Ohne Umdenken geht es nicht

Real Estate Management gehört für Corporates und Property Companies zum Tagesgeschäft. Doch was bedeutet das im Detail? Wie sind die Immobilienportfolios dieser Unternehmen organisiert und wie gestalten diese derzeit ihre Transaktionsprozesse? Wo liegt aktuell der größte Handlungsbedarf bei den jeweiligen Liegenschaften und Immobilien? Was ist bei deren Bewertung besonders wichtig? Worin liegen die ­Anforderungen an ein gelungenes Asset- und Facility Management? Wie wichtig sind ein digitales Gebäudemodell, digitale Tools, Cyber Security und ebenso das Thema Nachhaltigkeit im Umgang mit Immobilien?

Drees & Sommer hat sich mit diesen Themen beschäftigt – und 200 Immo­bilien-Verantwortliche aus Corporates und Property Companies über den Status Quo ihres Real Estate Managements – vom Investment bis hin zum Facility Management – befragt. Rund 24 % der Befragten verfügen über Immobilienportfolios zwischen 50.000 und 250.000 m², 20 % kommen auf 250.000 bis 1 Mio. m² Portfoliogröße und 27 % auf 1 bis 5 Mio. m². Welche Tatsachen und Trends das Real Estate Management beeinflussen, haben die Experten nun in einer Studie dokumentiert.

Die Mehrheit der Property Companies ist sich einig, dass An- und Vermietung, An- und Verkauf, Performance- und ­Risikomanagement sowie Budget und Reporting zu den wichtigsten Leistungen des Asset Managements zählen. ­
Fast 60 % der Property Companies ­lagern ihre Property-Management-­Leistungen an externe Unternehmen aus (Grafik 1). International agierende Corporates zentralisieren zudem zunehmend ihre Immobilienorganisation ­(inklusive Übernahme der Eigentümerfunktion). Dennoch haben sich globale Dienstleistervergaben erst in Einzelfällen durchgesetzt.

Liegenschaften – Entwicklung erforderlich

Was das Thema Nachhaltigkeit angeht, sind 41 % aller befragten Immobilienmanager der Meinung, dass sich Gebäude mit Nachhaltigkeitszertifizierungen besser vermarkten. Nahezu jeder dritte ist überzeugt, dass sich die Mehrkosten für eine Zertifizierung durch einen geringeren Energieverbrauch amortisieren. Der Circular Economy-Gedanke gewinnt ebenfalls immer mehr an Bedeutung. Dabei geht es darum Abfall zu vermeiden und Rohstoffe für Produkte, Prozesse und Gebäude in immer gleicher Qualität zu erhalten und wiedereinzusetzen (Cradle to Cradle).

Umso bedenklicher ist die Tatsache, dass der Bestand vieler Property Companies und Corporates in vielen Fällen nicht mehr den heutigen Ansprüchen genügt. Den Verantwortlichen ist dies auch bekannt. Ein Drittel der Immobi­lienmanager hält die Liegenschaften für nicht mehr zeitgemäß, was Technik, Substanz oder Konzeption angeht. Ein weiteres Drittel befürwortet neue Standortstrategien wie Umnutzung und Verwertung von Flächen. Die Aufgabe besteht daher nicht nur ­darin, die Immobilien auf einem hohen baulichen Niveau zu halten – und dabei die zu hohe Anzahl an baurechtlichen Anforderungen einzubeziehen. Es gilt auch, andere Wege zu finden, innovative Technologien im Smart Commercial Building – Kontext und wichtige Trends am Mietmarkt einzubinden.

Angesichts dieser Herausforderung sind sich 30 % der befragten Corporates einig: Je höher die Anzahl der zu bewirtschaftenden Liegenschaften ist, desto wichtiger sei ein zentrales Immobilienmanagement. Die Realität sieht allerdings noch anders aus: Bei mehr als jedem dritten Corporate ist das Immobilienmanagement – noch immer – dezentral organisiert.

Die Zukunft ist digital

30 % der Corporates bestätigen zudem, dass Transparenz und Standards wesentliche Faktoren eines zentralen Immobi-lienmanagements darstellen. Dies deshalb, weil immobilienbezogene Kosten die Unternehmen maßgeblich beeinflussen. Ein Umdenkungsprozess muss daher dringend beginnen: Denn je größer und komplexer der Immobilienbestand, desto wichtiger wird die Digitalisierung und Verfügbarkeit von Informationen auf Knopfdruck. Dies ist heute nur bei wenigen Unternehmen gegeben.

Das Thema Digitalisierung ist im Real Estate Management noch nicht sehr weit verbreitet. Nur 9 % aller Teilnehmer gaben an, dass ihre Kernprozesse und Geschäftsmodelle nahezu vollständig digitalisiert sind (Grafik 2). Die Studienergebnisse belegen zwar, dass auch das Real Estate Management die Potenziale der Digitalisierung zunehmend erkennt. Allerdings ist die Handhabung der digitalen Daten in ­den meisten Fällen noch nicht optimal.

