Digitaler Gebäudebetrieb
Die Immobilienbranche muss nachhaltiger werden – ein Fakt, der allen Akteuren der Branche mehr als bewusst ist. Auch oder gerade bei Gebäuden dreht sich dementsprechend alles um das Klima und die damit verbundenen Klimaziele. Auch im nachhaltigen Gebäudebetrieb rückt folglich die Diskussion um das Erreichen der ESG-Kriterien immer stärker in den Fokus. Der Handlungsdruck steigt und Software kann – wie so oft – helfen.
Dabei wird das Facility Management den wesentlichen Beitrag leisten müssen, um die EU-Taxonomie zu erfüllen – unter anderem im Hinblick auf die energetische Optimierung des Gebäudebestands und die Datenbereitstellung für den vergleichenden Bewertungsprozess hinsichtlich der ESG-Kriterien. Aber auch Bewertungsstandards wie beispielsweise GRESB können ohne Unterstützung des Facility Managements ihre Nachweise nur schwer führen. Erfahrungsgemäß ist dabei das geringste Problem an die entsprechenden Daten zu gelangen – diese Daten müssen jedoch strukturiert und aufbereitet werden. Dabei wird folgendes Kernproblem deutlich: Je mehr Daten und unterschiedliche Tools ins Spiel kommen, desto mehr Pflegeaufwand entsteht gerade auch für Facility Manager. Dadurch kostet dieser Prozess viel Zeit und schlägt sich auf die finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen nieder.
Daher stellt sich die Frage, wie digitale Tools dabei unterstützen können, die knapper werdenden zeitlichen und personellen Ressourcen zu entlasten und dennoch eine optimale Datenbereitstellung zu gewährleisten? Um mehr Struktur und Effizienz in die Aufgaben des Facility Management zu bringen, kann etwa eine ESG-Implementierungsplattform mit einem Multi-Stakeholder-Ansatz einen entscheidenden Beitrag leisten.
Digitale Tools für effektive Prozesse
Um eine optimale Datenbereitstellung im Gebäudebetrieb zu gewährleisten müssen Facility Manager zahlreiche Daten systematisch sammeln, erfassen und aufbereiten. Durch die Menge und Vielzahl der unterschiedlichen Daten gestaltet sich dies jedoch oft als komplex, sodass sich der Aufwand häufig negativ auf den finanziellen und zeitlichen Nutzen auswirkt. Deshalb muss die Bereitstellung der ESG-Daten mit Beginn des Datensammelns auch für das Facility Management miteinbezogen und vor allem vereinfacht werden.
Es gibt bereits viele ESG-Lösungen, deren Verwaltung durch das Asset oder Portfolio Management vorgenommen wird. Diese bieten allerdings in den meisten Fällen keinen Zugang für das Facility Management beziehungsweise keine Struktur, um diese Tools effektiv zu nutzen. Die Folge sind noch immer unhandliche Excel-Listen, die umhergeschickt werden und mühsam händisch ausgefüllt werden müssen. Im schlechtesten Fall hat dies zur Folge, dass unterschiedliche Versionen kursieren und es zu Übertragungsfehlern kommt. Das birgt neben fehlender Effizienz und einem hohen zeitlichen Aufwand durch einen unstrukturierten Prozess auch die Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen. Begünstigt wird dieser Umstand zusätzlich dadurch, dass Facility Manager ihre Datensammlungen auf unterschiedlichen Plattformen bündeln. Für das ESG-Management hat das zur Folge, dass zwar eine Plattform beispielsweise zum Sammeln und Auswerten von Daten der Gebäudetechnik zum Einsatz kommt, die Daten allerdings nicht automatisch in ein ESG-Management-Tool einfließen. Deshalb kommt es häufig vor, dass Daten eines Gebäudes doppelt vorliegen. Auch der zeitliche Aufwand ist durch das Wechseln zwischen den einzelnen Tools deutlich erhöht.
