FACILITY MANAGEMENT im Interview

Zwischen Cosmos und Community

Im Mai dieses Jahres feierte die Dr. Odin GmbH ihr 20-jähriges Bestehen. Grund genug für ­FM-Redakteurin Kerstin Galenza mit Dr. Sigrid Odin, Janke Papenfuß und Janice ­ von Rekowski über den FM-Markt, seine Kunden und die FM-Community zu sprechen.

Die Dr. Odin GmbH feiert ihren 20. Geburtstag. Sie sind längst einer der bekannten Namen im FM-Markt. ­Was macht Sie und Ihr Team ­besonders?

Dr. Sigrid Odin: Die Dr. Odin steht für Werte, die uns hoffentlich unverwechselbar machen. Unser Team besteht ausschließlich aus erfahrenen Seniorberatern. Diese konnten eigene operative Führungserfahrung sammeln, entweder auf Kunden- oder auf Dienstleisterseite, und einige sogar auf beiden Seiten. Diese Expertise bringen wir authentisch in unsere Beratungsaufgaben ein und geben damit praxiserprobte Lösungen weiter. Die professionelle Übermittlung von Erfahrungen zieht eine Arbeitsweise im Team nach sich, die es erfordert, stetig unsere Erkenntnisse, Einblicke und ­Lösungen, das neu hinzu gekommene ­Wissen aus aktuellen Projekten, sowie un­sere Arbeit in vielen Arbeitskreisen miteinander zu verknüpfen. Das ist ein wesentlicher Schwerpunkt in unserer Arbeit – systematisches Zusammenarbeiten im Team.

Klingt wie aus dem Lehrbuch für kreatives Arbeiten. Wie passt das zum typischen ­Berateralltag – jeder allein beim Kunden vor Ort…

Janke Papenfuß: Das ist gerade eben bei uns nicht der Fall. Wir haben in allen unseren Beratungsmandaten ein sehr straffes Projektmanagement und setzen nur in sehr wenigen Ausnahmen einzelne Berater ein. Wir arbeiten grundsätzlich als Team im Projekt. Dies ermöglicht es uns, dass wir den Austausch zwischen den jeweils für die Aufgabe ausgewählten Berater bereits einmal im Kernteam bündeln. Zudem arbeiten wir in all unseren Mandaten schon in der Angebotsphase, dann aber spätestens im internen Projekt-Kick Off mit dem gesamten Team an der grundsätzlichen Lösungsfindung für die ­avisierte Aufgabenstellung. Natürlich muss eine solche Zielgröße im Projekt adjustiert werden. Auch hier holt sich das Kernteam wieder Input und Erfahrungswissen aus dem gesamten Team. Weil das Beraterteam nicht ausschließlich beim Kunden vor Ort ist, gibt es im Beraterstab einen größeren internen Austausch, einen Pool an Wissen, auf den wir zurückgreifen. Dieser Austausch muss gezielt geplant werden. Unser Projektmanagement definiert also für jedes Projekt die Termine beim Mandanten vor Ort, die Termine der Arbeit und des internen Austauschs im Büro. Diese straffe Projektplanung führt dazu, dass wir alle Arbeitsziele zum jeweils vereinbarten Termin liefern. Das ist durchaus ein Markenzeichen und wird uns äußerst positiv von unseren Mandanten zurückgemeldet!

Janice von Rekowski: Ein Markenzeichen ist zudem auch – und das sei mir als noch junges Team-Mitglied gestattet anzumerken – unsere Berater sind langjährig dabei. Wir haben Kollegen, die schon 16 Jahre bei der Dr. Odin GmbH sind. Nur der „Nachwuchs“ ist weniger als zwölf Jahre an Bord. Das ist für den Beratermarkt nicht typisch. Bei uns ist die konstante Beraterkapazität Teil des Erfolgs und der Qualität, die wir unseren Mandanten liefern. Ich war schon recht erstaunt, dass unser Unternehmen – als vergleichsweise kleine Beratungsgesellschaft – seine Prozesse in einem Qualitätsmanagementsystem immer wieder auf den Prüfstand stellt.

