den USA eine Kooperation mit dem Ziel vereinbart, eine (modifizierte) englische Fassung zu erstellen. Das Werk konnte 2012 auf der World Workplace in San Antonio unter dem Titel „The Facility Manager‘s Guide to Information Technology“ dem internationalen Publikum vorgestellt werden. Für die 2. Auflage, die 2018 erschien (2019 folgte eine modifizierte Kindl-Version) wurde uns auf der World Workplace 2019 in Phoenix mit IFMAs Distinguished Author Award für das beste FM-Fachbuch 2019 eine besondere Ehrung zuteil.

Schaffung eines CAFM-­Qualitätsstandards

Im November 2006 stellten wir der CAFM-Branche die Idee eines Qualitätssiegels für CAFM-Produkte vor. Begeisterung, verhaltene Zustimmung und eine gewisse Skepsis hielten sich die Waage. Nachdem aber alle Anwesenden das Vorhaben letztlich befürworteten, war das Projekt zur Entwicklung eines objektiven CAFM-Zertifizierungsverfahrens geboren.

Das Verfahren, die Kriterien und die Prüfungsinhalte wurden erstmals 2010 in der GEFMA RL 444 vorgestellt.

Das Zertifikat wird für eine konkret ­geprüfte Version einer Software für die Dauer von zwei Jahren erteilt. Bereits 2010 konnten 11 CAFM-Softwareprodukte das Zertifikat erhalten. Bislang wurden mehr als 20 Produkte zertifiziert, von denen sich die überwiegende Zahl rezertifizieren ließ. Eine aktuelle Liste der zertifizierten Produkte mit den bestandenen Prüfkatalogen findet sich auf der GEFMA-Website.

Die Richtlinie wird ständig dem Stand der Technik angepasst, zuletzt im Februar 2020. So wurde die RL um Themen wie BIM-Datenverarbeitung, Vertragsmanagement und Workplace Management erweitert.

Wirtschaftlichkeit

2010 nahm sich der AK des schwierigen und wenig untersuchten Themas der Wirtschaftlichkeit von Investitionen in CAFM an. Nachdem bereits sehr frühzeitig das ROI-Treibermodell entwickelt worden war, kam 2010 die RL 460 zur Wirtschaftlichkeit von CAFM-Systemen hinzu. Diese RL gibt eine Hilfestellung bei der Analyse möglicher Nutzeffekte und Kosten für CAFM-Einführung und -Betrieb sowie bei der Berechnung der Wirtschaftlichkeitskennzahlen bereits vor Einführung oder Erweiterung eines Systems.

CAFM-Trendreport

Als der AK erkannte, dass es keinen Überblick über Trends im CAFM-Markt gab, begann er systematisch Daten bei CAFM-Anwendern und -Interessenten zu erheben, so dass 2013 erstmal eine entsprechende Studie erscheinen konnte. 2021 erscheint der CAFM-Trendreport in Kooperation mit Lünendonk & Hossenfelder in 4. Auflage. Hierdurch ist es möglich existierende oder bevorstehende Trends und Technologien zu beurteilen. Auch werden Anforderungen an CAFM-Software, Einsatzschwerpunkte und Problembereiche erfragt, wodurch die Branche wichtige Entwicklungsimpulse erhält.

IT-Fachtagungen und Future Labs

Neben regelmäßigen CAFM-Herstellertreffen wurde 2016 und 2017 eine eigenständige IT-Fachtagung im Rahmen der INservFM durchgeführt. Sie bot technologischen und wissenschaftlichen Innovationen sowie Best Practice IT-Anwendungen im FM eine moderne Plattform. Zielgruppen waren gleichermaßen Entscheider, Entwickler, Anwender aber auch Lehrende und Studierende. Dabei gab es sogar Weltpremieren, wie die erstmalige Beleuchtung des Themas Quantencomputing aus FM-Sicht.

Hieraus ging eine weitere eigenständige Veranstaltung, das Future Lab, hervor. Im Unterschied zu klassischen Konferenzen und Seminaren steht hier die Praxis der Digitalisierung im Vordergrund, indem das Interagieren verschiedener Technologien und Systeme unterschiedlicher Anbieter live präsentiert wird. Auch für 2021 ist wieder eine Veranstaltung geplant.

Forschung

Der AK unterstützt seine Mitglieder bei der Initiierung und fachlichen Begleitung von zumeist öffentlich geförderten und praxisorientierten Projekten. ­In ­
der Vergangenheit wurden so unter­schied­liche Themen wie IT-Integration, IT-Trends, FM-Wissensmanagement, ­Computer-Based Learning, Flächenoptimierung, Nachhaltigkeit und Augmented Reality erforscht.

Warum Umbenennung in AK Digitalisierung?

Natürlich wussten wir seit geraumer Zeit, dass wir uns mit sehr viel mehr Themen als „nur“ CAFM beschäftigen. Man denke an Cloud Computing, IoT, IT-Integration, Workplace Management und BIM. Deshalb beschloss der AK CAFM 2018 seine Umbenennung in AK Digitalisierung, was das reale Tätigkeitsfeld des AK päziser widerspiegelt.

Start ins dritte Jahrzehnt

Wie geht es weiter? Die Richtlinienarbeit wird auch weiterhin einen Schwerpunkt bilden. Als Nächstes steht die Novellierung der Grundlagen-RL 400 an. Erstmals soll ein Glossar der Fachbegriffe rund um das Thema CAFM und Digitalisierung erstellt werden. Die Arbeiten für den Trendreport 2021 und die Marktübersicht 2021 stehen vor dem Abschluss.

Die Weiterentwicklung des CAFM-­Zertifizierungsverfahrens in Richtung zusätzlicher und überarbeiteter Kriterienkataloge ist eine permanente Aufgabe.

Für 2022 ist ein Fachbuch „BIM für ­Facility Manager“ beim Springer-Verlag geplant, bei dem die Interoperabilität von BIM und CAFM ein wichtiges ­Thema ist.

Natürlich will der AK auch weiterhin Trendsetter bleiben und Perspektiven eröffnen. So werden noch in diesem Jahr zwei Whitepaper zum Thema IoT und Digital Workplace erscheinen.

Auch soll Forschung im Bereich Digitalisierung für FM stärker gefördert werden. Schwerpunkte könnten hierbei die Themen BIM, IT-Integration, Workplace und IoT bilden.

Übergabe des Staffelstabes

An dieser Stelle sei all jenen ganz herzlich gedankt, die sich seit vielen Jahren im Arbeitskreis CAFM für die Entwicklung des CAFM-Marktes engagieren bzw. engagiert haben. Ich bedanke mich für die vertrauensvolle und sachorientierte Zusammenarbeit im AK sowie für die stete Unterstützung unserer Arbeit durch GEFMA, namentlich Dr. Elke Kuhlmann, die den AK vom ersten Tage an bis Ende 2020 mit höchstem Engagement begleitet hat. Nicht unerwähnt bleiben sollen die gemütlichen Events, die mit dazu beitrugen, dass aus AK-Mitgliedern Freunde wurden.

2021 wird es nun auch Zeit, dass ich die Leitung des AK Digitalisierung nach über 20 Jahren in die Hände der nächsten Generation lege. Corona-bedingt ist noch nicht entschieden, in welchem Rahmen das geschieht. Ich darf aber meinen Nachfolgern schon jetzt viel Erfolg und auch Freude mit diesem tollen Team wünschen.

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