KI im Facility Management: Governance wird zur Betreiberaufgabe
Mit dem nächsten Umsetzungsschritt des europäischen AI Acts bekommt der Einsatz künstlicher Intelligenz auch im Facility Management einen verbindlicheren regulatorischen Rahmen. Für Betreiber geht es dabei längst nicht nur um Datenschutz und IT: KI-Governance wird zunehmend Teil der Betreiberorganisation, der Beschaffung und des Dienstleistermanagements.
Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in den Gebäudebetrieb. Anwendungen analysieren Energieverbräuche und Flächennutzung, unterstützen bei der Bearbeitung von Störungsmeldungen, erkennen Auffälligkeiten technischer Anlagen oder helfen dabei, Wartungsbedarf zu prognostizieren. Mit dem seit 2. August 2026 geltenden nächsten Umsetzungsschritt der europäischen KI-Verordnung kommen auf Unternehmen und öffentliche Einrichtungen zusätzliche Anforderungen zu.
Insbesondere gelten nun Transparenzpflichten für bestimmte KI-Systeme. So müssen Nutzer beispielsweise grundsätzlich erkennen können, wenn sie unmittelbar mit einem KI-System statt mit einem Menschen kommunizieren. Das kann im Facility Management etwa Chatbots und automatisierte Lösungen im Service Desk betreffen. Gleichzeitig haben das europäische AI Office und die zuständigen nationalen Stellen mit der Durchsetzung der anwendbaren Bestimmungen begonnen. In Deutschland übernimmt die Bundesnetzagentur eine zentrale Rolle bei der Umsetzung und Marktüberwachung der KI-Verordnung.
Die FM-Connect.com Network GmbH sieht darin Handlungsbedarf für Betreiberorganisationen. Unternehmen sollten nach Einschätzung des Beratungs- und Ingenieurnetzwerks zunächst Transparenz darüber herstellen, welche KI-Anwendungen bereits in ihren FM-Prozessen eingesetzt werden. Denn KI-Funktionen finden sich mittlerweile nicht nur in eigenständigen Anwendungen, sondern beispielsweise auch in CAFM-Systemen, Gebäudeautomation, Energieplattformen, Service-Desk-Software oder Kamerasystemen.
Verantwortung bleibt beim Menschen
Besondere Bedeutung hat das Thema dort, wo KI betriebliche Entscheidungen vorbereitet oder beeinflusst. Predictive-Maintenance-Systeme können beispielsweise Auffälligkeiten erkennen und Wartungsmaßnahmen empfehlen. Eine solche Prognose entbindet Betreiber jedoch nicht davon, gesetzliche, normative, herstellerseitige oder vertragliche Vorgaben einzuhalten.
Ähnliches gilt für die Gebäudeautomation: KI kann Heiz- und Kühlkurven optimieren, Lüftung bedarfsgerecht steuern oder ungewöhnliche Energieverbräuche erkennen. Dabei muss jedoch nachvollziehbar bleiben, welche Zielgrößen das System verfolgt. Energieeffizienz darf beispielsweise nicht ohne fachliche Bewertung zulasten von Raumklima, Hygiene oder Nutzerkomfort optimiert werden.
Auch bei Flächen- und Belegungsanalysen empfiehlt FM-Connect Zurückhaltung bei personenbezogenen Daten. Für viele betriebliche Anwendungen reicht beispielsweise die Information, ob und wie intensiv ein Raum genutzt wurde. Die Identität einzelner Personen ist dafür häufig nicht erforderlich.
Eine klare Grenze setzt der AI Act unter anderem bei der KI-gestützten Emotionserkennung am Arbeitsplatz: Sie ist bereits seit Februar 2025 grundsätzlich untersagt, von eng begrenzten Ausnahmen abgesehen.
KI gehört in Beschaffung und Verträge
Für FM-Organisationen entsteht damit eine neue Governance-Aufgabe. Zuständigkeiten zwischen Facility Management, IT, Datenschutz, Informationssicherheit, Einkauf, Personal, Arbeitsschutz, Interessenvertretungen und externen Dienstleistern müssen eindeutig geregelt werden.
Das betrifft auch Ausschreibungen und Verträge. Auftraggeber sollten beispielsweise klären, welche KI-Komponenten ein Dienstleister verwendet, welche Gebäude- oder Nutzerdaten verarbeitet werden, ob externe Modelle eingebunden sind und welche Änderungen Anbieter während der Vertragslaufzeit vornehmen dürfen. Ebenso wichtig sind Regelungen zu Dokumentation, Informationspflichten, Schnittstellen sowie zur menschlichen Kontrolle automatisierter Prozesse.