Einen klaren Mehrwert bieten daher Lösungen und Plattformen, die alles, was für einen nachhaltigen Gebäudebetrieb benötigt wird, aus einer Hand liefern. Bei der SaaS-Lösung „Quantrefy“ etwa wird dies beispielsweise, durch ein entsprechendes Rollenkonzept innerhalb der Software realisiert, dass auch die Aufgaben der Facility Manager von Beginn an berücksichtigt. Durch das Bereitstellen einer strukturierten Umgebung für die Zusammenarbeit zwischen Asset-, Portfolio- und Facility Management werden Fehler in der Datenübertragung vermieden und mehr Struktur in den gesamten Prozess gebracht. Die Datenbereitstellung wird dann schließlich durch ein integriertes Task Management systematisiert. Durch dieses Ökosystem werden Synergien genutzt, statt nur eine weitere Plattform einzuführen, die zusätzlich gepflegt werden muss. So stehen für alle Beteiligten alle relevanten Daten jederzeit vollumfänglich in Echtzeit zur Verfügung innerhalb einer Lösung.
Ein weiterer Faktor, der sich auf die Ressourcen im Facility Management auswirkt und die Effektivität mindert ist die Implementierungs- und Einarbeitungszeit bei der Einführung eines neuen Tools beziehungsweise einer neuen Plattform inklusive der dafür aufgebrauchten Schulungszeit. Selbst wenn ein Zeit- und Prozessvorteil für den laufenden Betrieb durch die neue Software oder die späteren Anwender erkannt wird, stellt der gesteigerte Ressourcenbedarf in der Einführungs- und Lernphase eine nicht unerhebliche Hürde dar. Digitale Lösungen müssen folglich einfach und intuitiv gestaltet sein und auch komplexe Sachverhalte in einfache Eingabemasken herunterbrechen: Nur so kann sich der neue Nutzer schnell zurechtfinden und mit den eigentlichen Aufgaben starten, da der Einarbeitungsaufwand sinkt.
Oftmals unterschätzt wird die optische Gestaltung der Lösungen, diese ist aber ein wichtiger Schlüssel. Wenn sich ein User mit Beginn des Prozesses auf einer strukturierten Plattform wiederfindet und auch ohne große Vorkenntnis das Gefühl hat, sich gut zurechtzufinden, kann von Anfang an ein stärkerer Fokus auf das Sammeln der Daten gelegt werden.
Warum Multi-Stakeholder-Lösungen das neue State-of-the-art sein müssen
Es ist in der Immobilienwirtschaft und beim Management von Gebäuden im Hinblick auf ESG immer noch schwierig, an eine solide Datengrundlage zu gelangen. Schuld ist oftmals der mangelhafte und intransparente Datenfluss zwischen Asset-, Property- und Facility- Management. Je besser es daher gelingt, mehrere bestehende Tools beziehungsweise deren Funktionen miteinander zu verknüpfen und auch auf das Facility Management auszurichten, desto mehr wird der Datenfluss automatisiert und Facility Manager haben weniger Arbeit damit. Es braucht folglich Multi-Stakeholder-Lösungen, um die knapper werdenden zeitlichen und personellen Ressourcen zu entlasten und dennoch eine optimale Datenbereitstellung zu gewährleisten – wer sich daher für eine entsprechende Software-Lösung entscheidet, kann das FM seiner Gebäude deutlich effizienter gestalten. Entsprechende Lösungen versetzen Facility Manager in die Lage, ESG-Daten aufzunehmen, Berechnungen vorzunehmen und verlässliche Aussagen zum nachhaltigen Gebäudebetrieb per Echtzeit auf Knopfdruck zu messen.
Dadurch werden alle relevanten Schnittstellen miteinander verbunden und sinnvoll verknüpft. Nur so werden Facility Manager sinnvoll entlastet – der gesamte Prozess rund um den nachhaltigen Gebäudebetrieb ist somit zeitsparender und damit auch weniger kostenintensiv.
