Einheitliche Lösung für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Klinikum München schafft Synergien

Das Klinikum München ist ein Klinikverbund mit fünf Standorten, die im Januar 2005 fusionierten. Im Zuge einer angestrebten Vereinheitlichung der bestehenden Systeme fiel die Entscheidung, die Personalplanung zukünftig in SAP zu machen und überall ein zertifiziertes SAP-Subsystem für die Zeiterfassung einzusetzen. Auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen wollte man ein einheitliches System, das die Daten direkt ins SAP liefert und sich dabei der SAP Standards bedient.

Am 1. Januar 2005 fusionierten die fünf Krankenhäuser der Landeshauptstadt München Bogenhausen, Harlaching, Neuperlach, Schwabing und Thalkirchner Straße sowie das Institut für Pflegeberufe, der Blutspendedienst und die Zentralwäscherei zur Städtisches Klinikum München GmbH. Mit rund 3500 Betten, 260 tagesklinischen Plätzen und 9500 Mitarbeitern ist das Klinikum München heute der größte Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen im süddeutschen Raum. Von allen Patienten, die in München eine Krankenhausbehandlung erhalten, versorgt das Städtische Klinikum München knapp 30 %. Bezogen auf München und die Region sind es mehr als 20 % der Patienten, die in den fünf Kliniken behandelt werden.

Das Spektrum der Kliniken bildet dabei die gesamte medizinische Versorgung ab: Von der Augenheilkunde bis zur Urologie, von der Diabetologie bis zur Plastischen Chirurgie, von der Gastroenterologie bis zur Neurologie – es gibt kaum eine Fachrichtung, die fehlt. ­Unabhängig, ob es um weit verbreitete Herz-Kreislauf Erkrankungen oder um seltene Spezialdiagnosen geht, arbeiten die Spezialisten in allen medizinischen Fachgebieten stets auf dem aktuellen Stand der Wissenschaft. Mit der Einweihung des neuen Eltern-Kind-Zentrums am Standort Schwabing wurde ein weiterer Meilenstein gesetzt. Hier dreht sich alles um die Gesundheit der Kinder – vom Frühchen bis ins jugendliche ­Erwachsenenalter. Neben höchster ­medi­zinischer und pflegerischer Versorgungs­qualität für Kinder jeder Altersstufe bietet das Schwabinger Eltern-Kind-Zentrum jetzt einen besonders familienfreundlichen und zeitgemäßen Komfort.

 

Ausganglage und Ziele

Zum Zeitpunkt der Fusion hatte jedes Krankenhaus ein eigenes SAP-System, eine unterschiedliche Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung, eine wenig ausgeprägte Zutrittskontrolle und natürlich eigene Mitarbeiterausweise. Da die Mitarbeiterkarten nur für die jeweiligen Krankenhäuser ausgelegt waren, war es nicht möglich den Parkplatz eines anderen Standortes zu benutzen oder morgens an einem Klinikum an- und abends an einem anderen abzustempeln. Im Rahmen der Zentralisierung der fünf Krankenhäuser wurde deshalb in diesen Bereichen eine Vereinheitlichung angestrebt. Die einzelnen SAP-Systeme wurden zu einem zentralen SAP-System konsolidiert. Gleichzeitig wurde ein unternehmensweit einheitliches Kartensystem eingeführt. Dabei wurden die Bereiche festgelegt, für die die Mitarbeiter den neuen Ausweis verwenden: Zur Zeit­erfassung, Zutrittskontrolle, in der Kantine, an Verpflegungs- und Kleiderausgabeautomaten. Was die Zeiterfassung anging, so war die Lage an den fünf Standorten recht unterschiedlich: In Bogenhausen und Schwabing gab es beispielsweise ein Kaba System, das vom Münchner Kaba Partner Bavaria Zeitsysteme GmbH installiert und betreut wurde. An anderen Standorten wurden die Zeiten noch mit Hand aufgeschrieben. Im Zuge der Vereinheitlichung fiel die Entscheidung, die Personalplanung zukünftig in SAP zu machen und überall ein zertifiziertes SAP-Subsystem für die Zeiterfassung einzusetzen. „Aus betriebswirtschaftlichen Gründen wollten wir ein einheitliches System, das die Daten direkt ins SAP liefert und sich dabei der SAP Standards bedient“, erläutert Daniel Wolf, der Modulbetreuer von SAP HR beim Städtischen Klinikum. Die Entscheidung fiel für die SAPLösung B-Comm ERP for Use with SAP ERP von Kaba, die vom Partner Bavaria Zeitsysteme Zug um Zug an allen Standorten implementiert wurde.   