DIN EN ISO 9001 klingt ja nun nicht wirklich revolu­tionär…

Dr. Sigrid Odin: Da kann ich Ihnen nur völlig zustimmen, wenn man das QM-Handbuch im Aktenschrank vor sich sieht. Für uns ist das QMS nur der genormte Rahmen eines „disziplinierenden“ Prozesses. Wir „fangen“ so erfahrende Einzelkämpfer, die es gewohnt sind, an der Spitze als Führungspersönlichkeiten Entscheidungen zu treffen, in einen gewollten Austausch, ein gefordertes Feedback, eine vorgeschriebene Arbeitsteilung und in ein echtes Team-­Produkt, ein. Mein Mann und ich haben ziemlich zu Beginn unserer beruflichen Entwicklung ein postgraduales Studium absolvieren können und gelernt, was es bedeutet, kreatives Denken immer wieder anzustoßen. Rahmenbedingungen für das Denken über den Tellerrand zu schaffen und Erkenntnisse methodisch so zu verallgemeinern, dass sie reproduzierbar werden. Das ist der Kern funktionierenden Wissensmanagements und das ist unsere Arbeitsweise im Unternehmen. Nicht immer einfach, aber in jedem Falle erfolgreich, immer vornan und nachhaltig.

Ist das auch der Grund, warum wir die Mitarbeiter Ihres Hauses in vielen Arbeitskreisen der Branche antreffen und oftmals sogar an der Spitze dieser Arbeitskreise?

Janke Papenfuß: Trends zu setzen, macht uns für Arbeitskreise sicherlich interessant und wertvoll. Insofern können wir die Frage bejahen. Aber die ­Mitwirkung in den Arbeitskreisen ist zugleich für uns eine weitere „Team-
Komponente“, die wir in unser Wissensmanagement mit einbinden. Impulsgeber zu sein, ist uns wichtig. Zugleich ist eben Teil der geschilderten Arbeitsweise, bei uns erarbeitete Lösungen mit Branchenkollegen auf den Prüfstand zu stellen und kritisch hinterfragen zu lassen. Insofern haben wir es uns zum Prinzip gemacht, in den unterschiedlichsten Arbeitskreisen aktiv mitzuarbeiten. Auch das macht uns bei unseren Mandanten authentisch und sichert unsere Kunden ab, nicht eine Einzelmeinung einzukaufen, sondern erprobtes Wissen und den jeweils aktuellen Trend.

Dr. Sigrid Odin: Die Arbeitskreise sind für uns in der Tat auch eine Kommunikationsplattform. Beratung und erst recht Beratung im Facility Management ist ein „erklärungsbedürftiges“ Produkt. Es „verkauft“ sich nicht über Messestände, Plakate oder Anzeigen. Wir werden über Vorträge, Kongresse, Fachpublikationen und eben Arbeitskreise wahrgenommen und können unser „Produkt“ erläutern. Das zieht allerdings nach sich, dass wir auch etwas zu sagen haben müssen. Deshalb wird der Entwicklungsarbeit in unserem Unternehmen ein breiter Raum gegeben wie  auch entsprechende Ressourcen zur Verfügung gestellt. Ich selbst komme ja aus der strategischen Unternehmensentwicklung und habe sowohl in der Forschung, der Schienenfahrzeugindustrie, im Turn Key Fabrikanlagenbau als auch im Anlagenbau jeweils die Produktentwicklung und die strategische Ausrichtung verantwortet. In solchen internationalen Konzernen ist normal, in derlei strategischen Aufgaben Geld zu investieren. Auch die großen Strategieberater investieren nicht unerheblich in ihre eigene Entwicklung und begründen damit ihre Marktführung. Für den mittelständischen Beratermarkt ist das noch nicht typisch. Für die FM-Dienstleistung allerdings auch nicht...

