Verbesserte Betriebsabläufe durch intelligentes Schlüsselmanagement
Unternehmen, die für das Facility Management mehrerer Gebäude verantwortlich zeichnen, sind gesetzlich zu einem Schlüsselmanagement verpflichtet. Vielerorts wird bei der Schlüsselverwaltung noch sehr umständlich mit Listen in Papierform gearbeitet, in denen sich die Mitarbeiter eintragen, wenn sie einen benötigten Schlüssel abholen oder wieder abgeben. Dieses Vorgehen ist fehleranfällig: Nicht selten passiert es, dass ein Mitarbeiter den Eintrag vergisst, was zu längeren Suchaktionen und Problemen wie etwa Verzögerungen im Betriebsablauf führen kann. Außerdem werden die Schlüssel häufig für alle zugänglich aufbewahrt, wodurch auch Unbefugten der Zugang gewährt wird. Aus diesem Grund bietet Pamack Sicherheitssysteme nun einen elektronischen Schlüsselschrank an: Der „Traka 21“ erlaubt ein sicheres Schlüsselmanagement ohne viel Verwaltungsaufwand. Möglich macht dies die Vergabe individueller Codes an Zugangsberechtigte, sodass nur vorher vom Administrator festgelegte Schlüssel entnommen werden können. So lässt sich über ein automatisch erstelltes Protokoll zudem jederzeit zurückverfolgen, wann und von wem welcher Schlüssel entnommen wurde.
„Üblicherweise müssen sich die Mitarbeiter lediglich manuell in eine Liste eintragen, wenn sie einen Schlüssel benötigen“, erklärt Christiane Malá, Geschäftsführerin von Pamack Sicherheitssysteme. „Dabei wird nur selten kontrolliert, ob der Mitarbeiter überhaupt berechtigt ist, diesen Schlüssel zu nutzen.“ Außerdem können stressige Arbeitsbedingungen dazu führen, dass Mitarbeiter vergessen, sich in die Liste einzutragen – oder die Liste wurde von den Zuständigen in der Verwaltung versehentlich verlegt. Beides führt dazu, dass nicht mehr nachvollzogen werden kann, wo sich die Schlüssel momentan befinden. Mitunter sind langwierige Suchaktionen und dadurch Verzögerungen im gesamten Betriebsablauf die Folge. Bisher gab es kaum eine Alternative für das manuelle Schlüsselmanagement und seine Probleme. Denn in großen Unternehmen sind Lösungen häufig an die interne IT angeschlossen – und häufig so teuer und aufwendig, dass sie sich für kleinere Betriebe nicht lohnen.
Der „Traka 21“ muss nicht an einen PC angeschlossen werden, sondern funktioniert als Stand-Alone-Lösung – lediglich eine Anbindung an die Stromversorgung ist notwendig.
