Werkzeuge für FM-Ausschreibungen – ein Baukasten (Teil 1)

Mustervertrag, Leistungsverzeichnis & CO.

Unter Revisionsgesichtspunkten oder wegen Unzufriedenheit mit Bestandsdienstleistern – Ausschreibungen ­sind Tagesgeschäft für FM-Verantwortliche in Unternehmen und Kommunen. Doch mit dem Mustervertrag (GEFMA 510), dem Standardleistungsverzeichnis Facility Services 3.0 (GEFMA 520) und dem Ausschreibungsleitfaden für Systemdienstleistungen (GEFMA 962), bietet die FM-Branche Hilfsmittel für das Ausschreibungsvorhaben.

Darüber hinaus können die FM-­Excellence-Richtlinien dem Ausschreibenden helfen bei der Auswahl der Bieter die Spreu vom Weizen zu trennen. Denn die Befähigung der Dienstleister wird über die vorhande­nen Zertifizierungen nach GEFMA 710, ­
720 oder 730 sichtbar. In einer kleinen Artikelreihe wird dieser Werkzeugkas­ten erläutert – beginnend mit dem Standardleistungsverzeichnis und dem Ausschreibungsleitfaden.

GEFMA 520 – Standardleistungsverzeichnis Facility Services 3.0

Seit 2004 wurden immer wieder angepasste Standardleistungsverzeichnisse entwickelt, die nunmehr in 3.0 eine praktikable Überarbeitung erfahren haben. Grundsätzlich ist das Standardleistungsverzeichnis Facility Services 3.0 multipel einsetzbar, von der Einzelvergabe bis hin zur Paketvergabe. Die Dokumente sind jedoch keine „Formularvorlagen“, in denen lediglich Platzhalter gefüllt werden müssen, sondern Muster, die an die jeweiligen individuellen Leistungsbeziehungen angepasst werden müssen. Hierfür sind Kommentierungen zur Ausgestaltung oder aber alternative Textbausteine vorhanden, beziehungsweise noch zu individualisierende Textstellen gekennzeichnet. Der Mustervertrag Facility Services 3.0 (siehe Teil 2 der Artikelserie) ist an das Standardleistungsverzeichnis angepasst und so abgestimmt, dass Redundanzen nach Möglichkeit vermieden sind. Der Vertrag bildet die „große Klammer“, das Leistungsverzeichnis detailliert die Inhalte.

Das Standardleistungsverzeichnis gliedert sich in 21 Kapitel, die das Leistungsspektrum der Facility Services weitestgehend abdecken. Die Struktur lehnt sich an die in der DIN 32736 erläuterten Leistungsbereiche Technisches Gebäudemanagement (TGM), Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM) und Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM) an. Verschiedene Formularvorschläge, etwa für eine Bietererklärung oder eine Nachunternehmererklärung, sowie Muster eines Preisverzeichnisses und einer Stundensatzkalkulation in den Anlagen komplettieren die Unterlagen. Bevorzugt eignet sich das Standardleistungsverzeichnis Facility Services 3.0 für die Beschreibung von Dienstleistungen während der Betriebs-, Nutzungs- und Leerstandsphase von Gebäuden. Das gilt für die Erstellung von Ausschreibungen zur Fremdvergabe von Facility Services ebenso wie für unternehmensinterne Leistungsbeziehungen. Vor allem für Paketvergaben ist das Standardleistungsverzeichnis geeignet, da darin insbesondere auch der Aspekt der Übertragung von Betreiberpflichten berücksichtigt wird.

Das Standardleistungsverzeichnis 3.0 enthält ein neu konzipiertes Kapitel „Definitionen und Begriffe“. Im zunehmenden Bewusstsein, dass häufig verwendete Fachbegriffe, insbesondere im Umfeld der Instandhaltung von Bau- und Anlagentechnik, von den Anwendern unterschiedlich ausgelegt und zum Teil sogar konträr definiert werden, wurde dieser Abschnitt entwickelt. Exemplarisch für diesen Regelungsbedarf sei nur etwa der Begriff „Instandhaltung“ genannt: Dessen Verständnis in den einschlägigen DIN-Normen und VDI-Richtlinien weicht von den Definitionen in BGB, HGB oder HOAI deutlich ab. Nicht selten resultieren aus solch einem unterschiedlichen Verständnis auch Diskrepanzen bei der Vergütung von Leistungen; dem soll eben eine praxistaugliche Abgrenzung dieser Begrifflichkeiten unter Bezugnahme auf (teils widersprüchliche) Normen und mit konkreten Beispielen zur Anwendung vorbeugen.