Janice von Rekowski: Das ist gerade der Grund, warum ich aus der Immobilienwirtschaft und Wirtschaftsprüfung in die Dr. Odin GmbH gewechselt bin. Das agile Arbeiten im Team hat mich sehr angesprochen – ganz anders als die Beratungsleistung als Wirtschaftsprüfungs-Prüfungsassistenz-Einzelkämpfer beim Mandanten vor Ort. Was mich absolut begeistert, dass die „Entwicklungsarbeit“ bei Dr. Odin GmbH kein leeres Versprechen ist. Ich habe vor einem halben Jahr die Projektleitung für unsere Software-Entwicklungen von meinem Vorgänger aus dem IT-Sektor übernommen. Hier wird nicht nur Geld in die Hand genommen, um dem Hype der Digitalisierung zu frönen und auch irgendeine App in den Markt zu drücken… Wir sind gegenwärtig dabei, uns als Berater quasi neu zu erfinden. Während wir bisher systematisch und methodisch dafür gesorgt haben, dass das Wissen vieler Köpfe in die Lösungsfindung für die Mandantenaufgabe einfließen konnte, gehen wir nun gezielt einen Riesenschritt weiter. Wir überführen dieses gesamte Wissen aus 20 Jahren ­Beratererfahrung in ein digitales Uni­versum. Der Name für diesen riesigen Schritt: FM-Cosmos.

Für mich ist es das Aufsaugen von
Kollegenwissen und das systematische Überführen in ein modernes Wissensmanagement zugleich. Im FM-Cosmos haben wir unsere Werkzeuge und Lösungen für strategische Aufgabenstellungen der Mandanten genauso abgebildet, wie unsere Datenbanken für die Umsetzung gesetzlichen und technischen Regelwerks für eine rechtskonforme Delegation von Organisationsverantwortung unserer Mandanten. Wenn die Delega­tion auch Dritte einschließt, also Dienstleistungen im Markt vergeben werden, sind die physikalischen wie auch orga­nisatorischen Schnittstellen zwischen ­Eigenleistung und Fremdleistung im Tool hinterlegt. Dann muss diese Arbeitsteilung aktiv gesteuert werden ­können –hier liefern wir eine digitale Kommu­ni­kationsplattform, die es dem Auf­trag­geber zusichert, die Datenhoheit zu behalten, aber den Auftragnehmer in die Lage versetzt, seine eigenen Steuerungsinstrumente auszuschöpfen ohne Daten redundant pflegen zu müssen.

Das klingt recht komplex. Andererseits sind oftmals die Leistungen, die Auftraggeber an Dienstleister übertragen sehr umfangreich und nicht mehr wirklich fassbar. Die Daten und die Steuerung sind also wichtige Handlungsfelder geworden.

Janke Papenfuß: Spannend an diesen Tools unseres FM-Cosmos ist vor allem, dass wir auf die typischen Lösungen in ganz unterschiedlichen Situationen beim Mandanten bzw. in der Projektaufgabenstellung reagieren und diese damit abbilden können. Wir können eine vollständige Eigenleistung des FM-Bereichs eines Unternehmens genauso realisieren, wie auch nur Prüfpflichten oder einzelne Instandhaltungsleistungen mit Dritten. Wir können aber ebenso ganze Gewerke rechtssicher und effizient an einen Dritten übertragen, weil der Mandant seine eigenen Kapazitäten in der taktischen Steuerung fokussiert hat. Wir bedienen – und für die Entwicklung dieser hohen Komplexität sind wir im Markt explizit bekannt – die Steuerung ganzer Betreiberleistungen durch Dritte, wenn sich der Mandant auf die strategischen Kapazitäten im eigenen Hause konzen­triert hat.

