Prozessorientiertes Arbeiten auf dem Vormarsch

Aufgabenteilung 4.0

Unternehmerischer Erfolg misst sich in erster Linie an der Effizienz, mit der Prozesse ­absolviert werden. Diese so hoch wie möglich zu halten und dabei Zeit und Geld einzu­sparen, lautet das Gebot der Stunde. Dabei rücken Automatisierungsmöglichkeiten für ­Geschäftsprozesse vermehrt in den Fokus.

„Nach ERP- und Business-Process-Management-Systemen stellt Robotic-Process-Automation die nächste Innovationsstufe in Richtung automatisierte Workforce dar“, erläutert Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. Bei dieser Form der Aufgabenteilung übernehmen Software-Roboter wiederkehrende Routinearbeiten, indem sie diese automatisiert ausführen.

Software-Roboter als virtuelle Mitarbeiter

Ob manuelle Sachbearbeitung, Kosten- und Rechnungsprüfung oder Mitarbeiter-Onboarding – branchenübergreifend verlieren Arbeitskräfte täglich wertvolle Zeit für die Ausführung von Routinetätigkeiten. Systeme für Robotic-Process-Automation (RPA) simulieren solche Abläufe, indem sie einzelne Bedienungsmasken oder auch ganze Geschäftsprozesse sowie die zugehörigen Benutzerschnittstellen verwenden. Mit dem RPA-Tool e:Agent bietet die meta:proc GmbH eine plattformunabhängige Lösung zum prozessorientierten Arbeiten. Anwendungsübergreifend und integrierend arbeitet diese mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers Aufgaben ab. ­Auf diese Weise imitiert und perfektioniert das Tool rund um die Uhr skalierbare Geschäftsprozesse mit einer Fehleranfälligkeit von Null.

Innovationspotenzial ausschöpfen

Mit der Unterstützung von Software-Robotern gewinnen Unternehmen effizient und kostensparend virtuelle Mitarbeiter hinzu, die Prozesse zuverlässig bearbeiten. Durch das Abgeben repetitiver Aufgaben können sich Angestellte auf ihre Kernkompetenz und solche Tätigkeiten konzentrieren, für die emotionales Urteilsvermögen und menschliche Interaktion essenziell sind –
etwa den direkten Kundenkontakt. Dabei verwaltet der Nutzer selbst die gesamte digitale Workforce und legt individuell fest, welche Prozesse die RPA-Systemumgebung zu welcher Zeit übernimmt und mit welcher Performance Software-Roboter einzelne Routinen abarbeiten. Die Einsicht in Protokolle und automatisierte Reportings ist zu jeder Zeit gegeben. Zudem lässt sich die
digitale Unterstützung bei Bedarf dem Geschäftsvolumen und der Auftragslage anpassen, um auch kurzfristige Auslastungsspitzen zu stemmen. „Insgesamt findet mit Prozessautomatisierung eine Entlastung der Mitarbeiter statt, die für mehr Effizienz und Innovationskraft im Unternehmen sorgt“, weiß der meta:proc-Experte. Um sicherzustellen, dass die optimierte Aufgabenverteilung die gewünschten Ergebnisse erzielt, werden die zu automatisierenden Prozessschritte während der RPA-Implementierung im Kontext des gesamten Geschäftsprozesses betrachtet, also sowohl vom Mitarbeiter zum e:Agent als auch umgekehrt. „Auf diese Weise lassen sich schnittstellenbedingte Reibungsverluste und Medienbrüche gering halten“, erklärt Steiner.

