Wie entwickelt sich die Präsenz in deutschen Büros?
Eine Neuauflage der Büronutzungsstudie zeigt es deutlich: Die Büropräsenz in Deutschland stabilisiert sich dauerhaft auf einem deutlich niedrigeren Niveau als vor der Pandemie. Und selbst, wenn Angestellte ins Büro kommen, sitzen sie häufig auch dort in Videocalls, anstatt sich persönlich auszutauschen. Doch es gibt Möglichkeiten und Anreize, das zu verbessern.
Die drei wichtigsten Erkenntnisse aus der Studie sind:
1. Reduzierte Büropräsenz ist die stabile neue Normalität
Die Anwesenheit in deutschen Büros pendelt sich stabil zwischen 40 und 50 Prozent ein – die Werte von vor 2020 werden weiterhin nicht erreicht. Bereits 2023 lag der Wert bei 41 Prozent, und selbst an Spitzentagen wird die 50-Prozent-Marke selten überschritten.
2. Fehlender persönlicher Austausch führt zu einem Abwärtstrend der Präsenz
Viele Mitarbeitende kommen eigentlich wegen des Austauschs ins Büro, finden dort aber leere Flächen vor oder verbringen den Tag in Videocalls. Das erzeugt laut combine-Geschäftsführer Hendrik Grempe einen „klassischen Kreislauf sinkender Präsenz“, da die erhofften sozialen und kollaborativen Vorteile ausbleiben.
3.Geringe Raum- und Meetingnutzung belegt ungenutztes Potenzial für Zusammenarbeit
Trotz Activity-Based-Working verbringen Beschäftigte rund drei Viertel ihrer Zeit am festen Arbeitsplatz, während Besprechungsräume im Schnitt nur zu 7 bis 10 Prozent und Gemeinschaftszonen zu 3 Prozent genutzt werden. Die vorhandenen kollaborativen Raumangebote werden kaum aktiviert.
Daraus ergeben sich folgenden Schlussfolgerungen:
Es braucht Anreize, verschiedene Bürobereiche zu nutzen.
Nicht jede Aufgabe passt zu jedem Arbeitsort. Es lohnt zu überlegen, für was man eigentlich im Büro zusammenkommt. Eine (neue) Meetingkultur hilft dabei, Videomarathons im Großraumbüro zu vermeiden und vorhandene Angebote zu nutzen.
Interaktion muss aktiv ermöglicht und gestaltet werden.
Präsenz erzeugt nur dann positive Effekte, wenn Räume, Formate und Teamrhythmen Austausch fördern. Reine Einzelarbeit im Büro verfehlt diesen Zweck.
Tipp: Managen Sie Gemeinschaftszonen aktiv, etwa durch Begegnungsformate und konkrete Anlässe, die zum kollaborativen Arbeiten anregen.
Qualität der Arbeitsumgebung ist wichtiger als reine Flächendimensionen.
Weniger Fläche kann Investitionen in funktionale, akustisch geeignete Hybridräume und aktiv gemanagte Community-Bereiche möglich machen, die den praktischen und kulturellen Wert des Büros erhöhen.
Tipp: Desk-Sharing-Quoten mutig justieren: Die tatsächlich gemessene Auslastung erlaubt oft höhere Quoten als angenommen.
Unternehmen können durch konkrete Maßnahmen Präsenz wirksam steigern.
Verknüpfen Sie Präsenz mit Zweck: klare Gründe fürs Büro, verbindliche Team-Rhythmen und Ankertage vor Ort schaffen Anreiz und Verbindlichkeit. Führungskräfte müssen Präsenz vorleben.
Höhere Präsenz zahlt messbar auf Unternehmenserfolg ein.
„Wenn mehr Kolleg:innen gleichzeitig anwesend sind, entsteht mehr Interaktion, mehr Teamarbeit, mehr Energie. Jeder Euro, der Präsenz produktiver und attraktiver macht, zahlt auf Lernkurven, Innovationsfähigkeit und Bindung ein – das sind Business-Effekte, die leider nicht so leicht in Zahlen zu messen sind“, sagt Hendrik Grempe.
Home Office und mobiles Arbeiten immer mitdenken - Arbeit bleibt hybrid.
Bei allen Vorteilen hat Präsenz auch Grenzen – Vereinbarkeit und individuelle Arbeitsrhythmen müssen auch weiterhin respektiert und abgebildet werden.
