Kostenersparnis durch digitale Lösungen für das Firmenwagen- und Flottenmanagement

„Weniger Stress mit dem Firmenwagen“

Seit über einem Jahr setzt die Maior Domus Hausverwaltung auf eine digitale Lösung für ihr Firmenwagen-Management. Und spart damit in der Praxis viel Zeit. Denn laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement (BVF) stellt die Verwaltung des Firmenwagen-Pools gerade für kleine und mittelgroße FM-Unternehmen eine immense Herausforderung dar.

Im Durchschnitt sind es 8,1 Stunden – somit: ein kompletter Arbeitstag – die pro Betrieb wöchentlich für Aufgaben im Fuhrpark verwendet werden. Die Abwicklung von Schäden beansprucht dabei die meiste Zeit (28,4 %), gefolgt von der Beschaffung von Neufahrzeugen (20,5 %). „Neben Personal- und
Gebäudekosten nimmt der Fuhrpark in den meisten kleinen und mittelgroßen Unternehmen den Platz als drittgrößter Kostenfaktor ein“, weiß Fuhr-park-Experte Andreas Schneider.

Mammutaufgabe Fuhrpark

Vor fünf Jahren hat der Ingolstädter gemeinsam mit zwei Kollegen das Berliner Unternehmen Vimcar gegründet, mittleweile einen der führenden Anbieter von digitalen Lösungen für das Firmenwagen- und Flottenmanagement. „Nur in rund 5 % der Fälle gibt es eine eigene Abteilung Fuhrparkmanagement.
Meist kümmern sich die Geschäftsführung, die Buchhaltung oder die allgemeine Verwaltung direkt um das Thema Firmenwagen“, so Schneider.

So auch bei der Berliner Facility Management-Gesellschaft Maior Domus: Das Immobilienunternehmen betreut bundesweit mehr als 6300 Wohnein­heiten in rund 250 Gebäuden. Das Leistungsportfolio des Unternehmens umfasst die klassischen Aufgaben des Facility Managements – etwa das technische, infrastrukturelle und das kaufmännische Gebäudemanagement – und geht über die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften bis hin zum Immobilienmarketing.

Die Gebäude von Maior Domus sind über ganz Deutschland verteilt – etwa in Berlin, Hamburg, Kiel, Leipzig, Halle, München, Magdeburg oder Rostock. Das bedeutet in der Praxis: mehrere Firmenwagen, viele Fahrten, ständig wechselnde Fahrer – und oftmals lange Fahrtwege von den beiden Standorten des Unternehmens in Berlin und Leipzig. Kein Wunder also, dass die Fahrzeuge bereits am frühen Vormittag oft ausgebucht sind.

Für die Verwaltung des Fuhrparks ist Hans-Joachim Mannhold zuständig, der zusätzlich das Forderungsmanagement des Unternehmens verantwortet. Seit rund neun Jahren zählt „Manni“, wie er von den Kollegen genannt wird, zum mittlerweile 40-köpfigen Team von Maior Domus. Zum Fuhrpark desUnternehmens gehören neun Fahrzeuge in Berlin sowie zwei Fahrzeuge am Leipziger Standort. Neben fünf Smarts vervollständigen unter anderem ein VW Golf und ein Audi die Flotte. Gleich ob Übergaben und Abnahmen, Reparaturen oder Wartungen – im Alltag der Hausverwaltung sind regelmäßige und oftmals spontane Fahrten zu den Objekten unumgänglich.

„Mobilität ist für uns unentbehrlich”

„Unser Anspruch ist es, stets so schnell und effizient wie möglich zu arbeiten. Dazu sind die Kollegen rund um die Uhr im Dienst für unsere Mieter und Eigentümer unterwegs“, erklärt Fuhrpark-Manager Mannhold. Theoretisch kann jeder Mitarbeiter einen Poolwagen nutzen. Das geht allerdings in der Praxis bei über 40 Mitarbeitern meist mit großem Koordinationsaufwand einher.