Derzeit müssen drei von vier REM-Verantwortlichen immobilienbezogene Informationen noch aus unterschiedlichsten Quellen zusammenstellen. Bei nur 16 % sind die relevanten Daten in einem System zentralisiert und auf Knopfdruck verfügbar. Bei 8 % liegen diese beim Dienstleister. 4 % verfügen über keine Informationen. Nur 1 % der der Immobilienmanager denkt, dass der Markt für digitale Tools, Applikationen und Plattformen im Real Estate Management gut strukturiert und übersichtlich ist. Mit 60 % hält ihn die deutliche Mehrheit den noch für äußerst intransparent. Mehr als ein Drittel der Immobilienmanager sieht in einem digitalen Gebäudemodell für den Betrieb zudem noch keinen Mehrwert. Für 9 % fällt ein solches Modell ­
in den Aufgabenbereich des Property Managers.

Dabei wäre auch in diesem Punkt ein anderer Ansatz zielführender: Gerade mit Blick auf die Praxis könnten Asset- und Property-Management sowie Betrieb von einem digitalen Gebäudemodell erheblich profitieren. Denn vor jedem Kauf werden mühsam, gründlich und detailliert alle für die Immobilie relevanten Daten und Informationen zusammengetragen und aufbereitet – und bleiben dann vom neuen Käufer bislang zumeist ungenutzt.

Cyber Security – Vorreiter zeigen den Weg

Verantwortlich für die Zurückhaltung in Bezug auf die Digitalisierung dürfte insbesondere das Thema Cyber Security sein. Jeder zweite Immobilienmanager hält diesen Aspekt für sehr wichtig (Grafik 3). Entsprechend zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen haben die Befragten bereits geplant oder sogar umgesetzt. Ein Drittel stufte den Schutz der IT-Systeme als relevant ein und hat hierfür erste Schritte vorgesehen oder schon auf den Weg gebracht.

Vorreiter zeigen den Weg: So bildet beispielsweise Drees & Sommer im Cluster Smart Logistik auf dem Campus der RWTH Aachen in Modellen das Zusammenspiel verschiedener Hard- und Softwarebestandteile bereits vor Inbetriebnahme solcher intelligenten Gebäude ab, überprüft die Kompatibilität der Produkte und testet die Sicherheit, auch in Hinblick auf Hackerangriffe, ausgiebig.

Daraus resultiert eine einfache, aber wesentliche Maxime für die Erfolgschancen neuer Methoden oder Geschäftsmodelle: Im Fokus muss immer der Mensch mit seinen Bedürfnissen stehen. Nur, wenn digitale Technologien für das Real Estate Management einen echten Vorteil bringen, dabei vor allem nutzerfreundlich sind, setzen sie sich durch.

Expertise führt zum Erfolg

Bis dahin gehen die REM-Manager bevorzugt bewährte Wege, zum Beispiel wenn es um Verkaufsprozesse geht: In fast 60 % der Unternehmen verläuft der Transaktionsprozess mehrstufig nach dem klassischen Verfahren, moderne strukturierte Bieterverfahren spielen eine untergeordnete Rolle (Grafik 4). 23 % handeln schnell und direkt – ohne einen strukturierten Prozess. Dabei zeigen die Erfahrungswerte von Drees & Sommer deutlich: Gerade bei hochkomplexen Projekten empfiehlt sich eine fokussierte Herangehensweise. Nicht ohne Grund schätzten öffentliche Auftraggeber das strukturierte Bieterverfahren immer mehr.

Unabdingbar für den Erfolg solcher Prozesse steht die Expertise, mit der die vorhergehenden Untersuchungen ausgeführt wurden. So wünschen sich sowohl Property Companies als auch Corporates beim Projektmonitoring nicht nur reine Technik-Spezialisten, sondern Beraterpersönlichkeiten, die über den Tellerrand hinausschauen. 63 % der Befragten schätzen ein Mitdenken des Beraters und 25 % wollen durch den Berater in allen Belangen des Projekts vertreten werden.

Transaktionsprozesse werden kürzer

Bei der Bewertung einer Immobilie oder eines Grundstücks erwartet jeder vierte Befragungsteilnehmer zudem Angaben über die Wirtschaftlichkeit im Vergleich zu ähnlichen Investments, was eine profunde Marktkenntnis von Kosten- und Ertragssituation erfordert. Folgerichtig ist für die Teilnehmer die fachliche Eignung eines bewertenden Unternehmens genauso wichtig wie die technische Kenntnis. Das gilt auch und gerade im Hinblick auf die kürzer gewordenen Transaktionsprozesse aufgrund des Verkäufermarkts. Schließlich soll das Kaufpreisangebot noch den eigenen Renditeanforderungen entsprechen, aber gleichzeitig hoch genug sein, um die Chance auf eine Zuteilung aufrechtzuerhalten.

Hilfestellung kommt hier mitunter von Due-Diligence-Experten. Hier fällt auf: Über 60 % der Befragten messen der bautechnischen Beurteilung im Zuge der TDD den höchsten Stellenwert zu (Grafik 5). Baurechtliche Themen sowie die Angaben der zu erwartenden Investitionsausgaben (CapEx – Capital Expenditures) spielen eine weitere entscheidende Rolle. Relevant ist für sehr viele Befragte zudem, wie umnutzungsfähig und damit flexibel eine Immobilie hinsichtlich ihrer technischen Aspekte ist.

Womit sich der Kreis geschlossen hätte: Denn ein optimierungsbedürftiger Bestand erfordert neue Maßnahmen, Wege und Methoden. Es ist Aufgabe der Corporates und Property Companies, diese anzugehen.