Herausforderungen und Lösungsansätze einer integrierten Nebenkostenabrechnung

Handel ist immer Wandel

Die Durchführung der Nebenkostenabrechnung (NKA) ist eine der Kernaufgaben des Property Managers. Gern werden dazu auch die in der jeweiligen Gewerbeimmobilie tätigen FM-Dienstleister herangezogen. In Einzelhandelsobjekten wie Shoppingcentern oder Fachmarktzentren ist diese „Routinearbeit“ eine ganz spezielle. Das dynamische Flächenmanagement, komplexe Mietvertragsregelungen mit Sondervereinbarungen sowie eine umfangreiche Gebäudetechnik lassen die NKA zu einer besonderen Herausforderung werden.

Der für die Nebenkostenabrechnung verantwortliche Dienstleister und die von ihm als Werkzeug genutzte Software sind in komplexen Einzelhandelsobjekten mit besonderen Umständen und Anforderungen konfrontiert. Einige sollen im Folgenden skizziert und die daraus sich ergebenden Erfordernisse für den Softwareeinsatz benannt werden.

Besonderheiten

Beginnen wir mit der Flächendynamik. Bei dem hier im Vordergrund stehenden Objekt- und Nutzungstyp Gewerbeimmobilie handelt es sich nicht um starre Immobilien, bei denen die Gesamtfläche als die wichtigste Verteilgröße für die Kosten im Zeitablauf immer konstant bleibt. Nicht nur mit Einzelhandelsimmobilien befasste Fachleute, sondern nahezu jeder Konsument und Passant weiß, dass Ladengeschäfte in Fußgängerzonen und gerade Fachmärkte und die großen Einkaufstempel ständig „in Bewegung“ sind. Schon der bloße Augenschein bestätigt die alte Weisheit „Handel ist Wandel“. Was heißt das für unser Thema? Der Mieterwechsel und die Neubelegung,  regelmäßige Umbaumaßnahmen und nicht zuletzt umfangreiche Revitalisierungen führen dazu, dass sich die Gesamtfläche des Objekts und Teilflächen verändern. Eine Folge: Das herkömmliche, zum Beispiel bei Wohnimmobilien übliche „Dreisatzverfahren“ scheidet bei der Berechnung und Zuordnung der Nebenkosten aus.

Hinzukommen vielfältige individuelle Sondervereinbarungen, die die Abrechnung erschweren. Beispiele hierfür können sein: Einzelne Center-Mieter nehmen an bestimmten Kostenarten nicht teil. Zudem können für die Gesamtkosten oder eine Kostengruppe oder auch für eine einzelne Kostenart Obergrenzen vereinbart werden. Ankermieter tragen einen bestimmten Prozentsatz der Gesamtkosten, die verbleibenden Kosten werden nach der Fläche auf die übrigen Mieter verteilt. Praxis ist auch: Für die Verteilung der Kosten wird eine „gesonderte Nebenkostenfläche“ anstelle der vertraglichen Mietfläche zugrunde gelegt. Haupt- und Nebenflächen werden unterschiedlich mit Kosten belastet.

Die Gewerbeimmobilien, von denen hier die Rede ist, bestehen  in der Regel aus verschiedenen Bauteilen mit einer vielfältigen und komplexen Gebäudetechnik. Die Kosten müssen detailliert erfasst und kontiert werden, damit sie den einzelnen Kostenflächen nach dem Verursacherprinzip zugeordnet werden können. Viele Kostenarten werden über Verbrauchsmessungen auf die einzelnen Mietverhältnisse verteilt. Hierzu existieren umfangreiche Zählersysteme. Die Daten dieser Zähler werden benötigt, um die Kostenverteilung vorzunehmen.

Lösungsansätze

Den hier in aller Kürze skizzierten Herausforderungen und Besonderheiten kann seitens der Property oder Facility Manager desto leichter begegnet werden, je umfangreicher und „automatisierter“ die eingesetzte Software die benötigten Daten, Abläufe und Veränderungen verarbeitet.