Einer wesentlichen redaktionellen Änderung wurde der Begriff der „Inspektion“ unterzogen: Bis zur Version 2.0 des Standardleistungsverzeichnisses war die Inspektion dem Kapitel „Betriebsführung“ zugeordnet, da vom Grund her das technische Betriebspersonal alle Maßnahmen der Sicht- und Funktionskontrolle im laufenden Tagesgeschäft „mit erledigt“. Im aktuellen Standardleistungsverzeichnis 3.0 werden nun von solchen einfachen Sicht- und Funktionsprüfungen, die dem technischen Begriff der Zustandsüberwachung zuzuordnen sind, die komplexeren (und einzeln zu planenden) förmlichen Inspektionen unterschieden. Da letztere oft im Zusammenhang mit Wartungstätigkeiten ausgeführt werden, sind sie nun im Kapitel „Inspektion und Wartung“ zusammengefasst. Nach wie vor eine ­exponierte Position im Standardleistungsverzeichnis haben die sogenannten Wiederkehrenden Prüfungen durch Sachverständige oder Sachkundige – diese sind der leichteren Auffindbarkeit halber als Extra-Position „vor die Klammer“ der Inspektionen und Wartungen gezogen. Das Standardleistungsverzeichnis 3.0 stellt somit auch sicher, dass durchzuführende Tätigkeiten und jeweilig nötige Qualifizierungen aufeinander abgestimmt sind.

Die Strukturen und Inhalte der jeweiligen Leistungsbeschreibungen wurden zudem im aktuellen Standardleistungsverzeichnis 3.0 grundlegend überarbeitet, zum Teil unter Einbeziehung von Experten spezialisierter Fach- und Innungsverbände. Neu erstellt wurde in diesem Zusammenhang etwa auch ein Kapitel „ Concierge Services“, da zunehmend auch Leistungen wie Einkaufsservices, Wäscheservices oder Bestell- und Ticketservices von Facility-Service-Dienstleistern bezogen werden.

GEFMA 962 – Ausschreibungsleitfaden für Systemdienstleistungen

Die Systemdienstleistung im FM überträgt neben dem Leistungsspektrum an Facility Services, die im Standardleistungsverzeichnis 3.0 abgebildet sind, weitreichende technische, rechtliche und wirtschaftliche Verantwortung auf den Dienstleister und bildet damit ein hohes Maß an Managementleistungen gegenüber dem Aufraggeber mit ab.

Für die Ausschreibung von Systemdienstleistungen muss – demzufolge über die Inhalte des Standardleistungsverzeichnisses hinaus – mehr Aufmerksamkeit auf die Schnittstellen und Rahmenbedingungen der Leistungserbringung gelegt werden.

Dabei können sich Systemdienstleistungen sowohl auf eine Gesamtvergabe aller FM-Leistungen beziehen oder Teilbereiche, z. B. nur für die technische Betriebsführung oder für die infrastrukturellen Teile der Bewirtschaftung, umfassen. Entscheidend für die Systemdienstleistung ist der Aspekt der Tiefe der Verantwortungsübertragung. Der Systemdienstleister trägt für die auszuführende Leistung die volle rechtliche, technische und wirtschaftliche Verantwortung:

nDie rechtliche Verantwortung übernimmt der Dienstleister in dem Sinne, als dass er die übertragbaren Betreiberpflichten für die zu verantwortenden technischen Anlagen oder Reinigungsflächen etc. übernimmt.

nDie technische Verantwortung bezieht sich auf das eigenverantwortliche, sach- und fachgerechte Handeln im Rahmen der Leistungserbringung. So ist der Systemdienstleister für die Wahl von Zyklen für Wartung und Inspektion oder auch für die Reinigung zuständig. Hier ist die erste Verknüpfung zur rechtlichen Verantwortung erkennbar – die Festlegung der Zyklen erfolgt unter Berücksichtigung der relevanten Normen und Herstellervorgaben und fließt in die Gefährdungsbeurteilung ein, die schließlich als Ergebnis den Zyklus vorgibt.

nDies wiederum spiegelt sich dann auch wirtschaftlich wieder. Der Mix aus z. B. Inspektions- und Wartungszyklen oder aus Sicht-, Voll- und Grundreinigungselementen liegt in der Verantwortung des Dienstleisters und ist kalkulatorisch zu berücksichtigen. Notwendige Anpassungen des jeweiligen Mixes sind wirtschaftlich darzustellen. Sie münden i. d. R. in eine Festpreisvereinbarung.

Dies wiederum bedeutet, dass die Verantwortungsteilung zwischen Dienstleister und Auftraggeber klar abgegrenzt werden muss, um die Effekte einer solchen Arbeitsteilung auch wirklich erreichen zu können.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Die Wartungsleistung in typischen LV-Verträgen schließt mit einem Wartungs- und ggf. Mängelbericht ab.