Wir haben in den vergangenen 20 Jahren als Spezialist für das Facility Management in der Beraterbranche die immer wieder zu stellenden und zu beantwortenden Fragen systematisiert. Nun überführen wir sie komplett in eine „digitale Ablage“. Dort lassen sie sich schneller und umfassender verknüpfen, als wir das in noch so vielen Team-Abstimmungen könnten. Das Wichtige dabei ist aber, dass wir für eine messbare Arbeitsteilung immer „konkret“ bleiben. Der Auftraggeber kann eben einem Dienstleister weder eine Einzelleistung übertragen, wenn er sie nicht genau ­benennt, noch kann er das, wenn es 20 Standorte in ganz Europa sind. Die Delegation von Organisationsverantwortung istimmer ganz konkret. Diese muss der Arbeitgeber seinem eigenen Mitarbeiter genau übertragen und diese muss der Auftraggeber wiederum seinem Dienstleister genau vorgeben, damit dieser sie wiederum auf seinen Mitarbeiter übertragen kann. Der Gesetzgeber fordert einen hohen Grad der Genauigkeit und Präzision, den wir im FM-Cosmos abbilden und zur Verfügung stellen – über alle Gewerke im Facility Management.

Janice von Rekowski: Auch hier sind wir „modern“ in unserer Arbeitsweise. Wir haben gegenwärtig einige Mandanten, die als Entwicklungspartner an der Umsetzung ihrer jeweiligen spezifischen Situation unseren FM-Cosmos mitgestalten. Deren Schwerpunkte werden in der aktuellen Entwicklungsphase prioritär umgesetzt. Aber in einem weiteren Jahr der Entwicklung wollen wir alle FM-Gewerke implementiert haben. Parallel sollen unsere Mandanten mit dem FM-Cosmos ihr jeweiliges Facility Management Geschäft sowohl strategisch, als auch taktisch und operativ steuern – egal ob damit die eigenen Mitarbeiter und deren Prozesse im Fokus stehen oder an definierten Schnittstellen die Leistungen ihrer Facility Services Partner.

Machen Sie sich als Berater nicht auch ein Stück überflüssig mit einem solchen mächtigen Tool-Kasten?

Dr. Sigrid Odin: Das haben wir in unserem Team in der Tat diskutiert. Aber wir sind gemeinsam zu dem Schluss gekommen, dass auch wir um die Digita­lisierung nicht herumkommen und dies auch gar nicht wollen. Unsere Erfahrungen, Wissen und Strukturen über ein QM-System zu bündeln und transparent zu machen sind so wirksam, dass wir in der App nur als konsequente Fortsetzung sehen, den nächsten Schritt im Aktivieren unseres Wissensmanagements zu gehen. So haben wir beschlossen, keine „Alibi-App“ zu entwickeln. Wir werden ja auch weiterhin unser Wissen und unsere Erfahrungen in unsere App einbringen müssen – besonders neu gewonnenes Wissen und Entwicklungen und können uns dank der digitalen Komponente ausschließlich auf Inhalte fokussieren. Sowohl wir als Berater, aber auch unsere Mandanten selbst werden mit und in der App  arbeiten. Es wird unsere Aufgabe bleiben, typische Fragen und typische Antworten wiederum als solche zu bewerten und der Community in unserem FM-Cosmos als solche zu empfehlen. Das machen wir so lange, bis unsere App dies mit Hilfe von künstlicher Intelligenz selbstständig Vorschläge liefern kann und noch intensivere Analysen erlaubt. Dann bleiben wir aber der Treuhänder des Wissens für unsere Community – das ist für uns als Berater eine lohnende, aber nicht ganz nahe Zukunft. Bis dahin werden wir mit unseren Apps im FM-Cosmos für unsere Mandanten schneller und effizienter in der Lösungsfindung, selbst, wenn die Mandanten nicht in die Community eintreten möchten. Alles ist möglich!

Dann kann ich Ihnen und Ihrem Team eigentlich nur wünschen, dass Sie auch in den nächsten 20 Jahren mit so viel Freude und Engagement im FM-Markt agieren. Ich wünsche Ihnen viele Interessenten an Ihrer Community des FM-Cosmos!