Digitalisierung in Zeiten von ChatGPT

„Denn die Datenverfügbarkeit bildet die Grundlage, um neue Technologien wie ChatGPT überhaupt nutzen zu können“, sagt Patrick Penn, Gründer und Geschäftsführer des DMS- und All-in-one-Datenraumanbieters docunite. Doch die Scheu vor neuen Systemen ist groß, weiß er aus der Praxis: Die größte Hürde ist die Angst vor der Migration von Daten, Dateien und Dokumenten. Doch das muss nicht sein.

Die relevanteste Zutat einer gelungenen Migration: „Wichtig ist die Einbindung aller Beteiligten von Anfang an. Der CEO muss die Ressourcen freigeben. IT-Leiter oder CTO müssen ebenfalls mit an Bord sein und darüber hinaus auch die betroffenen Mitarbeitenden aus den verschiedenen Unternehmensbereichen wie Asset-, Fonds-, Property- und Projektmanagement“, weiß Penn.  

Ehrliche Bestandsaufnahme spart Zeit bei der Umsetzung

Fakt ist, schon bei einer einfachen Transaktion fallen tausende von Dokumenten an. Damit die Migration aller Unternehmensdokumente in ein digitales Dokumentenmanagementsystem erfolgreich verläuft, braucht es zu Beginn eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wie digital ist das Unternehmen oder einzelne Abteilungen wirklich? Wie viele Dokumentenarten und Dateitypen liegen vor? Wo liegen die größten Pain Points, die mit dem neuen IT-System gelöst werden sollen? Diese und weitere Fragen müssen im ersten Schritt gestellt werden. „Bewährt hat sich ein Auftakt-Workshop mit allen Beteiligten. So lässt sich ein gemeinsames Verständnis im Unternehmen schaffen. Er bildet die Grundlage für die gemeinsame Identifikation mit den Zielen der Migration und für ein hohes Kommittent aller Beteiligten“, sagt Penn, der schon viele Migrationsprojekte begleitet hat. Mit der Praxis-Session lassen sich zudem der Bedarf und das Potenzial der Digitalisierung identifizieren, Erwartungen realistisch lenken und eine Orientierung im Digitalisierungsdschungel und Migrationsdickicht geben.

Realistische Zeit- und ­Ressourcenplanung schützt vor ­Enttäuschungen

Mit einer ehrlichen Zeit- und Ressourcenplanung lässt sich viel Frust im Migrationsprojekt vermeiden. „Oft treffen wir auf Unternehmen, bei denen Digitalisierungsprojekte bereits im Sande verliefen. Genervte Mitarbeiter haben im schlimmsten Fall das Vertrauen in digitale Lösungen verloren. Das alles muss nicht sein: mit einer ehrlichen Herangehensweise“, sagt der Digitalisierungs-Profi. Die Erwartungshaltung der Branche lasse sich häufig mit Teilnehmern von Entwicklungsseminaren für die Persönlichkeit vergleichen, die glauben, dass ein Seminarbesuch ausreiche, das eigene Leben zu verändern. „Natürlich ist das Gegenteil der Fall. Ein Seminar ist immer nur ein Startpunkt, denn grundsätzlich ist es erforderlich, im Anschluss langfristig das Gelernte umzusetzen. Für eine erfolgreiche Migration braucht es vertrauenswürdige, externe Partner aber auch Ressourcen für die Umsetzung im Unternehmen“, weiß er aus Erfahrung. Identifizierte Quick-Wins erhöhen dabei die Motivation der Belegschaft und lassen sich ohne großen Aufwand umsetzen.

Dokumentensicherheit und ­Datenschutz

Wichtig ist, während des gesamten Migrationsprozesses dafür Sorge zu tragen, dass Dokumente und Dateien abgesichert sind. Denn diese können auch vertrauliche Informationen enthalten. Und natürlich muss eine vollständige Übertragung gewährleistet sein, ganz egal aus welcher Quelle – technisch gesehen – die Datei oder das Format stammt.

Verantwortung ist nicht nur im Umgang mit Dokumenten und Daten geboten. Sondern auch bei der Digitalisierung ebenjener. Damit eine Migration und damit das DMS erfolgreich ist, sollte es einen Projektleiter geben, der im Unternehmen die entsprechende Verantwortung übernimmt und von der Geschäftsführung auch mit der nötigen Befugnis ausgestattet wird. Dazu gehören laut docunite vor allem drei Bereiche: Die Befugnis, Ressourcen in den Fachbereichen zu binden – verbunden mit der entsprechenden Priorisierung des Projektes. Außerdem die Möglichkeit, Deadlines zu setzen und Budgets zu verantworten.

KI-gestützte Ordnung und ­Suchfunktion

Leichtes Finden und schnelles Suchen von Dokumenten lauten im besten Fall Ergebnisse einer abgeschlossenen Migration. Wie genau das funktionieren kann, zeigt das Beispiel docunite. Es unterstützt Unternehmen, Ordnung in ihre Daten und Dokumente zu bringen. Das digitale Dokumentenmanagemensystem (DMS) berücksichtigt die spezifischen Rollen von Asset-, Fonds- und Projektmanagern und bündelt sämtliche Informationen in einem einzigen System. Die künstliche Intelligenz „Neo“ hilft dabei, automatisiert relevante Informationen wie beispielsweise zu Mietverhältnissen, Grundbucheinträgen, Gewährleistungsansprüchen und vielem mehr nicht nur zu erfassen, sondern diese darüber hinaus transparent zu gestalten. Jedes erkannte und mit Attributen angereicherte Dokument wird nach dem Single-Source-Prinzip einmalig zentral abgelegt und mit Zugriffsrechten versehen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass das abgelegt Dokument stets das Neueste ist und wer autorisiert ist, auch darauf Zugriff hat. Eine Suchfunktion erleichtert zusätzlich das Auffinden von Dokumenten.

„Die aktuelle Situation birgt für die Player der Immobilienbranche die Chance, jetzt die Digitalisierung voranzutreiben. Wer eine reibungslose Migration erreichen will, sollte mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme starten, das Team mit an Bord holen und mögliche Hürden einer Migration von Anfang an einkalkulieren“, lautet Penns Fazit.