Kolumne

Digitalisierung mit CAFM?

Die Digitalisierung greift um sich und stellt tradierte Geschäftsprozesse infrage und häufig sogar auf den Kopf. Immer mehr Unternehmen reagieren darauf, definieren neue Workflows, stellen ihre Produktionsabläufe um. Das Corporate Real Estate Management (CREM) muss mithalten, um von diesen Entwicklungen nicht abgehängt zu werden. Um sich für die Zukunft zu rüsten, ist vor allem die richtige Softwarelandschaft als Fundament unumgänglich. Doch reicht eine CAFM-Software wirklich aus, um den Ansprüchen der Digitalisierung gerecht zu werden?

Um das herauszufinden, sollte eine ausgiebige Analyse der IST-Situation erfolgen: Welche Prozesse und Systeme liegen im Betrieb vor und wie werden diese heute bereits eingesetzt? Wie können Unternehmen die bisherigen Prozesse digitalisieren, um so für eine smarte Zukunft gerüstet zu sein? In der Praxis sind in ­Unternehmen oftmals ­bereits zahlreiche CAFM-Tools und Sys­teme im Einsatz, die jedoch entweder nicht miteinander kompatibel sind oder noch nicht effizient genutzt werden. Damit CAFM nicht nur eine leere Worthülle ist, sind Ausdauer und Durch­halte­vermögen gefragt. Die Grundvoraussetzung dabei ist vor allem ist eine durchdachte ganzheitliche Strategie, die alle relevanten Aspekte berücksichtigt. In dieser Konzeptionsphase sollten Prozesse, Organisationsformen sowie Zusammenarbeitsmodelle, Systeme und Daten auf den Prüfstand gestellt werden, um die richtigen Schlüsse zu ziehen und ein klar definiertes Zielbild zu definieren. Aber auch die Fragestellung nach dem „Wer“ ist wichtig: Wer wird zukünftig mit dem System arbeiten? Welche Daten werden dazu benötigt? Und vor allem: Wem gehören die Daten?

Die Umsetzung dieses Zielbilds soll agil erfolgen – kleine, schnell implementierbare und aufeinander aufbauende Aufgabenpakete sind zu definieren und umzusetzen, um dem Ziel in kleinen Schritten näher zu kommen. Ein proaktives Projektmanagement, das Termine, Kosten und Qualitäten im Blick hält, ist insbesondere in der Implementierungsphase unabdingbar. Entscheidungen müssen zeitnah getroffen und Beschlüsse stringent umgesetzt werden. Im Rahmen des Stakeholder Management gilt es zudem, die relevanten Akteure wie die Corporate IT oder die HR-Abteilung frühzeitig informiert und eingebunden werden.

Der Weg zur Digitalisierung kann steinig sein, er ist aber lohnenswert. Unternehmen bzw. Organisationen, die sich nicht rechtzeitig aufstellen, werden nicht mehr wettbewerbsfähig sein, sondern von agileren Akteuren überrundet werden. Um den Stellenwert des CREMs im Gesamtunternehmen zu steigern und Mehrwerte noch deutlicher sichtbar zu machen, ist die richtige Softwarelandschaft eine Voraussetzung. Doch Digitalisierung ist kein reines Technologie-Thema, sondern vor allem auch ein organisatorischer und menschlicher Wandel. Wer die Ressource Mensch nicht berücksichtigt, kann den ganzen Mehrwert der Digitalisierung nicht entfalten. Für das Immobilienmanagement ist es also wichtig, dass die drei Komponenten Daten-, Software- und Prozessmodell stimmig sind.

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