Ausgangslage und Perspektive durch die Covid-19-Pandemie

Krisen-Strategie für das Facility Management

Inzwischen wissen wir, dass die Covid-19-Pandemie nicht kurzfristig beendet wird. Unternehmen müssen sich auf einen harten und länger andauernden „Krisen-Marathon“ einstellen. Diese Krise stellt viele Unternehmen und deren Facility Management auf eine harte Bewährungsprobe. Denn es hat im Sinne der Betreiberverantwortung die Aufgabe, sichere Arbeitsplätze, Flächen und Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Das FM trägt somit eine Hauptverantwortung für den Gesundheitsschutz und die Hygiene.

Relevanz für das FM

Unternehmen und FM unterliegen ­außerdem noch den wirtschaftlichen Krisenbedingungen wie beispielsweise Zahlungsausfällen, Material- und Lieferengpässen und krankheitsbedingten Ausfällen beim Personal. Unternehmen und Facility Management müssen daher in der Krise stärker zusammenarbeiten, um auf dem gleichen Kenntnisstand zu sein und schneller auf die kontinuierlich neuen und stark veränderten Rahmenbedingungen, Bedrohungen und Chancen reagieren zu können. Ähnlich einem Schiff auf hoher See bei Sturm: Die Mannschaft muss das Schiff sichern, aber auch weitere Vorkehrungen treffen, um bald wieder auf Kurs zu kommen. Die Krise erfordert eine Krisen-Strategie und eine neues, krisenfestes Management mit einem Krisen-Team und einem vorbereiteten Set aus Methoden, Checklisten, Verfahren. Die Krise ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Prozess bei dem sich die Rahmenbedingungen während der Krisenzeit kontinuierlich stark verändern. Entwickeln Sie daher jetzt Ihre spezifische Krisen-Strategie. Diese beinhaltet zielgerichtete Methoden, erforderlichen Betriebsweisen ja nach Krankenstand, Maßnahmen, Checklisten und Handlungsanweisungen, welche für die je­weiligen Krisensituationen in den kommenden Jahren geeignet sind.

Abbildung 2 zeigt mögliche Verläufe für Unternehmen in der Krisenzeit. Nach dem weltweiten Shutdown sind die globalen Lieferketten  und die Wirtschaftsleistung stark eingebrochen. Dies wird zu Versorgungsengpässen und weiteren Ausfällen von Unternehmen führen. Viele Unternehmen werden die Krise nicht überleben und müssen Insolvenz anmelden. Das wiederum zu weiteren Zahlungsausfällen und Lieferengpässen und Dominoeffekten. Daher werden viele Unternehmen unverschuldet Insolvenz anmelden müssen, da z. B. Lieferanten oder Zahlungen ausfallen. Anderen Unternehmen kann es wiede­rum gelingen, sich in der Krise neue Kunden und Geschäftsfelder zu erschließen, sodass Sie sogar schneller wachsen und vielleicht sogar als Gewinner aus der Krise hervorgehen. Die Krise kann also auch als Chance zu einer grundlegenden Veränderung und schnellen Anpassung an die neuen Herausforderungen genutzt werden. Der Erfolg oder Misserfolg hängt davon ab, ob und wie schnell das Unternehmen die richtigen Entscheidungen trifft.

Neue Herausforderungen
an Sicherheit und Gesundheit

Die gesundheitliche Gefahrenlage der Pandemie erfordert im Facility Management (FM) darauf abgestimmte Hygienemaßnahmen (Desinfektion, hygienische Wartung, Hygieneschutzwände, Atemschutzmasken, Vereinzelung). Doch wie begegnet man dem hohen ­Risiko mit zu erwartenden hohen Personalausfällen (20, 40 oder 60 %)? Unter diesen sich verändernden Rahmenbedingungen ist die Aufrechterhaltung des Gebäudebetriebs durch das FM in der Krise sicher zu stellen. Hierzu sind Notfallpläne, priorisierte technische Anlagen und Personal zu identifizieren und durch Maßnahmen, Verfahren, Ersatzteile oder Stellvertreterregelungen zu ­sichern.

Hier nur einige exemplarische Fragen welche sich akut in der Krise stellen:

Existiert ein Notfall- und Maßnahmenplan für verschiedene Bedrohungslagen und Ausfälle von Personal, Dienstleistern und Lieferanten?

Welche Auswirkung hat der Ausfall von Gebäuden, Anlagen und Facility Services auf die Geschäftsprozesse des Unternehmens?

Sind die in der Krise neu entstehenden Risiken, Gefahrenlagen mit ihren Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schadensausmaß analysiert und dokumentiert?

