Daten, Verträge und Dokumente
Ob Verträge mit Kunden, Partnern, Dienstleistern oder Mitarbeitern – das tägliche Geschäft jedes Unternehmens basiert auf zahlreichen Vereinbarungen. Häufig sind viele Parteien involviert, die Gegenstände sind divers und die Zusammenhänge komplex.
Unabhängig von Branche ist es schwierig, stets einen Überblick über alle Verträge und die dazugehörigen Dokumente zu behalten. Gerade, wenn Dokumente und Vereinbarungen wie Angebote, Lieferanten-, Miet- oder Wartungsverträge (noch) in Papierform abgelegt und archiviert sind, ist die Suche nach Informationen oftmals aufwendig und zeitintensiv. Aber auch in digitalen Ordnern oder SAP-Systemen mit großem Datenbestand fehlt häufig die Übersicht. Wo liegen welche Verträge? Welche Version ist aktuell? Und welche Dokumente gehören zusammen? Im schlechtesten Fall kann es vorkommen, dass durch einen fehlenden Durchblick wichtige Vertragsfristen verpasst werden und deshalb ein wirtschaftlicher Schaden für das Unternehmen entsteht. Der Einsatz einer modernen Vertragsmanagement-Software mit elektronischen Akten ist daher in erster Linie sinnvoll, da sie Transparenz über den Dokumentenbestand schafft. Neben dem zentralen Erfassen und revisionssicheren Speichern von Daten, Unterlagen, Formularen, E-Mails oder sonstigen „Schriftstücken“ sollte ein Vertragsmanagement zudem weitere Funktionalitäten bieten, die die Mitarbeiter bei der Verwaltung, Organisation und Analyse unterstützen und deren Arbeitsabläufe optimiert. Sechs dieser Funktionalitäten sind besonders hervorzuheben:
Komfortabel an einem modernen Vertragsmanagement sind die diversen Optionen per Volltextsuche nach bestimmten Informationen und Vertragsdaten zu recherchieren. Auch innerhalb von Dokumenten und Verträgen sollte die Suche ähnlich wie bei bekannten Suchmaschinen funktionieren. Hierfür werden die Dokumente und Verträge beim Import oder bei der Erstellung indiziert – ganz gleich, ob es sich um E-Mails, eFormulare, PDFs oder Scans handelt. Eine unmittelbare Verbindung von E-Mail- und SAP-Anwendung gibt dem Benutzer zudem die Möglichkeit, ohne die E-Mail-Anwendung wie MS Outlook oder IBM Lotus Notes zu verlassen, nach Informationen zu suchen. (Über eine solche Verknüpfung können E-Mails auch direkt ins SAP-System übernommen und den zugehörigen Akten im Vertragsmanagement zugeordnet werden.
Die Termin- und Fristenkontrolle innerhalb eines Vertragsmanagements erinnert zuständige Mitarbeiter per
E-Mail-
Benachrichtigung an endende Vertragslaufzeiten oder anstehende vertragsbezogene Aufgaben. Auch Folgeverarbeitungen wie die Neuverhandlung von auslaufenden Verträgen werden automatisiert angestoßen. So schöpft das Unternehmen mögliche Kostenvorteile aus, indem es beispielsweise teure Dienstleistungs- oder Pflegeverträge rechtzeitig beendet oder zu günstigeren Konditionen neu verhandelt.
Viele Unternehmen nutzen heute verschiedene Microsoft-Anwendungen,
z. B. MS Office. Deshalb ist häufig die Verknüpfung des SAP-integrierten
Vertragsmanagements mit Microsoft-Office-Anwendungen gefragt. Sie ist dann gewinnbringend, wenn eine schnelle Ablage von Office-Dateien im Vertragsmanagement aus jeder beliebigen Office-Anwendung heraus möglich ist. Auch im Windows Explorer abgelegte Dateien sollten sich unkompliziert in den gewünschten Ordner der elektronischen Vertragsakte verschieben lassen. Sofern MS SharePoint genutzt wird, wäre auch hier eine Anbindung sinnvoll, um das Suchen und Anzeigen von Dokumenten und Daten direkt aus SharePoint heraus zuzulassen.
