Effizientes Schlüsselmanagement im Mövenpick Hotel Amsterdam City

Sicherer Zugang für Hotels

Sicherheit ist ein wichtiger Baustein für guten Service im Hotel. Wesentlich ist dabei die Schlüsselverwaltung. Das Mövenpick Hotel Amsterdam City Center setzt auf die KeyCon­ductor-Lösung, einen elektronischen Schlüsselschrank mit vollautomatisierter Erfassung.

Das zentral gelegene Mövenpick Amsterdam City Center ist mit seinen 408 Zimmern und 21 Tagungsräumen mit Blick auf die Stadt und den Fluss IJ sowohl bei Touristen als auch Geschäftsreisenden beliebt. Neben einem elektronischen Schließsystem, das den Zugang zu Hotelzimmern und anderen Bereichen verwaltet, ist in einem Hotel dieser Größe täglich eine große Anzahl von mechanischen Schlüsseln in Gebrauch – etwa für Technik- und Versorgungsräume, Treppenhäuser, Konferenz- und Tagungsräume oder Fitness-Bereiche.

Den Überblick bei der Schlüsselausgabe und -rücknahme behält das Mövenpick Amsterdam City Center mit Hilfe eines elektronischen Schlüsselschrankes: dem sogenannten „KeyConductor“. Das Produkt aus dem Hause CaptureTech gehört zum Portfolio der CSS Computer Security GmbH aus Essen. Das auf sicherheitsspezifische Hard- und Software spezialisierte Unternehmen tritt als ­zertifizierter Vertriebspartner auf dem deutschen Markt auf und bietet seinen Kunden die CaptureTech-Lösungen für effizientes Schlüsselmanagement an.

Optimierung der Sicherheit und Abläufe im Hotelalltag

„Für ein hohes Sicherheitsniveau muss es im Hotelbetrieb jederzeit nachvollziehbar sein, wer welchen Schlüssel in seinem Besitz hat oder hatte“, erklärt Claus Pohl, Leiter Support und Produktmanagement bei CSS. „Eine manuelle Schlüsselverwaltung in Papierform ist nicht nur fehleranfällig, sondern führt zu Verzögerungen in den Arbeitsabläufen.“ Für die Sicherheitsabteilung des Hotels war das der springende Punkt: „Von fünf Uhr bis etwa zehn Uhr morgens gibt es Mitarbeiter, Lieferanten und Auftragnehmer, die einen oder mehrere Schlüssel benötigen. Jede Ausgabe oder Rückgabe von Schlüsseln dauerte im Durchschnitt fünf Minuten – da fiel es nicht schwer, das Management von der Installation eines KeyConductor mit 96 Steckplätzen zu überzeugen“, berichtet Richard Vis, Regionaler Chefingenieur bei Mövenpick Hotels & Resorts.

Insbesondere für die Hotellerie, aber auch Fuhrparkverwaltung, Sicherheitsdienstleister, Hausmeisterdienste, Wartungs- und Instandhaltungsunternehmen stellt dieser elektronische Schlüsselschrank eine flexible, sichere und effiziente Lösung für die automatische Schlüsselausgabe und -rücknahme dar. Einzigartig ist der modulare Systemaufbau: von der Einstiegslösung mit Barcode-Scanner und Registrierungs-Software bis zu komplexen Schlüsselschränken. Weitere Pluspunkte sind u. a. die aktuelle Buchungskontrolle und die Möglichkeit zur fern­gesteuerten Schlüsselfreigabe.

 

RFID-fähige Sicherheitsplombe

Herzstück ist die RFID-fähige Sicherheitsplombe „KeyCop“, an der die Schlüssel dauerhaft fixiert werden. Wird der Schlüssel einmal an der Plombe angebracht und die Plombe verschlossen, kann dieser nicht wieder entfernt werden, ohne dass das Kabel durchgetrennt wird. Der „KeyCop“ ist in verschieden Farben oder Farbkombinationen erhältlich und kann mit einem individuellen Text, Logo und einem Barcode via Laserverfahren versehen werden.

Die Sicherheitsplombe enthält einen Standard Ultra High Frequenz (UHF) RFID-Tag, der mit einer einmaligen Identifikationsnummer versehen ist, so dass er eindeutig erkannt werden kann. Die Nummerierung jeder Sicherheitsplombe kann somit auf drei unabhängigen Wegen ausgelesen werden: mit Hilfe der Klarschrift auf der Plombe, durch Scannen des Barcodes oder durch Auslesen des RFID-Tags.