Lange Zeit hatten die Mitarbeiter die Wagen über ihren E-Mail-Kalender geblockt und handschriftlich ein Fahrtenbuch über jede einzelne Fahrt geführt. „Ich kümmere mich gerne um alles, was mit unserem Fuhrpark zusammenhängt. Aber allein das Lesen der Handschrift mancher Mitarbeiter ist schon eine Kunst”, sagt Hans-Joachim Mannhold. Ein zeitraubendes und aufwändiges System – schließlich gehört neben der Verwaltung der Fahrtenbücher auch das Einsammeln und die anschließende genaue Prüfung der einzelnen Dokumente und Belege zu Mannholds Aufgaben.

Seit Februar 2017 wie darum ein digitales Flottenmanagement-Tool des Berliner Anbieters Vimcar: „Vimcar Fleet“ ist eine Full-Service-Lösung für das Fuhrparkmanagement kleinerer und mittelständischer Betriebe. „Unsere Lösung ist vor allem eines: einfach, nutzerfreundlich und zuverlässig. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen wollen und brauchen keine riesige Enterprise-Lösung, die erst mühsam aufgesetzt und gewartet werden muss. Sondern sie wollen schnell von dem leidigen Thema Fuhrpark-Administration entlastet werden – und damit nicht nur Geld, sondern auch Zeit sparen“, sagt Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider. „Darüber hinaus sind in unsere Software zahlreiche praxisrelevante Funktionen integriert: von der Kostenevaluation und der Fahrzeugbuchung über die automatische Führerscheinkontrolle und die Tankkartenverwaltung bis hin zum Leasingvertrags-Management.“

Digitale Firmenflotte für mehr Überblick

Innerhalb kürzester Zeit hat sich das Berliner Unternehmen zu einem der führenden deutschen Anbieter digitalbasierter Mobilitäts-Lösungen für Geschäfts- und Firmenkunden entwickelt. Über 40.000 Nutzer, darunter auch renommierte Kunden wie der Versicherungskonzern Allianz, Hertha BSC oder Zalando, vertrauen bei ihrem Fuhrparkmanagement auf Vimcar. Zu den Kooperationspartnern zählen unter anderem der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV), DATEV, der Marktführer für Finanzsoftware, Haufe Lexware, sowie Europas größter Elektronikhändler Media Markt.

Auch Maior Domus-Fuhrparkleiter Mannhold weiß die Lösung zu schätzen: „Das System ist unschlagbar – wir haben nun zu jeder Zeit einen sicheren Überblick über unseren gesamten Firmenwagen-Pool.“ Die Digitalisierung der Firmenwagen-Flotte bedeutet in der Praxis eine beträchtliche Arbeits- und Zeitersparnis für die Hausverwaltungsgesellschaft: „Wir haben dank des Systems nun zu jeder Zeit einen aktuellen Überblick zum Thema Betriebsfahrten, Arbeitsweg und privater Nutzung.” Jeden Freitag muss sich der Fuhrparkverantwortliche nur kurz im System anmelden, um zu sehen, in welchen Fahrtenbüchern noch Fahrten kategorisiert werden müssen. Der oftmals gefürchtete ‚Papierkram rund ums Fahrtenbuch‘ gehört der Vergangenheit an.

Dazu wird in jedem Fahrzeug vom Nutzer selbst einmalig ein speziell entwor-fener Stecker in die so genannte On-Board-Diagnose-Schnittstelle des Fahrzeugs (in allen Automodellen ab Baujahr 2001 (Benziner) bzw. 2004 (Diesel)) gesteckt. „Diese Umstellung dauert nur wenige Sekunden und ist selbst für Anwender ohne technische Vorkenntnisse einfach machbar“, berichtet Vimcar-Geschäftsführer Schneider.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Da der (mit einem GPS-Modul und eigener SIM-Karte ausgestattete) Vimcar-Stecker jede Fahrt automatisch aufzeichnet, kann kein Kilometerstand mehr vergessen werden. Damit wird auch den Fahrern eine zusätzliche Last vor jedem Termin von den Schultern genommen. „Dank des digitalen Fahrtenbuchs können sich unsere Mitarbeiter vor Ort vollkommen auf das Wesentliche konzentrieren“, so Fuhrparkmanager Mannhold.

Neben dem elektronischen Fahrtenbuch nutzt Maior Domus auch die Software „Vimcar Booking“ zur genauen Verwaltung und Buchung der Poolfahrzeuge. Statt wie vorher über einen E-Mail-Kalender kann nun jeder Mitarbeiter vor der Fahrt das gewünschte Fahrzeug über das Vimcar-Buchungstool reservieren.

