So gelingt der BIM-Einstieg

Die Einführung der neuen, modellbasierten Planungsmethode ist mehr als ein Umstieg von konventioneller Planung auf CAD vor rund 30 Jahren. Während damals nur die Werkzeuge getauscht wurden, ändern sich bei der BIM-Einführung auch die Arbeitsweise, Planungsmethoden und Prozesse. Das hat weitreichende Folgen für Unternehmen und nicht zuletzt auch einen finanziellen Aspekt. So liegen beispielsweise die Kosten für eine meist mehrtägige BIM-Ausbildung pro Person zwischen 1.000 und 5.000 €. Hinzu kommen ge­gebenenfalls neue Software und ent­sprechende Schulungen oder eine Hardware-Aufrüstung. Deshalb sollte die BIM-Einführung gut vorbereitet werden. Neben den Werkzeugen müssen auch neue Strukturen und Abläufe im Unternehmen eingeführt, Kenntnisse und Fähigkeiten erworben, gegebenenfalls personelle und informationstechnische Kapazitäten aufgebaut werden etc. Das hat insbesondere in großen Unternehmen einige Veränderungen zur Folge. Vieles kommt auf den Prüfstand: Die Software, die Hardware, die Vernetzung, die Kommunikation, externe Partner – und nicht zuletzt das Know-how der Mitarbeiter. Jede BIM-Einführung ist zwar individuell und verläuft anders, weil jedes Unternehmen andere technische und strukturelle Bedingungen, andere Fähigkeiten, Schwerpunkte und Zielvorgaben hat – und damit auch unterschiedliche Ausprägungen der BIM-Nutzung. Dennoch gibt es grundlegende Vorgehensweisen und Schritte der BIM-Einführung, an denen man sich orientieren und die man in modifizierter Form auf die eigene, individuelle Situa-tion übertragen kann.

Was soll erreicht werden und was ist vorhanden?

Nur wer sein Ziel kennt, kommt an. Vor der BIM-Einführung sollten deshalb unternehmensintern Zielvorgaben festgelegt werden: Welche Erwartungen werden an den BIM-Prozess gestellt? Ist es der Gewinn an Ordnung in der Planung und Datenhaltung, die Vermeidung von Datenredundanzen und die Reduktion von Suchzeiten? Sind es die präzisere Vorhersage und bessere Koordination von Kosten und Zeiten, die automatisierte BIM-Modellauswertung für Massenermittlungen, Ausschreibungen, Berechnungen oder Simulationen von Baustellen- und Montageabläufen? Oder ist es die planungsbegleitende Aufbereitung nutzungsrelevanter Daten für die spätere Gebäudebewirtschaftung? Achten sollte man dabei stets auf eine realistische Zieldefinition, die vorhandene Unternehmensressourcen nicht überfordert und zwischen kurz- und langfristigen Zielen unterscheidet.

Im Hinblick auf den unternehmens- und softwareübergreifenden Einsatz von BIM (Big/Open BIM), ist zusätzlich eine Abstimmung der BIM-Ziele auch zwischen Projektpartnern und Auftraggebern erforderlich. Der Zieldefinition sollte sich eine Analysephase anschließen. Dabei solle der Ist-Zustand des Unternehmens erfasst und der Soll-Zieldefinition gegenübergestellt werden. Dabei zutage tretende Differenzen definieren dann jene Bereiche, die durch die BIM-Planungsmethode verbessert werden sollten. Den Fokus der Bestandsanalyse sollte man dabei auf die Mitarbeiter des Unternehmens, die Werkzeuge und über die Jahre etablierte Arbeitsabläufe, Prozesse und Standards legen.

Was sollten die Mitarbeiter können?

