Webbasiertes Störmeldemanagement hilft die Mitarbeiter effizienter einzusetzen

Softwaregestützte Instandhaltung bei den Bremer Bädern

Auf den vergangenen „Herbstsitzungen“ des Technischen Ausschusses (TA) und des Ausschusses Bäderbetrieb (ABB) hatte Michael Brockmann, Technischer Leiter der Bremer Bäder, bereits Einblicke in das webbasierte Strörungsmanagement für die stadteigenen 15 Freizeit-, Schul-, Vereins- und Sportbäder sowie ein Fitnesscenter und die Eishalle der Stadt gegeben (s. AB 04.2010, S. 239-244). Das Thema stieß auf viel Interesse und soll daher hier vertieft werden.

Warum eine Software

„Der finale Auslöser, ein FM-System für das Störungsmanagement einzusetzen, war ein Artikel in einem Fachmagazin, der den treffenden Titel ,Das Ende der Zettelwirtschaft’ trug“, berich­­tet Brockmann über die Initialzündung 2008. Denn genau so eine Zettelwirtschaft war eines der Hauptprobleme für die Bremer Bäder. Störungen und Defekte wurden auf verschiedensten Wegen übermittelt. Ein Teil kam per Fax, ein Teil wurde einfach gerade anwesenden Monteuren aufgetragen, ohne dass die Tätigkeit abgestimmt gewesen wäre, manche Meldungen gingen per Telefon ein, wieder andere wurden von Boten übermittelt – oder auch nicht. „Das System, wenn wir es so nennen wollen, war schon recht ­unübersichtlich“, blickt Michael Brockmann ­zurück. Daher war eine übergreifende, einheitliche und software­gestützte ­Lösung nötig. Durch die Lösung sollte eine einfache Bedien­barkeit und somit hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern sicher gestellt werden. „Durch den Einsatz einer Software sollte eine deutliche Effizienzsteigerung einsetzen“, so Brockmann.↓

Sorgfältig Planen

In dem Artikel, der in Bremen den Stein endgültig ins Rollen brachte, beschrieb der technische Leiter eines Krankenhauses, welche Schritte er unternommen hatte, um seinen technischen Bereich optimal zu führen. „Da Kliniken und Bäder in der Komplexität ihrer technischen Anlagen dicht beieinander liegen, ließen sich aus dem Text viele wichtige Informationen gewinnen“, sagt Brockmann. Er und sein Team haben dann einen eigenen Anforderungskatalog entwickelt und drei Unternehmen eingeladen, zu präsentieren. Insgesamt gab es drei Durchgänge: Zuerst nur das Technikteam, danach wurde die Geschäftsführung und schließlich die Badleitungen mit hinzu genommen. Nach den drei Präsentationen entschieden sich die Bremer für „visual FM“ von Loy & Hutz aus ­Freiburg.

Noch ein anderer Aspekt war für die Akzeptanz des Systems wichtig, nämlich dass es besonders am Anfang möglichst einfach gehalten ist. „Wir sind mit dem Störmeldemodul NetEvent angefangen“, erläutert Brockmann. Die Maske, auf die Badleiter und alle übrigen Mitarbeiter ihre Einträge zugreifen, ist denkbar ­simpel gestaltet: Die Startseite zeigt links einen Einkaufswagen und rechts Werkzeuge. Die Unterscheidung von Bestellung und Störmeldung ist somit denkbar klar. Nach dem Klick auf eines der beiden Symbole tragen die Mitarbeiter in einem Textfeld die Störung ein und fügen in einem zweiten Feld ihren Namen hinzu. Nach vier  Klicks beendet „Abschicken“ die Eingabe. Die Mitarbeiter können jederzeit über das System den ­jeweiligen Status (offen, in Bearbeitung, erledigt), ihrer eingegebenen Meldung nachvollziehen. Damit entfallen oft zeitintensive Nachfragen.

