So gelingt nicht nur das Dokumenten-Management…

Geeignetes Mittel gegen den (IT-)Wildwuchs

Zehn Wochen lagen zwischen Ausgangspunkt und Ergebnis. An beides können sich Gisela Dinklage, Geschäftsführerin der Christian Pohl GmbH, und Ralf Krumholz, verantwortlich für IT-Infrastruktur, bestens erinnern: „In unserem Netzwerk hatte sich ein gewisser Wildwuchs ausgebreitet, den wir dringend eliminieren mussten.“ Denn an bundesweit sieben Standorten der Pohl-Gruppe waren Einzelplatzdrucker und Schwarzweiß-Multifunktionssysteme verteilt, deren genaue Zahl, Verbrauch und Auslastung niemand mehr genau überblickte.

„Genau dieser Situation begegnen wir häufig. Und eben hier setzen wir mit unserer Dienstleistung an“, weiß Dennis Arntjen. Der Consulting-Spezialist des so genannten „e-Consulting“ beim Anbieter Toshiba ist verantwortlich für das Projekt bei der Pohl-Gruppe. Das international tätige Bauzuliefer-Unternehmen ist mit Niederlassungen und ­Verkaufsbüros im In- und Ausland ­vertreten. Gesteuert werden sie von der Christian Pohl GmbH mit Sitz in Köln. 500 Mitarbeiter sind in sechs deutschen und zwei ausländischen Fertigungsstätten auch für die Sparten Fassadenunterkonstruktionen, Dach-/Wand- und Sicherheitssysteme sowie den Projektbau im Fassadensegment tätig.

Ralf Krumholz erläutert, wie sich der IT-Wildwuchs ausbreiten konnte: „Da Drucker in der Anschaffung nicht allzu viel kosten, wurden sie bei Bedarf einfach gekauft, ohne Verbundwirkungen zu überprüfen. Wir haben unterschätzt, wie viele Geräte an unseren sieben deutschen Standorten und Niederlassungen vorhanden waren, wie viel sie produzierten und wie hoch die Kosten für Verbrauchsmaterial und dessen Bevorratung waren. Auch bei den im Unternehmen eingesetzten Multifunktions­systemen wussten wir wenig über Output und Kosten.“

Darum mussten zunächst die Arbeits­abläufe sowie Dokumentenflüsse im ­Unternehmen durchleuchtet werden, um so Optimierungspotentiale aufzu­decken. Am Anfang stand also die ­detaillierte Analyse des Status quo. Gemeinsam mit Gisela Dinklage und Ralf Krumholz ­definierte Dennis Arntjen die Ziele der Analyse: Zunächst sollten alle eingesetzten Multifunktions- und Drucksysteme mit ihrem tatsächlichen Produktionsvolumen erfasst werden. Daraus leitete sich die Aufgabe ab, die Ausstattung der einzelnen Niederlassun­gen mit Kopierern und Druckern anschau­lich darzustellen. Schließlich sollten die Gesamtkosten erfasst und nach Ausgabearten (Anschaffung, Verbrauch und Materialbevorratung) aufgeschlüsselt werden.

Dennis Arntjen dokumentierte die aktuelle Ausstattung und Infrastruktur aller Standorte vor Ort. Ralf Krumholz: „Damit betraten wir bereits Neuland. Denn diese Daten zusammenzutragen und zu verarbeiten, hätte für unsere IT-Abteilung einen sehr hohen Aufwand verursacht.“ Der Toshiba Consultant ergänzte die gewonnenen Informationen um zusätzliche aus Einkauf und Buchhaltung, damit Anschaffungs- und Verbrauchskosten genau dargestellt werden konnten. Anschließend analysierte Arntjen sämtliche Daten, bereitete sie auf, präsentierte sie Geschäftsleitung sowie EDV-Abteilung – und sorgte für Erstaunen. „Wir waren überrascht, wie hoch Anzahl, Volumen und Kosten besonders bei den Einzelplatzdruckern waren“, so Krum­holz. „Das hatten wir nicht erwartet.“

 

Dokumenten-Management-System

Und damit hatte auch Dennis Arntjen nicht gerechnet: „Noch während der Präsentation wurden wir gebeten, die Einführung eines Dokumenten-Mana­gement-Systems (DMS) in unsere weiteren Überlegungen einzubeziehen.“ Die Pohl-Gruppe will mit einem DMS zum einen den Vorschriften zur Archivierung des E-Mail-Verkehrs und anderer wichtiger Unterlagen genügen. Außerdem sollen Kundenanfragen so noch schneller beantwortet werden. Ralf Krumholz: „Das DMS stellt sicher, dass wir auch nach Jahren konkrete Fragen zu einem Projekt zuverlässig beantworten und die entsprechenden Dokumente schnell beibringen können.“ Am wichtigsten war den Verantwortlichen jedoch, den Ablauf jedes einzelnen Projekts zu verbessern, wie Gisela Dinklage ausführt: „Projekte bearbeiten wir abteilungs- und standortübergreifend. Unterschiedlichste Aufgaben wie Kalkulation, Einkauf, Buchhaltung, Controlling oder Konstruktion müssen von der Projektleitung ohne Reibungsverlust zusammengeführt werden. Wichtige Konstruktionsdaten sind die Basis eines Projekts.“

Und hier kommt das DMS ins Spiel, wie Dennis Arntjen ergänzt: „Es stellt sicher, dass sämtliche Mitarbeiter stets auf die aktuelle Dateiversion zugreifen und ­Verwechslungen verhindert werden. ­Zugleich reduziert es die Menge der im Umlauf befindlichen Daten und entlastet Serverkapazitäten.“ Um auch Fremddaten wie Lieferscheine, Rechnungen oder Konstruktionszeichnungen in hoher Qualität in den Dokumentenfluss einbinden zu können, müssen diese zunächst gescannt werden. Dies hätte die Anschaffung separater Scanner erfordert.