Mitarbeiter sind das Potenzial von Unter­nehmen und tragen durch ihr Know-how, ihre Arbeit und Motivation wesentlich zum Gelingen des BIM-Einstiegs bei. Sie stehen in dessen Zentrum und müssen deshalb im Voraus umfassend informiert, geschult und auf die kommenden Veränderungen vorbereitet werden, auch um mögliche Vorbehalte gegenüber den kommenden Veränderungen abzubauen. Umgekehrt müssen Mitarbeiter bereit sein, vertraute Abläufe in Frage zu stellen, neue Herausforderungen anzunehmen, stetig dazuzulernen und offen sein gegenüber neuer Technik. Vor allem muss fundiertes BIM- und Software-Wissen aufgebaut werden. Dieses Know-how muss entweder über neue, BIM-erfahrene Mitarbeiter und interne Schulungen erworben werden. Oder man muss auf externe Schulungsangebote zurückgreifen, die Organisationen, Verbände oder private Anbieter offerieren. Bis sich Ausbildungsstandards wie die neue VDI/BS-MT 2552 Blatt 8.1 [5] überall durchgesetzt haben, sollte man die Qualität der Schulungsmethoden und Inhalte vorher unter die Lupe nehmen. Auch Schulen und Hochschulen lehren BIM, allerdings nicht auf gleichem Niveau, so dass Absolventen unterschiedliches BIM-Know-how und in der Regel keine praktische Erfahrung mitbringen. Entscheidend ist die Wahl des BIM-Verantwortlichen, der in kleineren Unternehmen in der Regel zugleich auch der BIM-Koordinator oder BIM-Manager ist: Er bildet eine Art Informationsknoten für die Kommunikation und den Datenaustausch in einem BIM-Projekt. Er ist verantwortlich für die Koordination und den Abgleich der verschiedenen Modelle der Planungspartner, er definiert die Methoden der Koordination, führt die verschiedenen Teilmodelle nach Bedarf zusammen, überprüft deren Konsistenz, spürt Fehler auf etc. ­Zugleich sollte er auch die Mitarbeiter-Motivation im Blick haben: Da BIM-Lernkurven nie stetig ansteigen, bleiben auch Phasen der Ernüchterung und Stagnation nicht aus. Dann gilt es, einer menschlichen Schwäche entgegenzuwirken: Klappt etwas nicht auf Anhieb oder erscheint etwas umständlicher als das, was man vorher gemacht hat, kehrt man gerne zu scheinbar bewährten Arbeitsmitteln und Methoden zurück. Dann wird beispielsweise schnell in der 2D-Ansicht eine besprochene Änderung vorgenommen und nicht im 3D-Modell. Deswegen müssen BIM-Verantwortliche nicht nur Zusammenhänge und die Folgen des eigenen Handelns immer wieder erklären, sondern auch stetig motivieren, damit jeder dranbleibt.

Welche Anforderungen werden an Werkzeuge gestellt?

BIM ist zwar keine Software – ohne Software gibt es gleichwohl kein BIM. Software ist dann „BIM-fähig“, wenn sie bestimmte Anforderungen erfüllt. Dazu gehören bei CAD-Programmen unter anderem parametrisierbare 3D-Objekte mit assoziierten alphanumerischen Objektinformationen, eine Bauwerksstrukturierung, automatische Planableitungen und Auswertungen sowie eine aktuelle IFC-Schnittstelle für den Datenaustausch. Die meisten dieser Anforderungen erfüllen viele Programme für die Architektur-, Haustechnik-, Bewehrungs- und Schalungsplanung, dem Stahl-/Metall- oder Fensterbau – aber eben nicht alle. Auch das Zusammenspiel zwischen CAD- und AVA- oder ERP-Software sollte auf den Prüfstand: klappt die modellbasierte Auswertung, Kalkulation und Abrechnung oder hakt der Datenaustausch? Manchmal müssen bestimmte Module oder Schnittstellen zusätzlich erworben, manchmal aber auch komplette Programme ausgetauscht werden. Doch auch wenn die Software BIM-fähig ist, arbeiten Anwender nicht zwangsläufig BIM-konform. Die Software muss auch beherrscht werden und grundlegende Regeln zur BIM-Modellierung, Strukturierung, Detaillierung etc. müssen bekannt sein und eingehalten werden. Das ist wichtig, denn ungenügende Softwarekenntnisse behindern eine Umstellung auf die BIM-Planungsmethode und können sie sogar gefährden. Deshalb muss eine Bestandsanalyse Klarheit schaffen, welche Kenntnisse vorhanden und wo noch Defizite durch Schulungen aufzuholen sind. Da die BIM-Planungsmethode sowohl den Funktionsumfang einzelner Programme erweitert als auch neue Softwareprodukte schafft, etwa zur BIM-Modellanzeige, ‑prüfung, ‑koordination oder -auswertung, müssen sich Mitarbeiter ohnehin häufiger weiterbilden und schulen lassen, als bisher. Ist ein Softwareumstieg erforderlich, muss über einen Software-Auswahlprozess das Marktangebot evaluiert werden, beispielsweise anhand von Marktübersichten, Fachmessen etc. Nach der Auswahl muss die neue Software im Unternehmen eingeführt werden, was mehrtägige Schulungen und eine mehrwöchige Einstiegsphase nach sich ziehen kann, bevor sie produktiv einsetzbar ist. Diese Verzögerung muss man unter anderem auch aus wirtschaftlicher Sicht berücksichtigen. Neben der Software sollte auch die Hardware, die Netzwerk- und Kommunikationsstruktur auf den Prüfstand. Nicht nur BIM-Software, auch größere BIM-Projekte können alleine durch die Datenmenge veraltete Rechner schnell in die Knie zwingen. Eine eventuell notwendige Aktualisierung der IT-Infrastruktur sollte deshalb sowohl zeitlich als auch finan-ziell einkalkuliert werden.