Bestimmte Aufgaben wiederholen sich innerhalb eines Unternehmens – so etwa das Erstellen von Verträgen oder das Versenden standardisierter E-Mails rund um Vereinbarungen. Eine automatisierte Dokumenten- und Vertragserstellung, die in ein Vertragsmanagement integriert ist, erleichtert solche Vorgehen, indem Verträge und andere „Schriftstücke“ wie E-Mails automatisch generiert werden. Mit eingefügten Platzhaltern ein automatisches Ausfüllen möglich. Durch diese Praxis treten weniger Fehler auf und das aufwendige Neuanlegen oder Überarbeiten von bereits bestehenden Dokumenten entfällt.
Ein modernes Vertragsmanagement sollte mobil sein. Mobile Lösungen bringen Inhalte aus dem in SAP-Systeme integrierten Vertragsmanagement in Echtzeit auf Smartphones und Tablet-PCs. Geschäftsprozesse, die auf SAP-Systemen basieren, können so zu jeder Zeit an jedem Ort – natürlich nur unter Berücksichtigung höchster Sicherheitsanforderungen – bearbeitet werden. Von Vorteil ist es außerdem, wenn die im Vertragsmanagement abgelegten Dokumente auch offline verfügbar sind. Bei der Haltung von Daten und Dokumenten auf mobilen Endgeräten gewährleisten Zertifikate, ein verschlüsselter Zugang und ein sogenannter ‚Secure Container‘ höchste Sicherheit. So kann der Anwender unabhängig von der Netzverfügbarkeit auf Informationen und Dokumente zugreifen, z. B. beim Kundentermin, in Sitzungen, im Außendienst oder im Flugzeug.
Anwendungsbeispiele
Das Universitätsklinikum Dresden nutzt in allen Geschäftsbereichen ein zentrales Vertragsmanagement für sämtliche abgeschlossenen Verträge z. B. mit Dienstleistern, Lieferanten oder Service Pro-
vidern, um die Geschäftsprozesse zu optimieren und den Überblick über die stetig anwachsenden Vertragsbeziehungen nicht zur verlieren. Rund 400 Anwender in unterschiedlichen Abteilungen wie im Rechtsbereich, im Einkauf, der Medizin- und Gebäudetechnik, im Rechenzentrum, der Aus- und Weiterbildung etc. arbeiten mit einer modernen Software. Sie greifen aus ihrer jeweiligen Transaktion auf die Dokumente und Vertragsdaten zu – die Einkaufsabteilung also aus der Bestellung im SAP MM-Modul für Materialwirtschaft, die Finanzbuchhaltung aus dem SAP Finanzwesen (FI)-Beleg, das Facility Management aus dem Instandhaltungsauftrag des SAP PM-Moduls usw. Von besonderem Wert ist für das Klinikum die umfassende Termin- und Fristenüberwachungsfunktion.
Auch die Öffentliche Versicherung Braunschweig, ein Allspartenversicherer, setzt in mehr als 15 Fachabteilungen eine Vertragsmanagement-Software ein und verwaltet damit inzwischen ca. 2500 Ver-träge (wie Dienstleistungsvereinbarungen, Rückversicherungen und Bescheinigungen für die Auftragsdatenverarbeitung). Diese Software organisiert zentral und revisionssicher alle Vertragsbeziehungen mit Dritten wie Zulieferern oder externen Dienstleistern. Dank der nahtlosen Integration in die genutzten SAP-Systeme können berechtigte Anwender direkt und zeitgleich auf die Vertragsdaten zugreifen und ein Wechsel zwischen den Systemen entfällt. Zudem schätzen die Anwender auch die umfangreichen Recherche-, Auswertungs- und Erinnerungsfunktionen.
Resümee
Ein modernes Vertragsmanagement legt zentral und revisionssicher Verträge und dazugehörige Dokumente in verschiedenen Formaten ab, schafft dadurch Transparenz, steigert die Effizienz beim Erfüllen vertragsrelevanter Aufgaben und erhöht die Planungs- und Steuerungsfähigkeit.