Im Rahmen einer Systemdienstleistung ist die Wartung erst dann beendet, wenn die Anlage mangelfrei funktionstüchtig ist – und die Aufwendungen für die Beurteilung der Wartungshäufigkeit, die Durchführung der Wartung und die Mängelbeseitigung im Leistungsumfang des Dienstleisters auch preislich zusammengefasst sind.

Diese durchgängige Verknüpfung von Verantwortung mit dem Ziel der Funktionsfähigkeit der Anlage kann über ganze Standorte und alle vorhandenen technischen Gewerke ausgedehnt werden.

Die Verknüpfung der Prozesse und der eingesetzten Mitarbeiter über die Gewerke hinweg hebt zusätzliche Effekte. Die Verknüpfung der Prozesse und Tätigkeitsbereiche bei den Mitarbeitern erhöht die Zugriffsgeschwindigkeit, sichert eine intensivere Beobachtung der Anlage im Rahmen von Inspektionen und Betriebsführung und damit mehr Qualität in der Leistung.

Die Leistungsbeschreibung für eine Systemdienstleistung muss dementsprechend die grundsätzlichen Ziele der Zusammenarbeit und die gewünschten Outputs je Aufgabe formulieren, um im erweiterten Handlungsspielraum des Dienstleisters die Zielsetzung des Auftraggebers immer im Blick zu halten.

Für die Formulierung dieser prozessualen output-orientierten Leistungsvereinbarung empfiehlt der novellierte Ausschreibungsleitfaden GEFMA 962 die B.I.L.D.-Methode.

Sie führt den Anwender detailliert durch diese prozessuale Beschreibung aller Schnittstellen, Randbedingungen und Regelungen, die ein tagtägliches eigenverantwortliches Handeln des Dienstleisters ermöglichen und für beide Seiten die veränderte Arbeitsweise und Pflichtenübertragung festschreibt. Für die Aufgaben, die dabei auf den Dienstleister übertragen werden, findet der Anwender zudem die direkte Verknüpfung zum Standardleistungsverzeichnis 3.0 und baut auf dessen Gewerkekapiteln auf.

Der im Leitfaden zur Verfügung gestellte B.I.L.D.-Master gibt vor, welche zusätzlichen Vereinbarungen über das Standardleistungsverzeichnis 3.0 hinaus zu treffen sind, um die gewünschte Verantwortungstiefe zu übertragen und den Systemdienstleister handlungsfähig zu machen.

Im novellierten B.I.L.D.-Master sind umfangreiche Erfahrungen aus der Ausschreibungspraxis seit Erscheinen des ersten Masters in 2005 eingeflossen. Darüber hinaus sind im Ausschreibungsleitfaden zwei Muster-B.I.L.D.-Beschreibungen enthalten, die die Inhalte des Standardleistungsverzeichnisses 3.0 zuordnen und gleichzeitig aufzeigen, welche weiteren Fragen zusätzlich zu beantworten sind. Hier gibt der Ausschreibungsleitfaden also zusätzliche Hilfestellung zu dem im Standardleistungsverzeichnis gegebenen Kommentierungen und alternativen Textbausteinen.

Zusammengefasst erhält der Anwender also für die werkvertragliche Vereinbarung von Ergebnissen, die der Dienstleister liefern soll, ein Werkzeug, das die Darstellung von Ausgangs- oder Erwartungs-B.I.L.D.ern (Output) durch den Auftraggeber so präzise formuliert, dass die Anbieter für die Realisierung dieses Erwartungs-B.I.L.D.es Lösungsvorschläge entwickeln können. Die entsprechenden Ergänzungen zum Mustervertrag werden in Teil 2 der Artikelserie ausgeführt. Neben der Leistungsbeschreibung, die direkten Bezug zum Standardleistungsverzeichnis 3.0 nimmt, bietet der Ausschreibungsleitfaden GEFMA 962 zudem wichtige Hinweise zum Vergabeprozess, mit dem der Auftraggeber einer seiner verbleibenden Betreiberpflichten nachkommt – der Auswahlverantwortung. Bereits in der Vorauswahl/im Teilnahmewettbewerb sind dafür Auswahlkriterien festzulegen. Hier unterstützt der Leitfaden durch konkrete Beispiele. Im anschließenden Angebotswettbewerb sind neben dem Preis auch konzeptionelle Angebotsinhalte zu bewerten, die die Ressourcenbereitstellung des Auftraggebers zum erforderlichen Umfang im Prozess prüfbar machen und wiederum die Auswahlentscheidung nachvollziehbar begründen. Für beide Verfahrensschritte gibt der Leitfaden Unterstützung.

Der Folgeartikel in der kommenden Ausgabe von FACILITY MANAGEMENT widmet sich einerseits dem Mustervertrag. Andererseits wird darauf eingegangen, wie der Ausschreibungsleitfaden den Mustervertrag einbezieht und in welcher Form weitere GEFMA-Richtlinien den Werkzeugkasten ergänzen.

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