Wie ändern sich Prozesse?

Viele der über Jahre im Unternehmen etablierten Gewohnheiten und Arbeitsabläufe ändern, anpassen oder gar komplett über Bord werfen zu müssen, zählen wohl zu den größten Herausforderungen des BIM-Umstiegs. Bedingt durch die Notwendigkeit, Informationen koordiniert auszutauschen, mit externen Projektpartnern enger und intensiver zusammenzuarbeiten, verändern sich interne und externe Prozesse vor allem in der Kommunikation und Kooperation zwangsläufig. Gefragt sind nicht mehr ausschließlich auf das eigene Unternehmen zugeschnittene, sondern mit den Projektpartnern vernetzte und ab-gestimmte Arbeitsabläufe, die sich an BIM-Standards orientieren. Sie sollen dazu dienen, bestimmte Qualitäten im Austausch, in der Kommunikation und Koordination zu definieren, regelmäßig zu prüfen und so eine disziplinierte und verlässliche Zusammenarbeit zu ermöglichen. Das setzt einheitliche Regeln zur Erstellung, Weitergabe, Nutzung und Verwaltung von Daten voraus, denn nur so lassen sich überflüssige Tätigkeiten, wie die wiederholte Eingabe identischer Daten oder die Suche nach Informationen vermeiden. Dafür werden sowohl standardisierte Prozesse als auch her-steller- und softwareunabhängige Datenstandards benötigt.

Mehrere internationale und nationale BIM-Richtlinienentwürfe beschäftigen sich derzeit mit der Vereinheitlichung von Qualitäten und Prozessen, etwa die ISO 19650 [6] oder die VDI 2552 [7] und weitere. Einerseits bietet BIM die Chance, dass Unternehmen die Umstellung dazu nutzen, auch ihre bisherigen Arbeitsabläufe zu hinterfragen und gegebenenfalls neu zu organisieren. Andererseits ist es weder sinnvoll noch realistisch, über viele Jahre Gewachsenes und Bewährtes von heute auf morgen durch Neues zu ersetzten. Prozesse im Unternehmen sollten deshalb allmählich und nur dort an die BIM-Planungsmethode angepasst werden, wo es erforderlich ist.

Wie wird der BIM-Einstieg umgesetzt?

Der Ablauf der BIM-Einführung sollte unbedingt unter Einbeziehung aller Mitarbeiter im Detail geplant werden. Dazu sollte aufbauend auf den Zielvorgaben und Ergebnissen der Soll- und Ist-Vergleiche ein grober Zeitplan entwickelt werden. So erfahren alle Mitarbeiter, wie die Umstellung zeitlich und inhaltlich ablaufen soll: Welche Software wird wann gekauft, installiert und eingesetzt? Wer, wird wann, wie lange und auf welcher Software geschult? Wann startet das erste BIM-Projekt und wer übernimmt dabei welche Aufgaben? Wichtig ist, mit einem kleinen Projekt anzufangen – am besten zunächst als Little/Closed BIM: Dazu eignet sich ein kleines Projekt, das neben Grundrissen, Aufrissen und Schnitten, auch Stücklisten, Mengen, Kosten und andere Berechnungen voraussetzt. Keinesfalls sollte man mitten im Projekt umsteigen, ein terminlich zu knapp kalkuliertes oder zu komplexes Projekt wählen. Die nächsten Schritte bestehen aus der eigentlichen, praktischen Umsetzung – ein Prozess, der Zeit benötigt und – je nach Unternehmen, gegebenenfalls vorhandenem Know-how und angestrebtem BIM-Level – mehrere Monate bis Jahre in Anspruch nehmen kann. Auch das Sammeln von Erfahrungen sowie die stetige Weiterentwicklung und Verbesserung im Rahmen der Projektarbeit gehören dazu. Mit den im ersten BIM-Projekt gewonnenen Erfahrungen sollte das nächste gestartet werden, das komplexer und auch bereits als Big/Open BIM-Projekt ausgelegt sein sollte. Wichtige Erfahrungen und Arbeitsabläufe sowie Soll- und Ist-Stände sollten parallel dokumentiert werden. Nur so lassen sich BIM-Standards sukzessive optimieren und dauerhaft etablieren. Auch Risikofaktoren gilt es bei der BIM-Umstellung zu berücksichtigen: Ein BIM-Manager kann auch mal krank werden, Software kann auch mal nicht funktionieren, der Datenaustausch kann sich als schwieriger erweisen als gedacht und so weiter. Dann ist Improvisationstalent gefragt – besser noch, man hat einen Plan B.

