Digitale Transformation für Facility Services
Die Digitalisierung administrativer Prozesse schreitet voran – auch im FM gerade bei Projektakten oder Arbeitszeiterfassung ist noch Luft nach oben. Ein Beispiel für eine erfolgreiche Umsetzung liefert die HMB Facility GmbH aus Rheine. Geschäftsführer Benjamin Pape hat das Ziel eines papierlosen Unternehmens systematisch vorangetrieben und zentrale Betriebsabläufe digitalisiert. Der Praxisbericht gibt Einblick in die Umstellung von analoger Tourenplanung und Arbeitszeiterfassung hin zu einer vollständig digitalen Lösung.
Papierbasierte Prozesse als Effizienzbremse
Wie in vielen kleinen und mittleren Unternehmen der Branche war der Arbeitsalltag bei HMB Facility lange durch einen hohen Papierverbrauch geprägt. Insbesondere die Einsatzplanung der 22 Mitarbeitenden erfolgte über ausgedruckte Tourenpläne mit bis zu 30 Seiten pro Auftrag. Diese mussten nach Feierabend zurückgebracht und manuell in Datenbanken übertragen werden. Die Folge: fehlende Zettel, unvollständige Dokumentation, unübersichtliche Datenlage und ein hoher administrativer Aufwand.
Dabei spielt die lückenlose Dokumentation gerade im Facility Management eine zentrale Rolle – nicht nur zur internen Qualitätssicherung, sondern auch zur korrekten Abrechnung von Leistungen gegenüber dem Kunden. Benjamin Pape beschreibt die Situation rückblickend als „administratives Chaos“, das mit dem Unternehmenswachstum zunehmend untragbar wurde.
Einführung einer digitalen Lösung
Die Entscheidung zur Digitalisierung fiel mit der Einführung einer mobilen Softwarelösung, die zentrale Funktionen wie digitale Projektakten, Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung integriert. Tourenpläne werden nun digital im Kalender angelegt und sind für alle Mitarbeitenden über mobile Endgeräte zugänglich. Der Zugriff auf Informationen erfolgt vor Ort per App, häufig durch das Scannen von QR-Codes, die in den betreuten Objekten angebracht sind.
Diese Form der digitalen Projektstruktur ermöglicht eine schnelle und einfache Erfassung erbrachter Leistungen. Auch Mitarbeitende mit eingeschränkter Lese- und Schreibkompetenz können durch intuitive Benutzerführung in den digitalen Arbeitsprozess eingebunden werden.
Ein weiteres praxisrelevantes Feature ist die Foto-Funktion: Abgeschlossene Arbeiten – etwa Reinigungen – werden bildlich dokumentiert und direkt im Projekt gespeichert. So lassen sich potenzielle Reklamationen transparent nachvollziehen.
Zeiterfassung im Außendienst: Komplexität reduziert
Die mobile Arbeitszeiterfassung erweist sich besonders im Umfeld von wechselnden Einsatzorten und flexiblen Arbeitszeiten als vorteilhaft. Die Erfassung erfolgt standortbezogen direkt durch die Mitarbeitenden. Pape berichtet, dass sich Lohnabrechnungen für rund 20 Mitarbeitende heute in etwa einer Stunde erledigen lassen – ein erheblicher Effizienzgewinn im Vergleich zur früheren manuellen Bearbeitung.
Die Lösung trägt nicht nur zur internen Prozessoptimierung bei, sondern erfüllt auch Anforderungen an eine systematische Arbeitszeiterfassung, wie sie bereits 2019 vom Europäischen Gerichtshof gefordert und in Deutschland politisch diskutiert wurde.
Entwicklung aus der Praxis für die Praxis
Die eingesetzte Software wurde von einem Start-up entwickelt, das gezielt auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen im handwerklichen und infrastrukturellen Bereich ausgerichtet ist. Die Anwendung entstand aus dem konkreten Bedarf eines Kanalsanierungsbetriebs heraus und wurde auf einfache Bedienbarkeit ohne IT-Vorkenntnisse ausgelegt. Heute profitieren unterschiedlichste Unternehmen – vom Einzelbetrieb bis zum Konzern – von der modular aufgebauten Lösung, die speziell für mobile Teams konzipiert wurde.
Die Umstellung auf digitale Prozesse im Facility Management ist mehr als ein technologischer Trend – sie stellt eine betriebswirtschaftliche Notwendigkeit dar, um Effizienz, Nachvollziehbarkeit und Dokumentationssicherheit zu gewährleisten. Der Fall HMB Facility GmbH zeigt, wie sich mit gezielten digitalen Maßnahmen selbst komplexe Alltagsprozesse in kleinen Unternehmen transformieren lassen. Pape zieht eine klare Bilanz: „Wo früher ein Drucker stand, steht jetzt nichts mehr – der Platz ist frei. Und der Kopf auch.“
