Ingolstadt setzt auf ­zukunftsfähige Digitalisierung

Dabei haben die zehn Schlüsselanwender Zugriff die einzelnen Module und Aufgabenbereiche, die die Software abdeckt. Zentrales Element ist der Grafikkern des IT-Systems, über den sämtliche Plandokumente zusammenlaufen und wahlweise als CAD- oder PDF-Pläne ausgegeben und außerdem als Webgrafik zur Verfügung gestellt werden können. Für Dipl.-Ing. Markus Federl, Bauingenieur und IT-Administrator, ist der performante Grafikkern gemeinsam mit den kundenindividuellen Anpassungen, die seitens RIB IMS für die Stadt umgesetzt wurden, entscheidend, dass die Ingolstädter sich für RIB IMS entschieden haben. Federl betreut nicht nur das CAFM-System, sondern arbeitet auch eng mit den Key-Usern zusammen.

Arbeitsprozesse bleiben leistungsfähig

„Jede Stadt ist anders und agiert auf Basis von eigenen, oftmals spezifischen Prozessen. Wir haben uns 2012 bereits zu einem frühen Zeitpunkt für den Start mit der Web-Version von RIB FM entschieden, über die wir unseren User-Helpdesk abwickeln. Rund 400 Nutzer greifen darauf zu. Das sind fast doppelt so viele User im Vergleich zur Client-Version. Auf dieser arbeiten derzeit 220 Anwender“, berichtet der Administrator. Amtsleiter Thomas Pfaller fügt hinzu: „Die leistungsfähige Software, genauso aber auch die sehr guten, spezifischen Anpassungen an unsere Arbeitsweise und IT-Infrastruktur, haben uns überzeugt. Auf diese Weise unterstützt das CAFM-System unsere Arbeitsprozesse trotz häufig knapper Personalressourcen passgenau. Mit einer Standardsoftware wäre das so nicht möglich gewesen.“

Während Grafikkern und Rechnungsmanagement, genauso wie das Vertragsmanagement und Budget und Energiemanagement über die installierte Software von RIM FM abgewickelt werden, ist die Web-Version vor allem perspektivisch interessant für die Stadt Ingolstadt. Verschiedene weitere Aufgabenbereiche, wie beispielsweise Inventarmanagement und Instandhaltungsmanagement, befinden sich bereits in der Umsetzung. Zukünftig rücken außerdem Mietmanagement und technisches Anlagenmanagement mit RIB FM in den Fokus.

Individuelle Workflows

Für die unterschiedlichsten Module hat der Softwarehersteller gemeinsam mit der Behörde passende Workflows realisiert. So sind über das Rechnungsmanagement etwa detaillierte Kostenauswertungen möglich und auch der vollkommen digitale Prozess zur Bearbeitung von e-Rechnungen sichergestellt worden. Ingolstadt kann ein Benchmarking für jedes Gebäude initiieren und etwa Zahlungsinformationen, Bilddateien, Baujahre und jede einzelne Rechnung ihrer Gebäude plausibel auswerten. Mit dem Modul Budgetmanagement lässt sich jedes Haushaltsjahr im Detail aufzeigen, und der Energiebaum dient ebenso als wertvoller Datenlieferant, etwa für die Energieberichte, die der Stadtrat regelmäßig erhält. Parallel dazu gibt es diverse Fremdsysteme für einige Aufgaben und Prozesse, die allesamt unmittelbar mit der Software verzahnt sind.

Digitalisierung im Fokus

Zu den wichtigsten Aufgaben von Markus Federl gehört auch, zu gewährleisten, dass jedes Software-Modul mindestens einem spezialisierten Fachmodulbetreuer zugewiesen wird. „Die Module von RIB FM decken viele wichtige Funktionalitäten ab, setzen in der Administration und Schulung der Nutzer allerdings auch sehr viel Fach-Know-how voraus. Damit wir gewinnbringend damit arbeiten können, sind solche Key-User für die unterschiedlichen Arbeitsbereiche sehr wichtig“, berichtet der Administrator. Dass die Behörde im Bereich Digitalisierung bereits viele entscheidende Schritte getätigt hat, ist insbesondere Amtsleiter Thomas Pfaller, seiner IT-Affinität und seinem Einsatz für digitale Mittel und Prozesse zu verdanken. „Gemeinsam mit RIB IMS bilden wir ein starkes Team, das die digitale Arbeitsweise hier in Ingolstadt aktiv vorantreibt“, so Amtsleiter Pfaller abschließend.