Die Mathias-Stiftung setzt auf digitale Lösung für mehr Sicherheit ­ und gleichzeitge ­Kostenreduktion

Alle sicherheitsrelevanten Prozesse auf einer Karte

Als einer der größten Arbeitgeber im Bereich der stationären und ambulanten Gesundheits- und Pflegedienstleistungen im nördlichen Münsterland, versorgen über 4.400 Mitarbeitende der Mathias-Stiftung hilfsbedürftige Menschen in unterschiedlichen Einrichtungen. Und auch hier spielen Sicherheit und Kostenreduktion eine zentrale Rolle beim Betrieb von Senioren-, Pflege- und Gesundheitseinrichtungen. Mit einem einzigen Authentifizierungsmittel sollten sämtliche sicherheitsrelevanten Prozesse abgebildet werden.

Als digitaler Vorreiter führten die Verantwortlichen der Mathias-­Stiftung bereits vor 10 Jahren die digitale Patientenakte ein. Und man hatte die ­Vision mit einem einzigen Authentifizierungsmittel sämtliche sicherheitsre­levanten Prozesse abbilden zu können. Heraus kam die Einführung des Zutrittskontrollsystems „AccessOne“ von CES, mit der Möglichkeit Drittsysteme einzubinden.

 

System-Anforderungen

Neben der Organisation des Zutrittsmanagements sollten auch verschiedene Krankenhaussysteme, wie Wäschesystem, Spinde in Umkleiden, Bezahlsysteme oder Dokumentationssysteme über Schnittstellen an das Zutrittssystem angebunden werden. Johannes Ortmeier, Fachbereichsleiter Elektrotechnik bei der Mathias-Stiftung und Standortleiter am Klinikum Ibbenbüren hatte die Leistungspakete verschiedener Anbieter und Dienstleister mit seinem Anforderungsprofil abgeglichen und auf Herz und Nieren geprüft. „Für uns ist das Zutrittskontrollsystem nicht nur ein elektronisches Schließsystem, sondern ein Prozesstool, das die sicherheitsrelevanten Prozesse in unseren Liegenschaften effizient steuert. Daher liegt unser Fokus auf der Etablierung eines zukunftsfähigen Systems, das sukzessive weiter ausgebaut wird“, sagt Ortmeier. Das breite Funktionsspektrum des Zutrittskontrollsystems, die wirtschaftliche und langfristige Vollkostenbetrachtung, sowie die angebotenen Dienstleistungen des CES-Partners Konntec Sicherheitssysteme GmbH konnten letztlich überzeugen.

Ausweis als Authentifizierungsmittel

„AccessOne“ ist offen für die Integration verschiedenster Gewerke, die in einer Gesundheitseinrichtung vorkommen. „Mit den multiapplikationsfähigen Ausweisen haben wir ein Authentifizierungsmittel für die Mitarbeiter, mit dem sie sich komfortabel an verschiedenen Krankenhaussystemen anmelden können und damit ihre Identität bestätigen“, so Ortmeier. So regelt eine Applikation auf dem Ausweis das Zutrittsrechtemanagement für die Schließgeräte. Eine weitere Applikation, bewusst vom Zutrittssystem getrennt, übermittelt codiert und datenschutzkonform die Personalnummern der Mitarbeiter an die Krankenhaussysteme. Mit der Ausweiserstellungsfunktion in der Software und einem Drucker ist die Stiftung in der Lage ihre Ausweise selbst zu erstellen. In einem Druckvorgang wird das Layout auf die Karte aufgebracht und sämtliche Applikationen, auch die von Drittsystemen werden codiert.

Außenzugänge, sicherheitsrelevante ­Türen in Innenbereichen und häufig frequentierte Türen, wie die Zugänge zu den Umkleiden oder der Wäscheausgabe sind in das Zutrittskontrollsystem eingebunden. An zentralen Stellen sind Lesegeräte mit Updatefunktion installiert, die mit den Controllern des Zutrittskontrollsystems verbunden sind. Zum Dienstbeginn identifizieren sich die Mitarbeiter mit ihren Ausweisen am Leser. In Millisekunden werden die Berechtigungen überprüft, aktualisiert und bei entsprechender Berechtigung die Tür geöffnet. Bei dem Lesevorgang werden zudem die Berechtigungen für die mechatronischen Offline-Schließgeräte, wie Elektronikzylinder, Elektronikbeschläge, Wandterminals oder Möbelschlösser aktualisiert. Auch die Systeminformationen von den Schließgeräten werden über diesen Weg an die Zutrittskontrollzentrale übermittelt. Verliert ein Mitarbeiter seinen Ausweis, wird dieser in der Software gesperrt.

