Wartungsmanagement für das Max Planck Institut in Dresden

Mehr Transparenz und Sicherheit mit Wartungsplaner-Software

Gerade in einer Forschungseinrichtung müssen Anlagen und Geräte einwandfrei funktionieren, denn neben der wissenschaftlichen Infrastruktur muss auch die Sicherheit der Mitarbeiter zu jeder Zeit voll gewährleistet sein. Deswegen hat der Gesetzgeber eine ganze Reihe von Arbeitsschutzregelungen und Prüfrichtlinien erlassen, die sämtliche Betriebsmittel erfassen: Heizung, Lüftung, Wasseraufbereitung ebenso wie Fenster, Türen und Aufzüge. Das Max Planck Institut setzt für das Wartungsmanagement seiner Anlagen nun eine Software ein.

Das Max-Planck-Institut für Chemische Physik fester Stoffe (MPI CPfS) in Dresden führt experimentelle und theoretische Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Materialwissenschaften durch – fachübergreifend zwischen Festkörperchemie und Physik der kondensierten Materie. Das Institut gehört zur Max-Planck-Gesellschaft mit ihren über 80 Instituten unterschiedlichster Fachrichtungen. Am Standort in Dresden arbeiten rund 250 Mitarbeiter auf einer Fläche von knapp 19.000 m². Die Abteilung Technik ist dabei für die technische Infrastruktur des Institutes zuständig. Als Dienstleisterin mit ihren fünf Bereichen unterstützt sie die wissenschaftliche Arbeit vor Ort. Zur Abteilung gehören die Bereiche Werkstatt, Elektrik/Elektronik, Medien, Glasbläserei und Hausservice.

 

Herausforderungen an die
Wartung im Institut

Die Abteilung Technik betreibt insgesamt rund 800 Anlagen des Instituts. Dazu zählen unter anderem Kühlanlagen, die Heizung, die Neutralisations-anlage und Wasseraufbereitungsanlagen; aber auch Aufzüge, Lüftungen, Brandschutzanlagen und Gasanlagen. Sieben Mitarbeiter der Haustechnik stellen die Wartungs- und Prüfarbeiten 24 Stunden am Tag sicher. Für die Nacht und Wochenenden gibt es einen Bereitschaftsdienst.

Die Funktionalität der Anlagen hat höchste Priorität, da sie die wissenschaftliche Infrastruktur für die Laboratorien sicherstellen. Da viele Experimente über längere Zeiträume laufen, ist außerdem eine Langzeitabsicherung erforderlich. Besonders kritisch ist hierbei die Einhaltung behördlicher Vorgaben, darunter die Prüfung von Brandschutzklappen, die TÜV-­Prüfung der Aufzüge oder die Hygieneprüfung der Lüftung.

Einzelne Mitarbeiter trugen in der Vergangenheit die Verantwortung für Wartungs- und Prüftermine der verschiedenen Anlagen. Sie stimmten die Termine mit den beauftragten ­Wartungsfirmen ab und diese führten die Wartungen aus. ­Problematisch war dabei, dass die wichtige Dokumentation der
Prüfungen teilweise nur unvollständig vorlag und eine übergreifende Kontrolle nicht möglich war. Struktur und Vollständigkeit der Unterlagen blieben den einzelnen Mitarbeitern in der Verantwortlichkeit überlassen.

 

Prüffristen- und Wartungsmanagement
wird neu aufgestellt

Das Institut wollte das Prüfmanagement mit einem modernen Tool neu und zeitgemäß aufstellen. Verschiedene Kriterien
sollten dabei erfüllt werden. Zum einen sollte eine lückenlose Dokumentation der Wartungs- und Prüfaufgaben erfolgen. Zudem sollten Dokumente zu den Objekten, etwa Wartungsvertrag, Betriebsanweisung oder Bedienanleitung, bereitgestellt und hinterlegt werden können. Das Programm sollte den verantwortlichen Mitarbeitern klar aufschlüsseln, welche Arbeiten wann auszuführen sind und zudem den Vorgesetzten eine Kontrollmöglichkeit bieten. Außerdem war eine vollständige Dokumentation des gesamten Anlagenlebens samt Reparaturen und Ausfällen gewünscht.

