Mehr als nur Geschmackssache
Nach dreijähriger Bauphase hat die LANXESS AG als Ankermieter im Herbst 2013 das ehemalige Lufthansa-Gebäude an der Deutzer Brücke bezogen. Küchen und Mitarbeiterrestaurant waren jedoch nicht Leistungsgenstand des Vermieters – also war fachlicher Input gefragt.
Zusammen mit FM-Berater und-Dienstleister entwickelte die FM-Abteilung des Spezialchemie-Konzerns ein innovatives Catering-Konzept. Mit Erfolg, denn nicht nur den rund 1000 Mitarbeitern scheint dieses Konzept zu schmecken!
Mit dem Umzug in die Kölner City bündelte LANXESS wichtige Leitungs- und Verwaltungsfunktionen an einem Standort; in Leverkusen war es für das Unternehmen zu eng geworden. Der moderne LANXESS Tower steht für nachhaltige und verantwortungsvolle Architektur, die hohe internationale Standards an Umweltfreundlichkeit und Energieeffizienz erfüllt. So sah das Baukonzept die Verwendung von ökologischen, schadstoffarmen Baustoffen vor. Darüber hinaus ist der Bedarf an Primärenergie im LANXESS Tower bei laufendem Betrieb weitgehend reduziert. Dadurch lassen sich nicht nur Ressourcen nachhaltig schonen, sondern auch Betriebskosten deutlich senken. Zum Kühlen und Heizen wird in der neuen Konzernzentrale Grundwasser genutzt. Moderne Fassaden mit Dreifachverglasung, Heiz- und Kühldecken sowie raumlufttechnische Anlagen schaffen zudem beste Voraussetzungen, um das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit am Arbeitsplatz zu steigern. Ein wahres Mammutprojekt für die Bau- und FM-Verantwortlichen. Denn es galt nicht nur Hunderte Mitarbeiter am Standort zusammen zu ziehen, sondern auch die Mitarbeiterversorgung baulich und ausschreibungstechnisch in das Tower-Konzept einzubeziehen.
Das Umzugs-Projektteam entschied sich, für die Gastronomieleistungen den fachlichen Input eines externen Beraters einzuholen. Schließlich ging es darum, die eigene Entscheidungskompetenz zu verbessern, und durch eine professionelle Analyse eine tragfähige Grundlage für den Wettbewerb zu schaffen.
Dies ist offenbar gelungen, denn als Manfred Elenz, Towermanager der LANXESS AG, die FM-Redaktion beim Vorort-Termin im knapp 100 m hohen LANXESS Tower begrüßt, ist er sehr zufrieden mit den getroffenen Entscheidungen: Seit drei Jahren sorgt der Dienstleister Dussmann Service für die Mitarbeiterversorgung in der Kölner Konzernzentrale – und das in Ergebnisverantwortung. Der Weg dahin war allerdings nicht leicht, gesteht Elenz ein. „Stünde ich heute noch einmal vor dieser Aufgabe, würde ich den Caterer noch früher in die Planung einbeziehen, denn dieses Fachwissen ist bei der späteren, täglichen Arbeit wichtig!“
Revisionssicheres Vergabeverfahren
Dabei hatte man schon zwei Jahre im Vorfeld des Einzuges mit den Planungen begonnen. Dass schlussendlich alles wie geplant realisiert werden konnte, ist das Ergebnis eines gut funktionierenden Teams aus FM-Verantwortlichen, FM-Consulter und FM-Dienstleister, die schon frühzeitig ein gemeinsames Konzept erarbeitet haben. Bereits im Mai 2011 begannen die Planungen mit einer Präqualifikation von zunächst zehn Anbietern. Die Dr. Odin GmbH aus Hamburg war von Beginn an mit dabei und unterstützte Towermanager Elenz im Planungs- und Vergabeprozess.
Dabei ging es anfangs um eine konzeptionelle Abfrage der gastronomischen und der baulichen Erfordernisse. In einem nächsten Schritt besuchte das Vergabeteam die aus der Präqualifikation hervorgegangenen Anbieter, um zum einen die Ausschreibungsinhalte zu präzisieren und zum anderen in Probeessen eine Bewertungsgrundlage zu schaffen. Im nächsten Schritt holte das Team verbindliche Leistungsabfragen und Preiskalkulationen der Anbieter ein. Wichtig waren außerdem die Hygiene- und Qualitätskonzepte und die Open-Book-Policy. Dann ging es in einem nächsten Schritt zur Angebotspräsentation, in der das Team unter Berücksichtigung von Preis, Konzept und Vertragsakzeptanz die einzelnen Konzepte bewertete und danach einen Bieter für weitere Vertragsverhandlungen auswählte. Am Ende dieser Vergabeentscheidung stand natürlich die Endabstimmung des Vertrages mit allen dazugehörigen Leistungsinhalten, der Kalkulation sowie Vergütungsbestandteilen. Schließlich wurde ein Terminplan zur Abnahmebegleitung und Implementierung der Regelleistungen erstellt.