Existieren hierfür geeignete Maßnahmen, um die Risiken zu vermeiden oder zu verringern?

Existiert ein Krisen Team mit Ver­tretungsregelungen und Handlungsfähigkeit bzgl. vorhandener Qualifi­kationen?

Können die externen Dienstleister aufgrund der Krisenlage außerordentlich vertraglich gesteuert werden?

All diese Fragen sind methodisch kontinuierlich in einem Krisen-Team zu analysieren und daraus geeignete Prozesse, Maßnahmen, Handlungsanleitungen und Verfahren abzuleiten.

Krisen-Team aus Unternehmen und Facility Management

Die Krise setzt eine engere Kooperation des Führungsteams des Kernunternehmens und des Facility Management voraus. Dies erfordert ein Umdenken, denn die Unterscheidung in FM und Unternehmen führt zu unnötigen Schnitt­stellen und Verzögerungen bei den ­erforderlichen kurzfristigen KrisenEntscheidungen. Das so gebildete Krisen-Team überwindet dieses Silodenken und führt eine gemeinsame Analyse der Prozessabläufe durch und prüft die vorhandener Dokumente und Verträge auf die neuen Anforderungen aus der Krise.

Die Mitglieder des Krisenteams sind zugleich Krisenmanager, welche die Gefahren, Risiken des Unternehmens kennen und einschätzen können, welche notwendigen Maßnahmen einzuleiten und welche dabei Verfahren einzuhaltenden sind. Zudem kennen Sie ihre Verantwortungsbereiche und die Schnittstellen zu anderen Sicherheitsbereichen anderer Mitglieder des Krisen-Teams. Gemeinsam steuern Sie effizient die Gefahrenlagen des Unternehmens in der Krise.

Vorgehensmodell Krisen-Strategie

Für die unternehmensspezfische Entwicklung einer Krisen-Strategie hat der Autor ein Vorgehens­modell entwickelt. Grundlage hierfür ist eine detaillierte Lageanalyse zu den Risiken, Bedrohungen, Gefahrenlagen in verschiedenen Szenarien. Die Risiken werden mit Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadens­ausmaß bewertet und in Szenarien ­weiter analysiert. Daraufhin werden priorisierte Herausforderungen und Aufgabenstellungen identifiziert und dafür geeignete und angemessene Maßnahmenpakete und Betriebsweisen ermittelt.

Dann erfolgen Detailanalysen mit den unternehmsspezifischen Daten und Prozessen. Aus den so gewonnen Daten wird die unternehmensspezifische Krisen-Strategie aufgebaut bzw. angepasst. Dies das ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Krisen-Prozess, da sich innerhalb der Krisenphase die Rahmenbedingungen und Herausforderungen schnell verändern können. Die Daten aus den Detailana­lysen und bereits vorbereitete Maßnahmen und Betreibsweisen können jedoch sofort genutzt werden. Das Unternehmen und das FM können somit schneller und zielgerichteter agieren. Das für die Krisen-Strategie entwickelte Vorgehensmodell besteht aus ­den Phasen: ­Lageanalyse, Detailanalysen, Krisen-Strategie und Umsetzung, welche immer wiederkehrend bei Bedarf durchzuführen sind (siehe auch Abbildung 2).

Krisen-Strategie Canvas

Für die Entwicklung der unternehmensspezifischen Krisen-Strategie können verschiedene Methoden, Verfahren und Maßnahmen genutzt werden. Die Stra­te­gie ist auf die Situation, die unterschiedlichen Zielgruppen, Herausfor­derungen und neue Gefahrenlagen auszurichten. Daher ist es sehr hilfreich in der Canvas einen Überblick über die Methoden, Verfahren und Daten zu erhalten (siehe Abbildung 3). Die Canvas visualisiert FM und dem Unternehmen die wesentlichen Bausteine für die Krisen-Strategie. So können die bereits vorbereiteten Daten, Risiken, Bedrohungslagen, Methoden und die verschiedenen vorbereiteten Maßnahmenpakete, Betriebsmodi, Notfallpläne schnell und zielgerichtet ausgewählt und angewandt werden. Das Krisenteam trifft sich am besten regelmäßig in einen separaten Krisenraum in dem die Daten der Detailanalysen und die Canvas an den Wänden übersichtlich angeordnet sind.

Auf der Basis dieses Wissens können vom Krisenteam zielgerichtet Entscheidungen getroffen werden. Die Kommunikation ist in Krise möglichst klar sein, aber ohne Hysterie zu verbreiten.