Wo gibt es Informationen ­und Hilfen?

Wer BIM einführen will, kann neben Informationen auch das Know-how erfahrener Kollegen oder Experten gut gebrauchen. Während es inzwischen ein großes Angebot an BIM-Basisinfos gibt, findet man speziell zur BIM-Einführung im Unternehmen, außer in einzelnen Kapiteln von Standardwerken ([1] bis [4], siehe Infokasten), nur in Schulungen, Seminaren, Webinaren oder Vorträgen Brauchbares. Da große, fachübergreifende Planungsunternehmen in der Regel ­eigene, individuelle BIM-Umstiegskonzepte selbst erarbeiten, richten sich die Ausbildungsangebote meist gezielt an kleine und mittlere Unternehmen. Bewährt haben sich auch Arbeitsgemeinschaften mit Projektpartnern, weil jeder vom Know-how des anderen profitieren und sich gegenseitig bei Problemen unterstützen kann. Außerdem können anhand eines gemeinsamen BIM-Einstiegs auch schon wichtige BIM-Grundregeln eingeübt werden: Kooperations- und Koordinationsmechanismen, ein kontinuierlicher Austausch von Informationen und eine partnerschaftliche Kooperation im Team. Austauschmöglichkeiten und Rat im Internet bieten auch Blogs wie bimundumbimherum.wordpress.com oder www.bim-me-up.com. Auch BIM-Regionalgruppen (BIM-Cluster) ermöglichen einen Erfahrungsaustausch und die Vernetzung untereinander (www.buildingsmart.de/bim-regional).

Eine weitere Option sind externe BIM-Dienstleister wie beispielsweise www.bimwelt.de, www.hochtief-vicon.de, www.stabiplan.de oder www.vrame.com und andere. Werden sie entsprechend beauftragt, können sie im Unternehmen die BIM-Umstellung vorbereiten und begleiten. Allerdings sollten Erfolgsziele zuvor sehr genau definiert und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentiert werden, denn der temporäre Einkauf von BIM-Expertenwissen hat seinen Preis und steht nur zeitlich begrenzt zur Verfügung.

Fazit: Mitarbeiter sind der Schlüssel zum Erfolg

Die Einführung von BIM ist prinzipiell eine Managementaufgabe für Unternehmens- und Projektverantwortliche. Der Schlüssel zum Erfolg liegt aber bei den Mitarbeitern. Sie bestimmen letztlich mit ihrem Wissen, ihrer Motivation, ­ihrem Engagement und Einsatz über ­Erfolg oder Misserfolg. BIM ist Teamarbeit. Deshalb ist jeder einzelne gefordert und jeder einzelne muss sich engagieren. Wichtig ist auch Konsequenz: Hat man sich bei einem Projekt einmal für BIM entschieden, dann sollte man auch konsequent dabeibleiben und nicht von Beginn an oder mittendrin „sicherheitshalber“ zweigleisig fahren, also etwa ein Projekt sowohl modell- als auch zeichnungsorientiert planen. Entscheidend ist auch Durchhaltevermögen: Man muss dranbleiben, auch wenn es schwierig oder hektisch wird. Der wichtigste Grundsatz beim BIM-Umstieg aber lautet: Besser heute, als morgen! Wer heute einsteigt, gewinnt mit jedem weiteren Tag einen wertvollen technologischen Vorsprung, der schon morgen im Wettbewerb um Projekte und Aufträge entscheidend sein kann.