Vorrausschauender Betrieb für Lüftungssysteme
Die Lüftungstechnik einer U-Bahn sorgt sowohl für den Austausch der Luft zwischen außen und innen als auch für die Luftzirkulation im Fahrgastraum und ist damit essentiell für den Fahrtkomfort. Damit der Betrieb der Anlagen reibungslos läuft und zusätzlich keine potenziellen Gefahren entstehen, ist eine regelmäßige Wartung der Lüftungstechnik zwingend erforderlich.
Avensis Ingenieros, ein Büro für Technik, Risikoprävention und Anlageninstallation, ist ein Experte für maßgeschneiderte technische Beratung, Installation und Wartung von Industrieanlagen sowie die regelmäßige Überprüfung und Inspektion von Arbeitsschutzsystemen und -einrichtungen. In diesem Rahmen ist das in Barcelona beheimatete Ingenieursbüro auch für die Wartung der Lüftungssysteme in den lokalen U-Bahnen verantwortlich. Diese Arbeit erfordert immer vollständige Genauigkeit und eine ordnungsgemäße Dokumentation für den vorausschauenden Betrieb. Digitale Lösungen unterstützen hierbei, um den Prozess transparenter, schneller und effektiver zu gestalten.
Zu den Projekten die Avensis Ingenieros betreut, gehört die Wartung der Linie 9 des U-Bahnsystems in Barcelona – einem wichtigen Teil der städtischen Infrastruktur. Im Rahmen dieses Auftrags müssen sie regelmäßig den regionalen Behörden Bericht erstatten. Aus diesem Grund ist es für das Ingenieurbüro zwingend notwendig, alle auftretenden Probleme zügig zu lösen und dabei völlig transparent und verantwortungsvoll vorzugehen. Zudem müssen sie die Behörden kurzfristig über den aktuellen Stand der Arbeiten informieren können. Ursprünglich verwendete das Technikbüro mehrere verschiedene Systeme, um Daten zu sammeln und Berichte zu erstellen. Vor Ort übertrugen sie die Daten handschriftlich auf Papier und dokumentierten per Foto mit ihren Smartphones. Im Büro musste das Projektteam die Informationen dann manuell in Excel- und Word-Dokumenten zusammenführen. Die Kommunikation der Sachverhalte erfolgte über WhatsApp, E-Mails und Telefonanrufe. Diese Vorgehensweise funktionierte zwar, war jedoch auch zeitaufwendig. Bei über 3.000 zu überwachenden Stellen innerhalb des U-Bahn-Systems und der Vorgabe, auftretende Defekte innerhalb von 24 Stunden zu lokalisieren und zu beheben, war das bisherige Vorgehen zu ineffizient und langsam.
Aus diesem Grund begann Avensis Ingenieros ihre Prozesse mit PlanRadar zu rationalisieren. Für ihre Arbeit mit der U-Bahn-Linie 9 hat das Team daher 300 Pläne mit den 3.000 Kontrollpunkten, die regelmäßig überprüft werden müssen, auf der Plattform hochgeladen. Außerdem speicherten sie auch die Dokumentenspezifikationen von 300 verschiedenen Lüftungskomponenten, um im Falle eines Defekts schnell eingreifen zu können. Wird ein Fehler erkannt, werden durch den Einsatz der Software Mängelscheine direkt an die digitalen Pläne angeheftet. Mit der Fehlerverwaltungsfunktion kann anschließend jedes Fehlerticket mit Fotos, Videos, Text- und Sprachaufzeichnungen versehen werden, um den Defekt für alle Beteiligten transparent darzustellen. Da dies direkt von einem mobilen Gerät aus per Fingertipp möglich ist, spart Avensis Ingenieros Zeit, da die Fehler nicht manuell vom Papier in Excel übertragen werden müssen. Sobald die Mängel erfasst worden sind, ist es möglich, via Mängelberichtsvorlage alle Daten im erforderlichen Format zu exportieren. Mit der Statistikfunktion der SaaS-Lösung gibt es zudem in Echtzeit einen Einblick in den Fortschritt der Mängelbeseitigung. Dies resultiert in einer besseren Bewertung der Arbeitsqualität und Verzögerungen werden zuverlässig identifiziert. Somit ist es für die Verantwortlichen möglich, schnell zu reagieren, Maßnahmen zu ergreifen und Fehler zu beheben, bevor es zu größeren Störungen kommt.
Da Avensis Ingenieros auch regelmäßig den zuständigen Behörden Ergebnisse berichten muss, ist es zwingend erforderlich, dass ihre Berichte den vorgegebenen Regularien entsprechen. Der sogenannte Vorlagen Editor ermöglicht, dass zielführend seitens Avensis Ingenieros definiert wird, welche Informationen in Berichten abgebildet werden müssen. Auch das Design kann nach Vorgaben der spanischen Behörden und Regularien angepasst und der komplette Bericht kann schließlich per Knopfdruck exportiert und anschließend zur Verfügung gestellt werden. Die Software gewährleistet, dass alle Auftragnehmer und Teammitglieder nach denselben Standards Berichte erstellen – so werden Daten-, Informationsverlust und mehrfach Dateneinträge vermieden.
Ein weiterer Vorteil ist der Offline-Modus des Systems: Durch diesen können die Projektbeteiligten während der Arbeit unter der Erde Informationen aufzuzeichnen. Anschließend werden diese dann automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung mit dem Internet wiederhergestellt ist. Somit können alle Beteiligten sowie externe Stakeholder annähernd in Echtzeit über den Status der Belüftungssysteme informiert werden.
Produktivere Wartung und Berichterstellung
Das übersichtliche Mängelmanagement, die effiziente Kommunikation mit den Projektbeteiligten und die lückenlose Dokumentation aller Projektinformationen auch für die zuständigen Behörden sorgen dafür, dass Avensis Ingenieros eine transparentere und effizientere Wartung der Lüftungssysteme durchführen kann. Durch die verbesserte Transparenz und Strukturierung ihrer Prozesse spart das Unternehmen Zeit und somit auch Kosten. Im Durchschnitt benötigen die Projektbeteiligten mit dem Tool weniger als 3 Minuten, um ein Ticket zu erstellen – für eine Arbeitswoche bedeutet das, dass mehr als drei Stunden für Verwaltung und Nachbearbeitung vor Ort eingespart werden. Damit werden insgesamt 75 Prozent weniger Zeit investiert, die sonst für Verwaltungsaufgaben aufgebracht worden wären. Die dazugewonnene Zeit kann dann effektiver für die Wartung eingesetzt werden. Denn nicht nur die Erfassung und Dokumentation der Mängel ist mit der Software effizient und genau zu erledigen, sondern auch bei der Zusammenstellung der Abnahmeunterlagen wird Zeit gespart. Außerdem können durch die genaue Dokumentation viele Missverständnisse im Zuge der weiteren Nachverfolgung vermieden werden, Informationen gehen nicht mehr verloren. Gabriel Alvarez, Technical Director bei Avensis Ingenieros, zeigt sich daher äußerst zufrieden und bestätigt: „Sowohl die Kommunikation innerhalb unseres Teams als auch die Berichterstattung an das Projektmanagement-Team ist jetzt effizienter und flexibler.“