Diese Information wird an jeden Con­troller und Updater in Echtzeit übermittelt. Zusätzlich wird die Information auf die anderen Ausweise der Mitarbeiter übertragen, und somit unter den Geräten verteilt.

 

Zeitliche Berechtigungs­einschränkung

Im Zuge der Zusammenlegung zweier Standorte zu einem Krankenhaus wurde schnell klar, dass für die zusätzlichen Mitarbeiter nicht genügend Spinde zur Verfügung standen. Es fehlte praktisch an Fläche, weitere Spinde in den Umkleiden aufzustellen. Zusätzliche Umkleiden auf den Stationen einzurichten, war aus wirtschaftlichen Gründen nicht abbildbar. So hat man zunächst in den Umkleiden sogenannte Z-Spinde aufgebaut, die auf gleichem Raum die Anzahl der Schränke verdoppelten. Die Integration der RFID-Möbelschlösser, also dem Umbau der Schränke von einem mechanischen Verschluss auf eine elektronische Lösung mit einer zeitlich begrenzten Nutzungsdauer, machte den wesentlichen Unterschied. Heute kann ein Spind nur für maximal 12 Stunden von einer Person belegt werden. In dieser Zeit kann die Person auch keinen weiteren Spind buchen. Ist die Belegungszeit abgelaufen und der Mitarbeiter hat den Schrank noch nicht geräumt, bleibt der Spind verschlossen und nur ein sogenannter „Schrankmaster“ kann den Schrank wieder öffnen. Nach anfänglichem Zögern ist das Klinikpersonal heute begeistert von der Lösung, da so jedem Mitarbeiter zum Schichtbeginn ein freier Spind zur Verfügung steht. Die nächsten Ideen die Schranksysteme noch besser auszulasten sind bereits in der Umsetzung. Zukünftig steigern Infoterminals mit PIN-Tastatur den Nutzerkomfort. Hat der Mitarbeiter vergessen, welchen Schrank er belegt hat, präsentiert er seinen Ausweis am Infoterminal und gibt seine PIN ein. Im Display wird ihm nun die Schranknummer und die noch verbleibende Belegungsdauer angezeigt. Eine weitere Funktion, die Möglichkeit Spinde temporär zu sperren, hilft den Servicekräften die Reinigungsprozesse für die Funktionsspinde gezielt zu planen und durchzuführen.

 

Betriebsmodus entscheidet über Einzel- oder Gemeinschaftsschrank

Je nach Art der Programmierung kann ein RFID-Möbelschloss personalisiert oder als Gruppenschließung eingerichtet werden. Die Bauform des Schlosses bleibt gleich. Der Vorteil für die Mitarbeiter ist, dass nicht erst der eine Stationsschlüssel besorgt werden, sondern jeder Mitarbeiter die Berechtigung für die Gemeinschaftsschlösser bereits auf seinem Ausweis hat. Das erleichtert auch die Dokumentation darüber, wann der Schrank von wem geöffnet wurde.

 

Schnittstelle Wäschesystem

Ein weiteres Gewerk, das KEMAS-
Wäschesystem ist ebenfalls über eine Schnittstelle an „AccessOne“ angebunden. Mit dem Ausweis identifiziert sich der berechtigte Mitarbeiter am KEMAS-Terminal, welches die Drehschleuse in der Wäscheausgabe freigibt. Der Mitarbeiter entnimmt seine Funktionskleidung, die mit RFID-Chips versehen ist und verlässt über eine weitere Drehschleuse den Bereich. Zum Arbeitsende gibt der Mitarbeiter die gebrauchte Wäsche in den Rückgabeautomaten. Das KEMAS-Wäschesystem bucht die Entnahme und die Rückgabe, die Zuordnung zur Person erfolgt über den Ausweis.

 

Ausblick

Es gibt noch einige Ideen, technische und sicherheitsrelevante Prozesse zukünftig an das System anzubinden. ­Neben den intelligenten Funktionen, die bereits im Softwarepaket verfügbar sind, können individuelle Anpassungen jederzeit vorgenommen werden. Als offene Systemplattform sind auch der Integration verschiedenster Drittsysteme keine Grenzen gesetzt.

 

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