Wenn die Geschäftsführung nach der Fläche fragt
Achtzehn Monate vor dem Ende der Mietlaufzeit kommt die Frage aus der Geschäftsleitung, ob es auch mit einer Etage weniger geht. Seit der Umstellung auf hybrides Arbeiten wirkt das Haus mittwochs voll und freitags halb leer. Die Miete läuft unverändert weiter. Das Facility Management soll die Frage beantworten. Es verantwortet Miete, Energie, Reinigung und Instandhaltung, den Zuschnitt der Fläche hat es nie festgelegt. Der schwedische Lösungsanbieter für Büro- und Arbeitswelten Kinnarps untersucht mit der Next Office®-Arbeitsplatzanalyse, wie Büroflächen tatsächlich genutzt werden. Die Erhebung liefert die Grundlage, um eine solche Entscheidung zu begründen.
Die Anwesenheit definiert nicht den Bedarf
Ob eine Etage entbehrlich ist, soll sich aus den Daten des Zutrittssystems, der Raumbuchung und der Betriebskostenabrechnung ergeben. Daraus lassen sich eine durchschnittliche Anwesenheit und eine Auslastung der Besprechungsräume ableiten. Beide Zahlen wirken auf den ersten Blick eindeutig.
Über die Entbehrlichkeit sagen sie trotzdem wenig. Eine mittlere Anwesenheit von sechzig Prozent bedeutet nicht, dass vierzig Prozent der Fläche gestrichen werden können, denn die Belegung verteilt sich ungleich über die Woche und an Spitzentagen wird das ganze Haus gebraucht. Eine hohe Buchungsquote sagt nichts darüber, ob die Räume passen. Sie zeigt nicht, dass zwei Personen häufig einen Raum für zwölf buchen, während für ein Gespräch zu viert nichts frei ist.
Was in diesen Auswertungen nicht auftaucht, ist der Kern der Sache: wofür Beschäftigte ins Büro kommen und woran sie dort scheitern. Wer zu Hause ungestörter arbeitet, kommt für Abstimmung und Austausch und braucht danach eine Umgebung zum konzentrierten Weiterarbeiten. Videokonferenzen mit Teilnehmenden im Haus und an anderen Standorten stellen zudem andere Anforderungen an Raum und Akustik als eine Besprechung im geschlossenen Kreis.
Der Befund ist selten eindeutig
Dieses Bild zeigen auch die Erhebungen von Kinnarps mit mehr als 500 Arbeitsplatzanalysen, über 50.000 Teilnahmen an Webumfragen, mehr als 3.500 vertieften Befragungen von Beschäftigten und über 2.500 von Führungskräften. Konzentrierte Einzelarbeit und Zusammenarbeit halten sich inzwischen etwa die Waage, während die Fläche in den meisten Häusern weiterhin überwiegend für den festen Einzelarbeitsplatz ausgelegt ist.
Henrik Axell, Leiter Arbeitsplatzstrategie bei Kinnarps: „Viele Büros sind ungeeignet. Es gibt große Räume, die nicht genutzt werden. Sie stehen leer, weil sich die Arbeitsmethoden geändert haben. Gleichzeitig fehlt es oft an Besprechungsräumen, Sozialräumen und Umgebungen für konzentriertes Arbeiten."
Damit fallen zwei Beobachtungen zusammen, die im Betrieb widersprüchlich wirken. Fläche steht ungenutzt und auf derselben Etage fehlt etwas anderes. Eine pauschale Reduktion trifft in dieser Lage die falsche Größe.
Was die Erhebung liefert
Die Next Office®-Analyse beginnt bei den Zielen der Geschäftsführung, bezieht die Beschäftigten über Befragungen und Workshops ein und bildet ab, wie die Arbeit tatsächlich abläuft. Parallel wird die Raumstruktur aufgenommen und untersucht, welche Raumtypen es gibt und wie sich die Quadratmeter auf sie verteilen. Kinnarps bewertet dabei den Bestand und zeigt, was sich erhalten, aufarbeiten und an anderer Stelle weiterverwenden lässt.
Für das Facility Management entsteht daraus eine Begründung, die sich vorlegen lässt und in beide Richtungen trägt. Sie kann die Entbehrlichkeit einer Etage belegen und macht die Einsparung damit belastbar. Sie kann ebenso zeigen, dass dieselbe Fläche anders geschnitten mehr leistet. Dann verhindert sie eine Reduktion, deren Folgen sich später kaum korrigieren lassen. In beiden Fällen steht am Ende eine Aussage über den Bedarf. Häufig verändert sich die Nutzung der Fläche, ohne dass gebaut wird.
Der Einstieg in Köln
Vom 27. bis 30. Oktober ist Kinnarps auf der ORGATEC in Köln, Halle 06.1, Stand C040. Am Stand sprechen die Kinnarps-Experten mit Ihnen darüber, welche Arbeitssituationen in Ihrem Haus vorkommen, ob Ihre Fläche noch dem Bedarf entspricht und was eine Erhebung in Ihrem Fall leisten würde.
Sie erhalten eine erste Einschätzung, mit der Sie weiterarbeiten können. Die Zahl der Gespräche an den vier Messetagen ist begrenzt.