Den Mitarbeitern im haustechnischen Bereich sollte insgesamt eine zentrales und leicht zu handhabendes Programm zur Verfügung stehen – mit einer schnellen Übersicht samt Suchfunktion, um Objekte unkompliziert aufrufen zu können. Das Programm sollte außerdem Bezeichnungen, Verfahren und Arbeitsstände vereinheitlichen und für alle Verantwortlichen eine einheitliche Basis schaffen. Die Wahl fiel auf den Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung, deren Hand­habung die Wissenschaftler überzeugte. Die Software punktet mit ihrer einfachen und übersichtlichen Darstellung.

 

Software wird an die
Erfordernisse angepasst

Nach einem eintägigen Workshop sowie einer späteren Schulung zum strukturellen Aufbau und weiteren Anpassungen des Wartungsplaners erfolgte die Einführung der Software. Zunächst testete der Technische Leiter des MPI CPfS, Andreas Schwoboda, das Programm und gab eine Struktur vor. Über zwei Jahre hinweg wurden die Daten in das neue System migriert und das Programm für den Betrieb im Institut optimiert. Die Gruppenleiter führten die Dateneingabe und den Verbesserungsprozess fort.

Aktuell befindet sich das Programm im Rollout für die Mitarbeiter. In der Abteilung Technik arbeiten zehn Angestellte mit dem Wartungsplaner, in der Verwaltung ein Mitarbeiter.

Der Wartungsplaner wurde Schritt für Schritt flexibel den Erfordernissen aus der Praxis angepasst. Zum Beispiel ist es für das Institut sehr hilfreich, wenn Anlagen, die komplett von einer Wartungsfirma betreut werden, als Sammelobjekt zusammengefasst werden. Die Teile der Lüftungsanlage wurden etwa zunächst als einzelne Objekte angelegt, wo allerdings nur Reparaturen aufgezeichnet wurden. Deswegen wurde für die Wartungen ein Sammelobjekt Lüftungsanlage erstellt. Dort erfolgt die Terminierung und Dokumentenablage für die gesamte Lüftungsanlage. Die Benamung mit Bindestrich sorgt dafür, dass alle Sammelobjekte einheitlich untereinander gelistet werden. Die Mitarbeiter müssen sich in der Vorschau nun nicht mehr durch 150 einzelne Lüftungsanlagen klicken, sondern profitieren von der Übersichtlichkeit des Sammelordners.

 

Sinkende Ausfallzeiten,
steigende Transparenz

Dank des eingesetzten Wartungsplaners können die Anlagen des MPI CPfS immer termingerecht gewartet werden, was Ausfallzeiten reduziert. Besonders wichtig ist das für jene Anlagen, die die Nutzungsdauer überschritten haben. Weiteres Plus: Die Unterbrechungen oder Störungen der wissenschaftlichen Arbeiten werden reduziert. Das Institut hat darüber hinaus die Sicherheit, dass notwendige Reparaturen und Maßnahmen nicht vergessen werden.

Die Mitarbeiter müssen auch nicht mehr zeitintensiv nach Dokumenten für die Revision suchen. „Mit dem Wartungsplaner haben wir eine bessere Kontrolle für die Mitarbeiter und die Vorgesetzten eine lückenlose Dokumentation der Wartungs- und Prüfarbeiten“, so Andreas Schwoboda. Das Programm bringt Transparenz in den Arbeitsaufwand für Vorbereitung, Durchführung, Kontrolle und Abnahme der Wartungen. So können die entsprechenden Maßnahmen zeitnah und gezielt eingeleitet werden. Die Software übernimmt außerdem die Dokumentation der Wartungsarbeiten. Reparaturwiederholungen können so besser erkannt und notwendige Maßnahmen festgelegt werden. Auch die Terminierung der Wartungen mit verschiedenen Dienstleistern lässt sich leichter koordinieren. Da Arbeitsabläufe gestrafft und Synergieeffekte bei Wartungen genutzt werden können, sinkt die Ausfallzeit der Anlagen während der Wartung.

Geschätztes Feature ist zudem die Trennung der Speicherung der Daten und Dokumente vom Programm. Dank der Speicherung auf einem gesonderten Laufwerk mit eigener Zugriffsmöglichkeit und Absicherung sind die sensiblen Daten sicher.

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