 

Hohe Akzeptanz

Die Frage, ob die Mitarbeiter mit dem System klar kommen, beantwortet Brockmann mit einer Zahl: „Wir hatten vergangenes Jahr 4043 Meldungen – ich denke, sie kommen damit sehr gut klar!“ Diese Gewissheit zeigt sich auch in charmanten Details: Ein Mitarbeiter der Bremer Bäder war über all die Jahre höchst zurückhaltend, wenn es um Computer ging. Er schrieb nicht einmal eine E-Mail. In jüngster Zeit allerdings hat er doch den Computer für sich entdeckt – seine Störmeldungen gehen nicht mehr per Telefon oder Fax ein, sondern über NetEvent.

„Dass wir so eine große Zahl von Meldungen bekommen, hat einen in mehrfacher Hinsicht positiven Effekt“, sagt Brockmann, denn: „Alles wird bearbeitet, wir können Folgeschäden reduzieren, weil wir Defekte zeitnaher beheben, und wir können Abläufe und Maßnahmen für jeden Beteiligten vollkommen transparent darstellen.“

 

Mehr Übersicht und Sicherheit

Durch die Software ist es jetzt auch möglich, sich gezielt die einzelnen Bäder anzusehen und die jeweiligen Schwerpunkte zu bestimmen. „Wir können jetzt Schadensbilder und -häufgikeiten viel besser einordnen und die Bäder auf Basis valider Zahlen vergleichen“, berichtet der Technische Leiter. So gewinne sein Team höhere Sicherheit und könne leichter und schneller die richtigen ­Entscheidungen treffen.

Und allen Unkenrufen zum Trotz gehen durch den Einsatz der Software keine Arbeitsplätze verloren. „Wir können unsere Mitarbeiter jetzt effizienter einsetzen“, beschreibt Brockmann seine jetzt rund 18-monatige Erfahrung. Und mit dem System lasse sich auch dem Outsourcing-Druck begegnen, denn es zeigt, welche Kompetenzen im Team gegeben sind. „Es ist uns wichtig, die Kernkompetenzen im Hause zu haben, zum Beispiel beim Betrieb der Badewassertechnik. Das hierfür nötige Know-how können sie kaum bei Firmen einkaufen“, verweist Brockmann auf zentrale Aspekte.

 

Ausblick

Aktuell nehmen die Verantwortlichen bei den Bremer Bädern die gesamten technischen anlagen und Ausstattung auf und pflegen sie in die Software ein. „Wenn die Aufnahme der technischen Anlagen beendet ist, werden wir auch die Wartungszyklen und Wartungsgänge dokumentieren können“, freut sich Brockmann auf die nächsten Schritte vorwärts. Die einschlägigen Prüffristen sollen ebenfalls in das System eingepflegt werden. Die technischen Anlagen sollen mit Barcodes versehen werden, um sie bei Wartung, Reparatur und Austausch per Scanner erfassen zu können.

Geplant ist ferner, die Revisionsunterlagen der Bäder zu hinterlegen, sodass die einzelnen Bäder dann ihre eigenen Daten einsehen können. Vorerst werden dieses die Baupläne, Grundrisse, Betriebsan­leitungen, Erlaubnisse und relevanten Verträge sein. Sobald digitale Grundrisse der einzelnen Bäder verfügbar sind, wird sich auch bei der Auftragsvergabe einiges ändern. „Wenn wir beispielweise einen Heizkörper versetzen lassen wollen, möchten wir in Zukunft einen Ausschnitt vom Raum als PDF generieren zu können und dem ausführenden ­Betrieb eine Angebotsanfrage mit der Raumausschnitt zu schicken, damit sie präzise Angebote machen können“, beschreibt der technische Verantwortliche positive Effekte im Alltag.

 

Fazit

Eine professionelle FM-Software ein­zuführen, hat für die Bremer Bäder deutliche positive Effekte ergeben. „Der Nutzen allein schon von NetEvent ist gut, wir können Störmeldungen und Mate­rialanforderungen sehr viel effizienter bearbeiten“, zieht Brockmann ein erstes Fazit. Perspektivisch wäre durch die beabsichtigte Erweiterung des Systems die Dokumentation der Bremer Bäder im Kontext der Betreiberhaftung verbessert und ein Nachweis im Falle eines Falles wäre leichter erbracht.


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