Wir haben einen viel besseren Überblick darüber, wo die Wagen gerade sind oder wer mit den Wagen unterwegs ist”, sagt Herr Mannhold. “Dadurch können die Mitarbeiter ihre Fahrten einfacher abstimmen, bündeln und doppelte Wege vermeiden.” Pfiffige Lösung: Das Fahrtenbuch wird zudem automatisch um den Namen des Fahrers ergänzt, der in der Buchung hinterlegt ist.

Universal-Lösung für den Fuhrpark

Nach der Buchung des Fahrzeuges kann der entsprechende Mitarbeiter die zugehörigen Schlüssel und Unterlagen aus dem gesicherten Schrank nehmen und losfahren. So hat der Fahrer stets alle Dokumente dabei, die für das Führen des Fahrzeugs relevant sind. Zugleich weiß Fuhrparkmanager Mannhold mit nur einem Klick genau, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt ein Fahrzeug genutzt hat und kann so bei Rückfragen direkt auf den richtigen Fahrer zukommen. Darüber hinaus verfügt die Software über zahlreiche weitere Funktionen, die im Betriebsalltag nützlich sind (siehe Infokasten).

Seit dem Umstieg auf das digitale Firmenwagen-Management wurde Mannholds Zeitaufwand für die Fuhrparkverwaltung auf 10 bis 15 Minuten am Tag reduziert. Das Fazit ist für ihn eindeutig: „Das digitale Flottenmanagement ist unschlagbar.”

Das bieten digitale Fuhrpark-Lösungen

Digitales Fahrtenbuch: Handschriftliche Fahrtenbücher waren gestern. Heute reicht ein einfacher Stecker in der standardisierten OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs. Über eine
integrierte SIM-Karte und ein GPS-Modul werden die notwendigen Daten automatisch und lückenlos erfasst. Moderne Fahrtenbuch-Lösungen sind über Smartphone-App (iOS, Android) oder Desktop steuerbar. Mit einem Mausklick lassen sich die Daten (und sämtliche notwendigen Nachweise) für die Finanzbehörden exportieren – als pdf-Datei oder für die weitere betriebsinterne Evaluation auch als Datensatz (etwa xls, csv).

Einfache Buchung und Routenoptimierung: Anwender erhalten einen Überblick über sämtliche Fahrzeugbuchungen der Flotte. Umständliche Outlook-Buchungen, Kalender- oder Exceleinträge gehören damit der Vergangenheit an: Man sieht auf einen Blick, welcher Mitarbeiter wann welches Poolfahrzeug reserviert hat oder welche Firmen­wagen noch verfügbar sind.

Ein „Intelligentes Vertragsmanagement“ informiert Anwender automatisch über Fristen wie zum Beispiel auslaufende Leasingverträge – dadurch werden hohe Kosten für Überkilometer vermieden. Zudem werden sämtliche Fuhrpark-relevanten Dokumente (Leasingverträge, Werkstattrechnungen, Tankbelege etc.) an einem zentralen Ort gespeichert.

Übersichtliches Kostenmanagement: Ob Parkgebühren, Autowäschen oder Tankrechnungen – mit modernen Flottenlösungen sehen Nutzer alle fahrzeugbezogenen Kosten auf einen Blick. Sämtliche Kosten lassen sich zudem einzelnen Fahrten zuordnen, wodurch die nächste Abrechnung wesentlich vereinfacht wird.

Tankkarten-Integration: Sämtliche Tankkartenzahlungen werden automatisch erfasst und dem richtigen Fahrzeug zugeordnet. Zugleich lassen sich so sämtliche verbrauch­bedingten Fahrzeugkosten im Blick behalten, der gesamte Abrechnungsprozess (bis hin zu Verbrauchsanalysen oder Kostenvergleichen) wird wesentlich beschleunigt.

Automatische Führerscheinkontrolle: Das System „Vimcar Fleet“ ermöglicht zudem die gesetzlich vorgeschriebene Prüfung der Führerscheine der Fahrer via LapID – dem führenden Anbieter im Bereich Führerscheinkontrolle. Zeitfressende Terminvereinbarungen und Besprechungen, Ansammlungen von Papierkram und das ständige Erinnern an Kontrollfristen werden dadurch überflüssig.

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