Das Ergebnis des Vergabeverfahrens sieht vor, dass eine hohe Qualität der Speisenversorgung jederzeit gesichert ist und gleichzeitig die Aufwendungen für den Auftraggeber fixiert bleiben. Und was besonders wichtig dabei ist: die Qualitätsmessung für den Dienstleister findet sich in seiner wirtschaftlichen Verantwortung, die er eingegangen ist, direkt wieder: die Mitarbeiter stimmen durch ihr Erscheinen ab, ob das Essen gut ist oder nicht. Der Dienstleister garantiert dem Auftraggeber aber eine Tischgastzahl und wenn er diese nicht erreichen sollte, trägt er die wirtschaftlichen Auswirkungen.
Neue Wege in der Mitarbeiterversorgung
Diese Art der Ergebnisverantwortung eines FM-Dienstleisters – in diesem Fall des Caterers – bedeutet eine umfassende Übertragung des wirtschaftlichen Risikos auf den Dienstleister. Ungerecht könnte man meinen – doch das Gegenteil ist der Fall, denn die angefragten Caterer wurden bereits in der Ausschreibungsphase der Leistung gebeten, sich explizit mit dem citynahen Umfeld des LANXESS Towers auseinanderzusetzen. Aufgrund ihrer fachlichen Erfahrung sind die Dienstleister auch diejenigen, die ein solches Risiko am besten bewerten können.
Zudem wurden die bisherigen Speisen- und Preiserfahrungen der Mitarbeiter detailliert beschrieben und auch in die Küchenplanung wurden die Dienstleister einbezogen. Die Bieter konnten also ihre gesamte fachliche Bewertungskompetenz in ihr Angebotskonzept einbringen – sie selbst haben die garantierte Tischgastzahl ermittelt und mit einem Preisangebot verbunden. Interessant dabei: nicht alle angefragten Caterer waren zu so einem Konzept bereit oder in der Lage. Aber diejenigen, die qualifiziert auf diese Anfrage angeboten haben, lagen durchaus sehr eng beieinander. Das hat dem Auftraggeber eine gute und sichere Möglichkeit gegeben, eine qualifizierte Leistung einzukaufen.
Im Untergeschoss des LANXESS Towers ist ein großzügiger Gastronomiebereich mit gut 220 Plätzen entstanden. Neben einem Stammessen (gemäß der Betriebsvereinbarung), einer Pasta-, Wok- und Grillstation gibt auch eine Salatbar. Zudem gibt es täglich ein besonderes Aktions-Essen. Das Mitarbeiter-Restaurant ist jeweils von 11:30 bis13:45 Uhr geöffnet. Dussmann-Betriebsleiter Ralph Aschmoneit ist von Beginn an dabei und weiß, dass der Erfolg nicht von ungefähr kommt. „Wir wollen ständig am Ball bleiben und unseren Gästen etwas bieten. Dabei haben wir allerdings auch die Preiskomponente immer im Blick. Wir kochen sehr viel mit frischen Waren, das ist oft viel günstiger als Convenience-Produkte zu verwenden.“
Durch ein monatliches Berichtswesen werden die wesentlichen Vertragsinhalte und die wirtschaftliche Entwicklung des Caterers bewertet. Zusätzlich zur Indikation der Qualität über die sogenannte Tischgast-Quote wird regelmäßig das Feedback der Mitarbeiter aus Online-Umfragen ausgewertet. „Die Resonanz aus den Online-Umfragen ist für uns wichtig, denn nur so weiß ich, welche Gerichte ankommen und kann die Speisenversorgung bestmöglich planen“, erläutert Aschmoneit. Zusätzlich zum Mitarbeiter-Restaurant bewirtschaftet Dussmann Serviceauch die Cafeteria im Erdgeschoss mit etwa 70 Plätzen. Hier können die Mitarbeiter täglich von 7:30 bis 16:30 Uhr Kaffeespezialitäten, Frühstücks- und Zwischenmahlzeiten wie Salate und Obst sowie Getränke bekommen.
Außerdem ist der Dienstleister für den Konferenz-Service zuständig: Hier wird von 8:00 bis 18:00 Uhr neben standardisierten Konferenzpaketen oder der Mittagsversorgung auch eine spezielle Event-Versorgung angeboten.
Fazit
Neue Wege zu gehen lohnt sich – in diesem Fall für alle Beteiligten: Das Konzept funktioniert, die Mitarbeiter mögen es, der Dienstleister kocht lecker und ist auch wirtschaftlich.