 

Zeiterfassung und mehr

So wurden überall Kaba Zeiterfassungsterminals installiert und zunächst 10.000 alte Karten gegen neue Ausweise mit einheitlichem Design getauscht. Dies dauerte Monate. Weitere 10.000 Ausweise gingen sukzessive an externe Beschäftige und Essensgäste. Parallel dazu wurde die häuserübergreifende Nutzung und Bezahlung der Verpflegungsmöglichkeiten neu geregelt. Außerdem implementierte das Münchner Unternehmen Automaten Seitz ein bargeldloses Bezahlsystem (EC-Automat). Darüber hinaus wurden ältere Kassen-PCs, Automaten und Aufwerter durch neue ersetzt. Heute können in den fünf Krankenhauskantinen Mitarbeiter, Externe, Gäste, Praktikanten etc. standortübergreifend bargeldlos essen. Um die unterschiedlichen Essensberechtigungen (Preis je nach Mitarbeiterstatus) aus SAP heraus steuern zu können, wurde eine Anpassung in SAP vorgenommen. Dies vereinfachte den Prozess wesentlich. Auch im Bereich Zeiterfassung wurden die Prozesse weiter verbessert. Um die dezentralen Zeitbeauftragten zu entlasten, bekamen alle Standorte nach und nach Informationsterminals vom Typ B-Net 95 80, an denen sich die Mitarbeiter ihren Zeitnachweis selbst ausdrucken können. „Dadurch wurden die Zeitbeauftragten und die Personalabteilung stark entlastet und die Mitarbeiter bekommen zeitaktueller Ihre Daten“, erklärt Daniel Wolf die Vorteile dieser Lösung. Der SAP Betreuer kann sich hier noch weitere Self Service Anwendungen vorstellen, so beispielsweise den Mitarbeiterkauf von Medikamenten.

 

Zutrittskontrolle sukzessive aus­geweitet

Durch die Fusionierung und die damit verbundenen standortübergreifenden Zutrittsberechtigungen wurde die Zutrittsverwaltung im SAP für das Klinikum nicht mehr bedienbar. Um diese neuen Anforderungen nach flexiblen Zutrittsprofilen abdecken zu können, entschied man sich 2008, das Kaba Modul „Attendance Management“ einzusetzen. In ihm werden alle Berechtigungen der 9500 Mitarbeiter zentral gepflegt. So regelt die zentrale Zutrittskontrolle an allen Standorten die Zufahrt zu den Tiefgaragen oder Parkplätzen auf dem Gelände, den Zutritt zu den Kantinen und den Zutritt zu besonders sensiblen Bereichen (Laborgebäude, EDV-Räume etc.). Das besonders zu schützende Rechenzentrum ist über eine Hochsicherheitsschleuse speziell abgesichert. „Aktuell sind wir gerade dabei, eine ­unternehmensweite Vereinbarung zur Zutrittskontrolle mit dem Betriebsrat abzuschließen“, betont Daniel Wolf. Danach sollen weitere Bereiche wie OP’s, Säuglingsstationen oder Kinderintensivstationen abgesichert werden. Die vielen Externen, wie Techniker, Fremdärzte, Berater und Besucher, möchte man aber nicht im SAP-System drin haben. Deshalb hat man ca. 2000 Betriebsfremde, die regelmäßig kommen, im Kaba Modul „Visitor Management“ angelegt. Es ermöglicht unabhängig von SAP das Generieren und Verwalten von Ausweisnummern und Besucherscheinen. Dadurch kann ein Betriebsfremder an der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle teilnehmen, ohne dass dessen Daten in das SAP-System gelangen.   

 

Fazit

Inzwischen erfasst die Mehrzahl der Mitarbeiter – ca. 5000 Ärzte, Schwestern, Pfleger, Verwaltungsangestellte – ihre Arbeitszeiten an den Terminals. Noch ist das Projekt nicht abgeschlossen, denn längst nicht alle Mitarbeiter sind im SAP-System drin und noch nicht überall wird die Dienstplanung mit SAP gemacht. Trotzdem zieht Daniel Wolf ein positives Fazit: „Wir haben ein zertifiziertes, in SAP vollständig integriertes Subsystem für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, das sehr stabil arbeitet. Wir sind zufrieden und werden den Weg konsequent weitergehen.“

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