Für mehr innerbetriebliche Transparenz

Den Umsatz innerhalb von vier Jahren fast verdoppelt – mit dieser Leistung hat die Kenter Hargo GmbH ihre Position im Markt für Reinigungstechnik ausgebaut. Das Unternehmen verkauft und vermietet Reinigungsmaschinen für gewerbliche Kunden. Zum Angebot gehören aber auch Servicedienstleistungen, vor allem im Bereich der Gebäudereinigung. ­Das starke Wachstum des Unternehmens führte dazu, dass die Anforderungen in der Steuerung der Unternehmensprozesse spürbar zunahmen.

Bessere und vereinfachte Prozesse

In der Vergangenheit setzte man bereits eine einfache kaufmännische Standardsoftware von Sage ein. Um den Anforderungen des rasanten Wachstums auch weiterhin begegnen zu können, war das Unternehmen seit 2016 auf der Suche nach einer neuen, anpassbaren und skalierbaren ERP-Software. Mit der Sage „100cloud“ fanden die Verantwortlichen eine Lösung, die zum Unternehmensprofil passte. Wichtige Ziele waren Prozessoptimierung, Prozessvereinfachung sowie die Erhöhung der innerbetrieblichen Transparenz.

Die Einführung der Software hat der Sage Business Partner Skit GmbH betreut. Eine Analyse der Anforderungen der Kenter Hargo GmbH ergab, dass Sage das System „100cloud“ nicht nur für die Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung des Unternehmens eine passende Lösung ist, sondern mit der Software auch die Bedarfe im Servicebereich abgedeckt werden können, da diese hierfür über einen entsprechend breiten Funktionsumfang verfügt. So ist es beispielsweise möglich, dass Mitarbeiter im Außendienst das System per Tablet nutzen. Weitere Anforderungen, wie zum Beispiel eine Gerätehistorie, konnten mit der Lösung ebenfalls abgebildet werden. Die Entscheidung fiel Ralf Grönke, geschäftsführender Gesellschafter der Kenter Hargo GmbH, vor diesem Hintergrund leicht.

Heute ist sich Grönke sicher, dass das System einen wichtigen Beitrag zu der erfolgreichen Unternehmensentwicklung der vergangenen Jahre geleistet hat. Er erklärt: „Wir nutzen die ERP-Software mit einigen individuellen Anpassungen. Speziell das mobile Servicemanagement war für uns ein Quantensprung. Unsere Servicetechniker erledigen Werkstattaufträge vor Ort, der Status wird per Tablet erfasst und direkt ins System gespeist, nachdem der Kunde auf dem Tablet unterschrieben hat. Der Auftrag ist dann unmittelbar in unserer Buchhaltung verfügbar und kann nach interner Kontrolle auch sofort abgerechnet werden.“

Zeitsparendes Frühwarnsystem

In seinem eigenen Aufgabenbereich schätzt Grönke außerdem die umfangreichen Controlling-Tools der Software: „Durch den schnellen und einfachen Zugriff auf alle Unternehmenskennzahlen, egal ob Stückzahlen, Auftragsstatus oder Erträge, wurde mir die Unternehmenssteuerung als Geschäftsführer massiv erleichtert. Ich habe jederzeit volle Transparenz bei allen benötigten Informationen.“ Das Control-Center der Software ist dabei individuell konfigurierbar und auf die jeweiligen Bedürfnisse des Anwenders anpassbar. Egal ob Kundenverhalten, Servicequalität oder Rentabilität von Produkten und Prozessen – das Controll-Center ermöglicht es Verantwortlichen, über wichtige Leistungsindikatoren stets die Übersicht zu behalten. Kritische und erfolgversprechende Bereiche sind damit stets im Blick und wichtige Daten sofort abrufbar. Verantwortliche und Führungskräfte können damit Entscheidungen schnell treffen und so rechtzeitig auf Veränderungen reagieren.

Mehr Effizienz durch Automation

Anstatt mühsam Daten per Hand eingeben zu müssen, unterstützt die Warenwirtschaft der ERP-Software den Einkauf durch Funktionen wie die automatisierte Disposition oder die automatische Erfassung von Ein- und Ausgängen. Prozesse in diesem Bereich werden dadurch spürbar effizienter und Kosten für lange Lagerzeiten reduziert. Auch bei der Finanzbuchhaltung beschleunigt das Modul Rechnungswesen durch Automation die Abläufe und hilft sogar dabei, gesetzliche Richtlinien einfach einzuhalten. Ein automatisiertes Mahnwesen vermeidet Zahlungsausfälle und verkürzt Forderungslaufzeiten. Darüber hinaus können die Verantwortlichen aufgrund von digitaler Belegarchivierung sicher sein, GoBD-konform zu arbeiten. Bilanzierung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung sind ebenfalls im Funktionsumfang enthalten.

Serviceleistungen und -aufträge im Blick

Bei der Reparaturverwaltung unterstützt die Software die Ressourcenplanung und die Definition von Arbeitsschritten und Meilensteinen ebenso wie Dokumentation und Controlling der Serviceleistungen. Mobiler Zugriff und mobile Zeiterfassung erleichtern und beschleunigen die Nachverfolgung und Abrechnung von Serviceaufträgen außer Haus. Im Servicemanagement sorgt die zentrale Datenhaltung und -pflege dafür, dass Teams und Einzelpersonen an unterschiedlichen Standorten auf einen einheitlichen und zentralen Datenbestand zugreifen. Somit lassen sich unter anderem Kundenanfragen schneller klären und die Kapazitäten von Service-Mitarbeitern besser auslasten.

Individuell anpassbares und skalierbares System

Konfigurieren statt programmieren, lautet das Motto beim Anpassen der Lösung mit dem integrierten App-Designer. Auskünfte und Detailansichten können Anwender selbst zusammenstellen. Beispielsweise lassen sich einzelne Felder beliebig ein- und ausblenden oder Korrespondenzformulare für spezifische Einsatzbereiche ändern. Die Software ist damit individuell an die jeweiligen Prozesse des Unternehmens anpassbar. Durch die Möglichkeit, für jeden Unternehmensbereich integrierte Anwendungen nach Bedarf zusammenstellen zu können, kann das System mit seinen Funktionalitäten gleichsam mit dem Unternehmen mitwachsen. So sieht es auch Ralf Grönke: „Bei der Benutzung von 100cloud haben wir bestimmt noch Luft nach oben, aber wir holen schon sehr viel aus der Software heraus.“