Automatisierung: Der Weg vom reaktiven zum proaktiven Facility Management
Das Facility Management steht unter ständigem Druck durch „unsichtbare Kosten“, die täglich die Effizienz untergraben. Sie entstehen durch spät oder ohne Kontext erfasste Mängel, lange E-Mail-Ketten zur Klärung von Zuständigkeiten, wiederholte Inspektionen wegen unvollständiger Dokumentation, verpasste Reaktionszeiten mangels Echtzeit-Transparenz sowie manuelle Compliance-Prüfungen unter Zeitdruck. Diese Ineffizienzen werden oft als normaler Teil des Betriebs akzeptiert, statt systematisch hinterfragt
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Um dies zu bekämpfen haben viele Organisationen auf Digitalisierung gesetzt. CAFM-Systeme, gemeinsame Laufwerke, Tabellen und E-Mail-Workflows sind weit verbreitet, doch zentrale Probleme bleiben bestehen. Denn bisherige Arbeitsweisen priorisieren Informationsablage statt Ausführung. Aufgaben werden dokumentiert, aber nicht aktiv gesteuert. Daten sind vorhanden, bleiben jedoch über Tools und Beteiligte fragmentiert, was ständige Abstimmung erfordert. Teams reagieren auf Probleme, anstatt Arbeit über klare Prozesse und Verantwortlichkeiten zu steuern.
Hier wird Workflow-Automatisierung zum entscheidenden Faktor. Im Unterschied zur reinen Digitalisierung ist sie darauf ausgelegt, Arbeit voranzubringen: durch automatische Aufgabenzuweisung, klare Fristen, transparente Zuständigkeiten und integrierte Dokumentation. Struktur wird direkt in die täglichen Abläufe eingebettet, statt vom Gedächtnis einzelner Personen abhängig zu sein. Arbeit läuft konsistent, nachvollziehbar und prüfbar ab.
Praktisch bedeutet das: Mängel werden vor Ort digital erfasst und auf Gebäudeplänen verortet, sodass alle Beteiligten mit derselben operativen Sicht arbeiten. Aufgaben werden automatisch mit Fristen zugewiesen, Verantwortlichkeiten sind in Echtzeit sichtbar. Inspektionen, Wartungen und Compliance-Prüfungen folgen standardisierten Workflows, sodass nichts übersehen wird.
Entscheidend ist, dass Dokumentation kein Nachgedanke bleibt. Fotos, Berichte und Freigaben werden als Teil des Prozesses erfasst und erzeugen automatisch eine verlässliche Audit-Spur. Compliance-Anforderungen werden kontinuierlich erfüllt, statt später unter Zeitdruck rekonstruiert zu werden.
„Workflow-Automatisierung ist seit Jahren ein Kernbestandteil von Facility-Management-Plattformen“, sagt Sander van der Rijdt, CEO von PlanRadar. „Neu ist, dass KI heute Inspektionsdaten und wiederkehrende Probleme analysiert. So erkennen Facility Manager frühzeitig, wo Risiken entstehen, können gezielt eingreifen und verhindern, dass kleine Mängel zu größeren Störungen eskalieren.“
Das Ziel dieser Automatisierung ist es, Reibungsverluste und versteckte Kosten sichtbar zu machen. Kennzahlen zu Reaktionszeiten, Mängeln, Fristeinhaltung und Performance schaffen operative Klarheit. Statt „Brände zu löschen“, können Facility Manager vorausschauend handeln und den Betrieb auch über mehrere Standorte hinweg stabil steuern.
Weitere Informationen: www.planradar.com