Nicht jede KI-Anwendung im Facility Management fällt allerdings unter die strengsten Vorgaben des AI Acts. Entscheidend sind Einsatzgebiet und Risiko. Die Regeln für bestimmte eigenständige Hochrisiko-KI-Systeme sollen nach dem aktuell geltenden Zeitplan ab 2. Dezember 2027 greifen; für Hochrisiko-KI, die in bestimmte regulierte Produkte integriert ist, ist der 2. August 2028 vorgesehen.
Für Facility Manager bedeutet die neue Regulierung deshalb vor allem eines: KI entwickelt sich vom einzelnen Digitalisierungsprojekt zur Management- und Betreiberaufgabe. Wer weiß, welche Systeme im Einsatz sind, wofür sie genutzt werden und wo die menschliche Verantwortung liegt, schafft zugleich die Voraussetzung dafür, die Potenziale der Technologie kontrolliert zu nutzen.
„Facility Management muss seine fachliche Verantwortung wahrnehmen“
Kay Meyer, Geschäftsführer der FM-Connect.com Network GmbH, im Interview über die Konsequenzen des AI Acts, sinnvolle erste Schritte und die Verantwortung des Facility Managements.
Herr Meyer, was ändert sich durch die aktuelle Phase des AI Acts für Facility Manager?
Aus der regulatorischen Diskussion wird zunehmend betriebliche Praxis. Unternehmen müssen genauer wissen, welche KI-Systeme sie einsetzen, welche Daten dabei genutzt werden und welche Verantwortlichkeiten daraus entstehen. Der AI Act bedeutet dabei nicht, dass KI generell eingeschränkt werden soll. Entscheidend ist ein kontrollierter und nachvollziehbarer Einsatz.
Wo sollten FM-Organisationen anfangen?
Meyer empfiehlt zunächst ein unternehmensweites KI-Inventar. Dabei sollten auch KI-Funktionen erfasst werden, die bereits Bestandteil bestehender Software sind – etwa in CAFM, Gebäudeautomation, Service Desk, Energieplattformen, Kamerasystemen oder Office-Anwendungen. Dokumentiert werden sollten unter anderem Zweck, Anbieter, Datenquellen, betroffene Personengruppen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten.
Wo sehen Sie derzeit den größten praktischen Nutzen?
Vor allem bei Anwendungen, die Beschäftigte unterstützen: Störungen strukturieren, technische Dokumentationen durchsuchen, Energieabweichungen erkennen oder Wartungsinformationen zusammenführen. KI könne Routinetätigkeiten reduzieren und bessere Entscheidungsgrundlagen liefern, solle fachliche Entscheidungen aber nicht ersetzen.
Was bedeutet das für die Betreiberverantwortung?
Gerade bei sicherheits- oder betriebsrelevanten Entscheidungen muss klar bleiben, wer verantwortlich ist. Eine Empfehlung des Systems ersetzt keine fachliche Prüfung. Das betrifft beispielsweise Entscheidungen über Wartungen, technische Alarme oder die Steuerung gebäudetechnischer Anlagen.
Welche Rolle spielen Gebäudenutzer und ihre Daten?
Bei Belegungs- und Nutzungsanalysen sollte zunächst geklärt werden, welche Information für den konkreten Zweck tatsächlich benötigt wird. Für eine bedarfsgerechte Reinigung kann beispielsweise die Information ausreichen, dass ein Raum genutzt wurde. Daraus muss keine personenbezogene Analyse entstehen. Datenökonomie sollte deshalb ein Grundprinzip sein.
Muss KI künftig stärker in FM-Verträgen berücksichtigt werden?
Ja. Nach Meyers Einschätzung sollten Auftraggeber nicht nur die technische Funktion einer Lösung betrachten. Verträge und Leistungsbeschreibungen müssten auch Datenverwendung, eingesetzte Modelle, Updates, Schnittstellen, Informationspflichten und menschliche Verantwortlichkeiten berücksichtigen.
Was ist Ihre wichtigste Empfehlung an FM-Verantwortliche?
KI sollte als Managementthema behandelt werden. Organisationen benötigen Transparenz darüber, wo KI eingesetzt wird, welche Entscheidungen sie beeinflusst und wer am Ende die Verantwortung trägt.
Quelle des Interviews: FM-Connect.com Network GmbH; redaktionell gekürzt und bearbeitet.