 

Mehr als nur Scannen

Dennis Arntjen erarbeitete gemeinsam mit dem Kunden alternative Szenarien, die eine Reihe von Anforderungen zu berücksichtigen hatten. „Im offenen Dialog hat uns Toshiba echte Alternativen aufgezeigt“, sagt Ralf Krumholz. Pohl entschied sich für ein Konzept, dass die Anbindung von Multifunktionssystemen mit Scan-Funktion vorsah. „Das ist einer der großen Vorteile: Wir haben effiziente Werkzeuge, dank derer unsere Systeme jedes Archivierungssystem ansprechen können. Und wir bieten bewusst keine Standardlösungen, um uns im Markt abzugrenzen“, so Arntjen.

Mittlerweile greift jeder Mitarbeiter auf ein scanfähiges Modell zu. 21 Systeme (der „e-Studio4520c“ Serie) ermöglichen Scans und detaillierte Wiedergabe von Konstruktionszeichnungen in Farbe. Alle sind mit Meta-Scan ausgestattet: Diese Funktion erlaubt es, Dokumente während des Scannens vollautomatisch oder per Eingabe mit Attributen zu ­versehen (wie zum Beispiel Datum, ­Lieferschein- oder Kundennummer), im Netzwerk abzulegen oder an ein ­Dokumenten-Management-System zu übergeben.  „Wie auch Meta-Scan nutzen meine Kollegen den ‚normalen’ Scan sehr intensiv“, sagt Krumholz. „Das liegt natürlich nicht zuletzt an der sehr einfachen Bedienung.“

Die vorhandenen Einzelplatzdrucker sollen nun sukzessive durch Drucker des Toshiba Partners Oki ersetzt werden. Auch Marketingleiter Wolfgang Reiter schätzt die Vorteile des neuen Systems: „Früher mussten wir das Farbsystem häufig kalibrieren und neu einstellen. Den damit verbunden Zeit- und Kostenaufwand sparen wir jetzt.“ Und Kleinauflagen produziert die Marketingabteilung jetzt in der Zentrale, statt einen externen Dienstleister zu beauftragen. Oder die Materialien werden bei Bedarf in den Niederlassungen produziert: Da an sämtlichen Standorten die gleichen (und gleich eingerichteten) Farbsysteme stehen, senden Reiters Mitarbeiter Layouts per E-Mail an ihre Kollegen. „Wir müssen jetzt nichts mehr aufwändig vorproduzieren und per Paket an die Standorte transportieren“, sagt Reiter.

 

Software schafft Sicherheit

Nicht nur die Hardware, auch Software-Lösungen von Toshiba überzeugen die Pohl-Verantwortlichen. ID-Gate beispielsweise ermöglicht die Vergabe von Druckkontingenten pro Mitarbeiter und Authentifizierung beim Dokumenten-Scan. Beim vertraulichen Drucken sendet der Anwender sein vertrauliches Dokument an das System und initialisiert die Ausgabe per Magnetkarte am System. In der Kölner Hauptverwaltung ist das „e-Bridge Fleet Management System“ (EFMS) installiert. Von hier aus überwacht und steuert Ralf Krumholz zentral alle Multifunktionssysteme an sämtlichen Standorten. Und nicht nur das: Auch Oki-Einzelplatzdrucker sind jetzt in EFMS.“ Produktions- und Scanvolumen, Zählerstände und Farbdrucke aller Systeme werden überwacht oder ausgelesen. Zudem kann die EDV schnell auf Zustandsmeldungen reagieren und Servicezeiten minimieren. „Demnächst soll auch „e-Bridge Re-Rite“ installiert werden“, so Krumholz. Diese Software wandelt Dokumente während des Scans automatisch in durchsuch- und editierbare Dateien, die anschließend im Netzwerk verteilt werden können.

 

Drei-Phasen-Modell

Für das gesamte Projekt bei Pohl entwickelte Berater Arntjen ein Drei-Phasen-Modell:

 Phase 1
Austausch der Altgeräte gegen neue Multifunktionssysteme inklusive Installation der Scanfunktion
 Phase 1
Abbau der weggefallenen Drucker
 Phase 3:
Austausch alter gegen neue Drucker an den verbliebenen Stellplätzen.

Christian Baron von der Toshiba PreSales Abteilung koordinierte die Umsetzung: Regelmäßige Abstimmungen zwischen allen Beteiligten sorgten dafür, dass weder Installation noch Integration die Arbeitsabläufe bei Pohl einschränk­te. Wobei es streng genommen auch eine vierte Phase gibt, die ‚niemals’ endet“, wie Consultant Arntjen ausführt: „Andere Anbieter gehen ins Unternehmen, setzen um und lassen den Kunden dann allein. Wir legen Partnerschaften langfristig und zu beiderseitigem Nutzen an. Und stehen dem Kunden auch nach dem eigentlichen Projektabschluss zur Seite. Die Optimierung der Unternehmenskommunikation und die Zufriedenheit des Kunden stehen jederzeit im Mittelpunkt. Daher ist es für uns auch selbstverständlich, Anwender und Administratoren regelmäßig zu schulen. Damit sie das Maximum aus ihren ­Systemen holen.“

Gisela Dinklage und Ralf Krumholz ­bestätigen dies: „Unsere Anregungen werden stets aufgegriffen, kompetente Ansprechpartner sind jederzeit zu erreichen. Und auch wenn es besonders eilt, werden unsere Serviceanfragen schnell bearbeitet. So muss es sein.“