Personalmanagement leicht gemacht

Im Bereich Human Resources gibt es zahlreiche, für Personaler sehr zeitaufwendige Aufgaben. Und das selbst, wenn sie bei jeder Durchführung völlig identisch ablaufen. Zu solchen repetitiven Prozessen zählen sowohl die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen als auch Neueinstellungen, Transfers, Abgänge oder das Mitarbeiter-Onboarding. Unzählige dieser Aufgaben im Bereich Personalmanagement lassen sich
automatisieren und mehr Freiräume für Fachleute schaffen, damit diese sich ihren Kernaufgaben zuwenden können. „Gut strukturierte und standardisierte Prozesse steigern die Effizienz im Bereich Human Resources. Dieses Ziel lässt sich mit der Einführung von Robotic-Process-Automation erreichen“, so Steiner. „Kommt beispielsweise ein neuer Kollege ins Unternehmen, steht das Mitarbeiter-Onboarding an. Daraus resultiert eine Kette von Arbeitsabläufen, die von der Personalabteilung zeitnah zu erledigen sind.“ Zu diesen Aufgaben zählen das Anlegen eines
E-Mail-Accounts sowie einer Telefondurchwahl, das Einpflegen der Stammdaten und die Integration des neuen Profils in alle unternehmensinternen Systeme, gegebenenfalls das Anfertigen eines Mitarbeiterausweises inklusive Festlegung der Zutrittsermächtigungen und vieles mehr. „All diese Prozesse laufen stets in derselben Reihenfolge ab und unterscheiden sich lediglich durch die personenbezogenen Daten des neuen Kollegen. Für einen Software-Roboter sind diese Aufgaben also leicht zu
erledigen“, bestätigt Steiner. „Von seinen menschlichen Vorgesetzten bekommt der virtuelle Helfer einen festgelegten Workflow, an dem er sich orientiert und alle Abläufe den Vorgaben entsprechend erfüllt – so sind Fehler ausgeschlossen und kein einziger Schritt wird vergessen.“ In gewissem Umfang können dem Roboter auch trainierte Entscheidungen übertragen werden, wie beispielsweise die Auswahl von geeigneten E-Mail-Verteilern für den neuen Mitarbeiter oder Zugriffsbeschränkungen für bestimmte Dateien. Als Abschluss des gesamten Prozesses kann der Software-Roboter dem zukünftigen Kollegen sämtliche Informationen selbstständig per E-Mail zur Verfügung stellen.

Je mehr softwaregesteuerte Prozesse in einem Unternehmen zum Einsatz kommen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Teile der Automation auch für zusätzlich zu automatisierende Abläufe genutzt werden können. „Bei in-telligenter Aufteilung der einzelnen
Prozessschritte dienen sogenannte Teilautomationen als wiederverwertbare
Basis“, erklärt Steiner. „Die bestehenden Automatisierungen dienen quasi als Maske für die neu zu automatisierenden Arbeitsprozesse.“ So sind beispielsweise die Software-Roboter für den Onboarding-Teilprozess neuer Mitarbeiter Komponente eines Assets, der technisch in der Regel der gleiche ist wie bei bereits etablierten Beschäftigten. In diesem Fall muss lediglich ein weiterer Prozessschritt definiert werden, der mit den bereits aktiven Robotern zusammenarbeitet.

Eine Lösung für viele Branchen

Wie mit dem Mitarbeiter-Onboarding verhält es sich mit zahlreichen weiteren Prozessen – nicht nur im Bereich Human Resources. Viele Aufgaben lassen sich mithilfe von RPA optimieren. Dazu zählen Abläufe auf dem Gebiet der Versicherung wie zum Beispiel Preisgestaltung, Richtlinienverwaltung oder Schadenbearbeitung und in der Finanzbranche, in der regelmäßig Umsatzerkennungen, Kostenprüfungen oder operative Abstimmungen durchzuführen sind. „Robotic-Process-Automation ermöglicht es, selbst über Jahre hinweg optimierte Routinen weitestgehend unverändert zu adaptieren und zu automatisieren“, so meta:proc-Experte Steiner. Während der Implementierung, die unabhängig von weiteren Schnittstellen oder zusätzlichen Datenbanken verläuft, wird der e:Agent den bestehenden IT-Infrastrukturen sowie den individuellen Nutzungsbedürfnissen angepasst. Die RPA-Plattform lässt sich auf physischer Hardware sowie virtuellen Systemen
implementieren und lokal oder remote verwalten. Außerdem läuft das Dashboard des e:Agents in jedem Browser.

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