Gewichtete Durchschnittsfläche

Das Problem der Schwankung der Gesamtmietfläche im Zeitablauf lässt sich lösen, indem man die unterschiedlichen Gesamtmietflächen mit der Zeitdauer gewichtet, die im Abrechnungszeitraum für die einzelnen Flächengrößen existierten. Die durchschnittliche Gesamtmietfläche bildet dann die Basis für die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mietflächen.

Abrechnungseinheiten

Der Kontenrahmen in der Finanzbuchhaltung ist zu grob, um die einzelnen Kosten verursachungsgerecht verteilen zu können. Daher ist eine weitere Untergliederung der einzelnen Kostenarten in so genannte Abrechnungseinheiten notwendig. Beispiele für solche Abrechnungseinheiten können die Bauteile in Gewerbe-Immobilien sein. So kann man die Kosten für Rolltreppen nach Bauteilen gesondert erfassen, sodass zum Beispiel die Mieter in Bauteil 1 nur mit den dort entstandenen Kosten für Rolltreppen belastet werden.

Kostenmatrix

Die einzelnen Mietflächen nehmen aufgrund ihrer Lage in einer Immobilie, losgelöst von den individuellen Vereinbarungen in den Mietverträgen, verursachungsgerecht an bestimmten Kostenarten teil. Daher sind so genannte Kostenmuster („Säulen“) zu definieren. Diese Kostenmuster sind mit den Mieteinheiten zu verknüpfen, die an den Kosten der entsprechenden Säule teilnehmen. Hieraus ergibt sich eine Kostenmatrix, die aufzeigt, welche Mieteinheiten an welchen Kosten partizipieren.

Vertragliche Sondervereinbarungen

Eine Sondervereinbarung ist eine von der Kostenmatrix abweichende, mietvertragliche Sondervereinbarung. Alle vertraglichen Sondervereinbarungen sind zusätzlich zur Kostenmatrix zu erfassen. Bei der Abrechnung werden die Kosten zunächst verursachungsgerecht auf die einzelnen Mietflächen entsprechend der Kostenmatrix verteilt. Ein zweiter Abrechnungslauf ersetzt die Verteilungsergebnisse durch die individuellen Sondervereinbarungen aus dem Mietvertrag. So ist sichergestellt, dass Sondervereinbarungen mit einzelnen Mietern keine Auswirkungen auf die Abrechnungsergebnisse der anderen Mieter haben.

Zählerverteilung

Um die Kosten nach Verbrauch zu verteilen, müssen alle Zähler mit ihren Zählerständen vorliegen. Hierzu ist es sinnvoll, eine maschinelle Datenübernahme aus Systemen der Gebäudetechnik an die kaufmännische Software zur Nebenkostenabrechnung zu organisieren.

Wenn die zu verteilenden Nebenkosten detailliert auf Konten und Abrechnungseinheiten gebucht wurden, die Kostenstrukturen der betreffenden Gewerbeimmobilie detailliert analysiert und in einer Kostenmatrix erfasst wurden und bestehende vertragliche Sondervereinbarungen komplett transparent dokumentiert sind, lässt sich die Nebenkostenabrechnung in einem maschinellen Abrechnungslauf durchführen. Ein integriertes System wie die von führenden Property Managern und Centerbetreibern eingesetzten Yardi-Lösungen bietet dabei gegenüber der Abrechnung mit einem Tabellenkalkulationssystem erhebliche Vorteile.

Der Vorteil einer integrierten Softwarelösung für die Nebenkostenabrechnung besteht damit auch darin, dass alle Änderungen bei den Mietverhältnissen sowie Änderungen bei den Flächen und den Kosten automatisch ohne weitere Zusatzerfassung bei der Verteilung berücksichtigt werden. Der Aufwand für die Ersterfassung der Kostenmatrix wird in den Folgejahren durch die integrierte Nutzung der bereits vorhandenen Vertrags- und Kostendaten überkompensiert. Und nicht zuletzt entfällt durch die Integration die Doppelerfassung der Daten in das Tabellenkalkulationssystem – eine vielerorts noch alltägliche Fehlerquelle.

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