„Weniger Stress mit dem Firmenwagen“
Seit über einem Jahr setzt die Maior Domus Hausverwaltung auf eine digitale Lösung für ihr Firmenwagen-Management. Und spart damit in der Praxis viel Zeit. Denn laut einer Studie des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement (BVF) stellt die Verwaltung des Firmenwagen-Pools gerade für kleine und mittelgroße FM-Unternehmen eine immense Herausforderung dar.
Im Durchschnitt sind es 8,1 Stunden – somit: ein kompletter Arbeitstag – die pro Betrieb wöchentlich für Aufgaben im Fuhrpark verwendet werden. Die Abwicklung von Schäden beansprucht dabei die meiste Zeit (28,4 %), gefolgt von der Beschaffung von Neufahrzeugen (20,5 %). „Neben Personal- und Gebäudekosten nimmt der Fuhrpark in den meisten kleinen und mittelgroßen Unternehmen den Platz als drittgrößter Kostenfaktor ein“, weiß Fuhr-park-Experte Andreas Schneider.
Mammutaufgabe Fuhrpark
Vor fünf Jahren hat der Ingolstädter gemeinsam mit zwei Kollegen das Berliner Unternehmen Vimcar gegründet, mittleweile einen der führenden Anbieter von digitalen Lösungen für das Firmenwagen- und Flottenmanagement. „Nur in rund 5 % der Fälle gibt es eine eigene Abteilung Fuhrparkmanagement. Meist kümmern sich die Geschäftsführung, die Buchhaltung oder die allgemeine Verwaltung direkt um das Thema Firmenwagen“, so Schneider.
So auch bei der Berliner Facility Management-Gesellschaft Maior Domus: Das Immobilienunternehmen betreut bundesweit mehr als 6300 Wohneinheiten in rund 250 Gebäuden. Das Leistungsportfolio des Unternehmens umfasst die klassischen Aufgaben des Facility Managements – etwa das technische, infrastrukturelle und das kaufmännische Gebäudemanagement – und geht über die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften bis hin zum Immobilienmarketing.
Für die Verwaltung des Fuhrparks ist Hans-Joachim Mannhold zuständig, der zusätzlich das Forderungsmanagement des Unternehmens verantwortet. Seit rund neun Jahren zählt „Manni“, wie er von den Kollegen genannt wird, zum mittlerweile 40-köpfigen Team von Maior Domus. Zum Fuhrpark desUnternehmens gehören neun Fahrzeuge in Berlin sowie zwei Fahrzeuge am Leipziger Standort. Neben fünf Smarts vervollständigen unter anderem ein VW Golf und ein Audi die Flotte. Gleich ob Übergaben und Abnahmen, Reparaturen oder Wartungen – im Alltag der Hausverwaltung sind regelmäßige und oftmals spontane Fahrten zu den Objekten unumgänglich.
„Mobilität ist für uns unentbehrlich”
„Unser Anspruch ist es, stets so schnell und effizient wie möglich zu arbeiten. Dazu sind die Kollegen rund um die Uhr im Dienst für unsere Mieter und Eigentümer unterwegs“, erklärt Fuhrpark-Manager Mannhold. Theoretisch kann jeder Mitarbeiter einen Poolwagen nutzen. Das geht allerdings in der Praxis bei über 40 Mitarbeitern meist mit großem Koordinationsaufwand einher.
Lange Zeit hatten die Mitarbeiter die Wagen über ihren E-Mail-Kalender geblockt und handschriftlich ein Fahrtenbuch über jede einzelne Fahrt geführt. „Ich kümmere mich gerne um alles, was mit unserem Fuhrpark zusammenhängt. Aber allein das Lesen der Handschrift mancher Mitarbeiter ist schon eine Kunst”, sagt Hans-Joachim Mannhold. Ein zeitraubendes und aufwändiges System – schließlich gehört neben der Verwaltung der Fahrtenbücher auch das Einsammeln und die anschließende genaue Prüfung der einzelnen Dokumente und Belege zu Mannholds Aufgaben.
Digitale Firmenflotte für mehr Überblick
Dazu wird in jedem Fahrzeug vom Nutzer selbst einmalig ein speziell entwor-fener Stecker in die so genannte On-Board-Diagnose-Schnittstelle des Fahrzeugs (in allen Automodellen ab Baujahr 2001 (Benziner) bzw. 2004 (Diesel)) gesteckt. „Diese Umstellung dauert nur wenige Sekunden und ist selbst für Anwender ohne technische Vorkenntnisse einfach machbar“, berichtet Vimcar-Geschäftsführer Schneider.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Da der (mit einem GPS-Modul und eigener SIM-Karte ausgestattete) Vimcar-Stecker jede Fahrt automatisch aufzeichnet, kann kein Kilometerstand mehr vergessen werden. Damit wird auch den Fahrern eine zusätzliche Last vor jedem Termin von den Schultern genommen. „Dank des digitalen Fahrtenbuchs können sich unsere Mitarbeiter vor Ort vollkommen auf das Wesentliche konzentrieren“, so Fuhrparkmanager Mannhold.
Neben dem elektronischen Fahrtenbuch nutzt Maior Domus auch die Software „Vimcar Booking“ zur genauen Verwaltung und Buchung der Poolfahrzeuge. Statt wie vorher über einen E-Mail-Kalender kann nun jeder Mitarbeiter vor der Fahrt das gewünschte Fahrzeug über das Vimcar-Buchungstool reservieren.
Universal-Lösung für den Fuhrpark
Nach der Buchung des Fahrzeuges kann der entsprechende Mitarbeiter die zugehörigen Schlüssel und Unterlagen aus dem gesicherten Schrank nehmen und losfahren. So hat der Fahrer stets alle Dokumente dabei, die für das Führen des Fahrzeugs relevant sind. Zugleich weiß Fuhrparkmanager Mannhold mit nur einem Klick genau, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt ein Fahrzeug genutzt hat und kann so bei Rückfragen direkt auf den richtigen Fahrer zukommen. Darüber hinaus verfügt die Software über zahlreiche weitere Funktionen, die im Betriebsalltag nützlich sind (siehe Infokasten).
Seit dem Umstieg auf das digitale Firmenwagen-Management wurde Mannholds Zeitaufwand für die Fuhrparkverwaltung auf 10 bis 15 Minuten am Tag reduziert. Das Fazit ist für ihn eindeutig: „Das digitale Flottenmanagement ist unschlagbar.”