Für das Mövenpick Amsterdam City Center bestand der erste Schritt ebenfalls darin, für jeden Mitarbeiter und Dienstleister einen „KeyCop“ zu erstellen. Dieser enthielt die Schlüssel, zu deren Besitz die jeweilige Person berechtigt ist. Für die Hotelmitarbeiter wurde darüber hinaus ein Transponder zum Öffnen der elektronischen Schlösser von automatisierten Türen sowie ihrer Zeiterfassungsdaten erstellt. Richard Vis: „Nach der Bewertung und den Vorbereitungen konnte der Rollout beginnen. Sämtliche Mitarbeiter und Dienstleister tauschten ihre alten Schlüsselbunde gegen die neue Variante aus. Den Grund für das automatisierte Schlüsselsystem haben wir klar kommuniziert und alle Beteiligten in die Funktionsweise eingewiesen.“

Erhöhte Sicherheit durch
übersichtliche Struktur

Das KeyConductor-System besteht aus sogenannten Blades, welche jeweils zwölf Positionen für die passenden KeyCops bieten. Die Größe des Schlüsselschrankes und die Anzahl der Blades sind je nach Kundenbedürfnissen variabel. Das System kann auf Wunsch des Kunden basierend auf der Barcode- ­
oder der RFID-Technologie arbeiten. ­Zusätzlich besteht die Möglichkeit, den Schlüsselschrank, der lediglich einen herkömmlichen Stromanschluss benötigt, fest zu montieren bzw. einzubauen. Der KeyConductor wird standardmäßig mit einer Tür und einem elektronischen Schloss geliefert.

Dann fehlt für die Inbetriebnahme nur ein Schritt – Claus Pohl von CSS erläutert: „Mit der benutzerfreundlichen Software kann der Kunde von seinem PC aus einfach die Masterdatei inklusive Mitarbeitern, Schlüsselsets, Touren und die jeweilige Autorisierung festlegen. Einmal angelegt, wird die Konfiguration auf einen USB-Stick gespeichert und mit Hilfe der Schnittstelle des neuen Systems auf diesen übertragen. Die Schlüsselverwaltung ist sofort einsatzbereit.“

Für die Schlüsselausgabe meldet sich der jeweilige Mitarbeiter mit Hilfe der integrierten Tastatur und Display am System an. Der für diesen Mitarbeiter autorisierte Schlüssel oder die Schlüsselsets leuchten auf und werden zur Entnahme entriegelt. Zur Rückgabe der entnommenen Schlüssel scannt der Mitarbeiter den Barcode auf dem KeyCop mit Hilfe des am KeyConductor eingebauten Barcode-Scanners und der zugehörige Slot leuchtet auf. Nach dem Einstecken des KeyCop wird dieser sofort im Slot verriegelt und kann nicht mehr entnommen oder die Position nachträglich verändert werden. Sollte es zu einem Schadenfall in einem zugangsbeschränkten Bereich kommen, etwa einem Diebstahl, hilft das System bei der Aufklärung: Denn er speichert automatisch ein komplettes Bewegungsprofil von den ausgegebenen und zurückgenommenen Schlüsseln.

Die Einführung der neuen Lösung im Mövenpick Amsterdam City Center ging einwandfrei über die Bühne und brachte klare Vorteile mit sich. So ist neben der Effizienz auch das Bewusstsein der Mitarbeiter für die eigene Verantwortung gewachsen. „Jeder weiß, dass er für einen Schlüssel verantwortlich ist, solange er in seiner Tasche ist. Sobald sie den Schlüssel an den KeyConductor zurückgeben, endet ihre Verantwortung. So verlassen Schlüssel nie das Gelände“, fügt Claus Pohl hinzu. „Einige unserer Bestandskunden, die bereits andere Produkte von uns nutzen, haben auch beim Schlüsselmanagement auf uns vertraut und mit dem KeyConductor ebenso gute Erfahrungen gemacht. Natürlich begleiten wir unsere Kunden auch über die Einführung des neuen Systems hinaus und stehen mit unserem umfassenden Support für Rat und Tat zur Seite.“

Weitere Lösungen für einen
sicheren Hotelbetrieb

Oft sind es in einem Hotel nicht nur Schlüssel, für die ein sicheres Management notwendig ist. Mit dem KeyConductor als Herzstück des sogenannten CapLocker, dem kombinierten Schließfach- und Schlüsselschranksystem, können zusätzlich Betriebsmittel jeglicher Art sicher aufbewahrt und die Aus- und Rückgabe dokumentiert werden.

Neben Lösungen für den Zugriffsschutz bietet CSS weitere Anwendungen, die speziell in der Hotellerie Anwendung finden. Dazu gehören u. a. Hard- und Software für die (Mitarbeiter-)Ausweiserstellung sowie persönliche Alarmgeräte für die Einzelarbeitsplatzabsicherung. Letztere kommen etwa bei Mitarbeitern an der Rezeption zum Einsatz, z. B. in der Nachtschicht bei einer 24h-Besetzung, Hausmeistern oder Aufsichtspersonen in Wellness- und Pool-bereichen.

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