Erst die genaue Kenntnis der Risiken und Gefahren und möglicher Maßnahmen ­ermöglichet eine zielgerichtete Krisen-Kommunikation zu den zu beteiligten internen Shareholdern aber auch nach außen (= PR).

Szenarioanalyse

In einer Szenarioanalyse können auch Bedrohungslagen und darauf abgestimmte Betriebsmodi oder Notfallpläne in verschiedene Extrema beurteilt werden. Hier wurden die vier Extrema: kurze Krise – das Unternehmen kommt mit einem blauen Auge davon, lange Krise, ein Systemcrash mit Währungsreform, Revolten oder ein langfristige Systemumbau dargestellt. Die vier Szenarien sind nur Rohmaterial. Entscheidend sind die eigenen Zukunftsannahmen im Krisen-Team, welches weiter, breiter und tiefer diese Extrema in den Qua­dranten durchdenkt. Anschließend ­werden diese vier Szenarien in den Unterpunkten Kerngeschäft, Facility Management, Personal, Organisation, Fläche, Infrastruktur und Facility Services konkretisiert. Es ist spannend zu sehen, welche oft unerwarteten Erkenntnisse man dabei gewinnt.

Sicherheitskonzept

Ein weiterer wesentlicher Baustein der Kristen Strategie ist der Aufbau eines ­Sicherheitskonzeptes für das Unternehmen. Abbildung 4 zeigt die verschieden Schritte für das Sicherheitskonzept.

Das akut hohe Infektionsrisiko in der Pandemie mit dem Virus Cov19 ist für die Mitarbeiter des Unternehmens und des FM zu minimieren. Daher sind geeignete Hygienische Maßnahmen einzuleiten. Die Vereinzelung von Mitarbeitern, das Einhalten von Mindestabständen und das Einfügen von Hygieneschutzwänden sind beispielsweise hierzu Maßnahmen. Aber auch eine Umrüstung in möglichst kontakfreie Bedienung von Türen, Schaltern und Spülungen kann sinnvoll sein, um die Anzahl der Kontaktflächen und den Aufwand der Desinfektion reduzieren zu können. Auch das Einfügen einer automatischen Personenzählung zur Vereinzelung von Zonen, in den sich Personen sammeln.

In der Umsetzung stellt das neue Cov19-Virus das FM vor viele neue Anforderungen.

Es sind beispielsweise folgende Fragen zu beantworten:

Welche Desinfektionsschutzmittel sind an welchen Oberflächen wirksam und können dauerhaft eingesetzt werden, ohne diese dauerhaft zu beschädigen?

Sind dauerhaft wirksame antivirale Beschich­tungen einsetzbar, um die Desinfektionszyklen reduzieren ­
zu können?

Wie oft und womit sind welche Kontaktflächen zu desinfizieren?

Sind etwa Aufzüge aufgrund der möglichen Ansteckungen außer Betrieb zu nehmen?

Ist die hygienische Wartung Lüftungsanlage zu ändern? (Wartungszyklus, Desinfektionsmittel, Anteil Umluft reduzieren, Filter vor Wärmerad öfter tauschen, Wärmerad und Kanäle öfter desinfizieren etc.)

Ist an kontaminierten Arbeitsplätzen eine Desinfektion mit Kaltvernebelung sinnvoll?

In Krankenhäusern ist es bereits gängige Praxis, qualifizierte Hygieneschutzbeauftragte einzuschalten oder ein­zustellen, welche geeignete Hygienemaßnahmen in einem Hygieneschutzplan planen und die regelmäßige und deren ordnungsgemäße Durchführung überwachen. Dies ist für Facility Service-Unternehmen und das Facility Management ebenfalls zu überlegen.

Fazit

Die Krise ist kein einmaliges Projekt, sondern ein beschwerlicher Weg aus der wirtschaftlichen Talsohle. Unternehmen und FM müssen hier mit den richtigen Maßnahmen gemeinsam Wege finden und sich wieder nach oben zu arbeiten. Die aufgezeigten Methoden Lageanalyse, Risiko-Check, Sicherheitskonzept, Gefährdungsbeurteilung, der Einsatz verschiedener Betreibsweisen und Notfallpläne helfen dabei, das Unternehmen zielgerichtet durch diese unsicheren Zeiten zu fahren. Die Krise ist aber auch als Chance zu betrachten. Das FM kann hier beweisen, wie wichtig es für die Sicherheit des Betrieb und der Arbeitsplätze für das Unternehmen ist. Nach der Krise wird eine neue, veränderte Normalität herrschen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass das Facility ­Management nach der Krise an Bedeutung gewonnen hat.

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