„Kostentransparenz allei­ne  
macht noch kein FM!“

Fokus Objekt

i²fm: Herr Dr. Greim, Herr Thieves welche Relevanz messen Sie dem Thema Dienstleistungssteuerung bei?

Hans-Robert Greim: Für den Erfolg des Dienstleister-Einsatzes ist eine qualifizierte Dienstleistungssteuerung unerlässlich. Es geht um ein gemeinsames Leistungsversprechen gegenüber dem Nutzer. Nur die effiziente und effektive Zusammenarbeit zwischen Dienstleistungssteuerung und Objektleiter sichert den durchgängigen Prozesserfolg. 

Hans-Peter Thieves: In der operativen Umsetzung stehen sich Auftraggeber und -nehmer gegenüber. Unsere Erfahrungen, vor allem aus den Qualitätsaudits seit 2006, haben gezeigt, dass ein gemeinsamer Erfolg nur möglich ist, wenn auf Seiten des Auftraggebers die auf Dritte übertragenen Dienstleistungen systematisch gesteuert werden. Diese Dienstleistungssteuerung zeigt, durch ständigen Abgleich zwischen erwarteter Leistung und tätsächlich erbrachter Leistung, Potential zur Verbesserung, nicht nur auf Seite des Dienstleisters, auf.

i²fm: Herr Dr. Greim, haben Sie Empfehlungen für die organisatorische Einbindung eines Dienstleisters in das eigene Unternehmen?

Hans-Robert Greim: Bei BMW sind alle Dienstleister – nicht nur im FM – jeweils direkt an die zuständige Fachabteilung angebunden. Diese agiert im Tagesgeschäft quasi als Makler zwischen Nutzer und Dienstleister und sichert die permanente Stimmigkeit zwischen den Erfordernissen des Nutzers und der Performance des Dienstleisters. 

i²fm: Wie wichtig ist Ihnen dabei das One-face-to-the-Customer-Prinzip? Und nützt ein One-face-to-the-Provider-Prinzip auch dem Nutzer?

Hans-Robert Greim: Der Dienstleistungssteuerer agiert als One-face-to in beide Richtungen. Damit erreichen wir Eindeutigkeit und Klarheit in den Prozessen und Arbeitsbeziehungen, arbeiten in transparenten Regelkreisen mit klar definierten Spielregeln und sorgen durch diese eindeutige Schnittstelle für Nutzer wie Dienstleister unter anderem auch für eine widerspruchsfreie Kommunikation. Wir sehen durch diese fokussierte Schnittstelle für alle Parteien – Nutzer, FM-Fachbereich und Dienstleister – erhebliche Vorteile.

i²fm: Wir hören oft, dass im Objektmanagement einiger Nachholbedarf in Sachen Kompetenzerwerb besteht. Wie bewerten Sie das, Herr Thieves?

Hans-Peter Thieves: Hier zeigen auch unsere Erfahrungen bis heute deutli­­chen Verbesserungsbedarf im Management, in der Organisation sowie in der Umsetzung und Verzahnung der Prozesse. Ursache hierfür sind leider die oft nicht ausreichend vorhandenen ­Managementkompetenzen und/ oder die persönliche Eignung der hier ein­gesetzten Mitarbeiter.

i²fm: Herr Junkes, kommen Ihnen langfristig eigentlich noch Dienstleister ins Haus, ohne in irgend­einer Form Kompetenz im Objektmanagement nachzuweisen?

Thilo Junkes: Objektmanagement heißt für uns vor allem Lebenszyklusmanagement. Schon allein diese Sicht verdeut­licht, dass die Anforderungen an den Objektmanager inzwischen über die ­traditionellen Qualitäten eines reinen Gebäudemanagers hinausgehen. Vielmehr geht es darum, das Einzelobjekt in einen strategischen „end-to-end“-Kontext des auftraggebenden Corporates zu stellen und die Objektmanager über eine entsprechende Führung durch das Property-Management zu befähigen, also die Bewirtschaftungs­positionen des Objektes in einem Gesamtzusammenhang mit Kostenzielen und der Portfoliostrategie des Auftraggebers zu verstehen. Hinzu kommen gestiegene Anforderungen aus dem haftungsrechtlichen Umfeld und der outputorientierten Steuerung über Verfügbarkeiten. Dies gilt insbesondere bei unserem Modell der weitgehenden Übertragung der Betreiberverantwortung an unseren outgesourceten Dienstleister. Von daher ist aus unserer Sicht die nachweisbare Kompetenz im Objektmanagement ­sowie die kontinuierliche Weiterentwicklung und Schulung ein wesentlicher Erfolgsfaktor eines jeden Facility Services-Dienst­leisters.↓

i²fm: Herr Erk, das Thema Objektmanagement wird sehr häufig unter dem Fokus Kostensenkung diskutiert. Wie viel Kostensenkungspotential hat denn ein wirklich umfassend funktionierendes Objektmanagement?

Thomas Erk: Bei dieser Frage geht es natürlich zunächst einmal um die Haltung des Dienstleisters – unabhängig ­davon ob er intern oder extern ist. Das Objektmanagement ist für die optimale Betreuung der Flächen verantwortlich. Diese müssen in guter Qualität gehalten werden. Der Objektmanager braucht ­dazu ein gutes Kundenverständnis und muss sich die Ziele des Kunden, des Nutzers, zu eigen machen. Dafür haben wir ein Key Accounting implementiert, das über das FM nach oben läuft. Und hier ist dann bei uns auch die Schnittstelle zum Nutzer. Diese Art der Organisation hat tatsächlich schon Kostensenkungseffekte erbracht.

Denn es ist wichtig, das Objektmanagement in seiner Struktur, in seiner Organisation und in seiner Fertigungstiefe zu hinterfragen und anzupassen immer gemessen an den Zielen des Nutzers. Dadurch hat das Objektmanagement meines Erachtens Kostensenkungspotential, indem man sich effizienter aufstellt. Die objektbezogenen Kostensenkungspotentiale, die darüber hinaus existieren, liegen beispielsweise im ­Bereich der Energie­kosten, auch im Bereich der Personalkosten. Letzten Endes sind es aber die Flächenverbräuche, die wir als Kostensenkungshebel besonders im Blick ­haben. Darauf hat aber der Objekt­manager keinen Durchgriff.

i²fm: Herr Junkes, welche Hebel der Kostensenkung haben Sie im Blick?

Thilo Junkes: Natürlich gelten für uns auch nach wie vor die klassischen Kostensenkungshebel in der Objektbewirtschaftung wie Betriebs-, Instandhaltungs- und Servicekosten. Diese Kostenpositionen müssen durchgängig gemonitort und hinsichtlich Verbrauch, Service Levels, Qualität und Notwendigkeit überprüft bzw. weiter entwickelt werden. Dennoch ergeben sich hierbei natürliche Grenzen, welche vor allem durch Nutzerzufriedenheit, Betriebssicherheit, Werterhalt und gesetzliche Vorgaben definiert werden. Ein Corporate muss daher immer zwischen Kostenzielen und diesen Grenzen austarieren und das geeignete Maß im Rahmen des Möglichen regelmäßig validieren. Ein zumeist größerer Hebel liegt unseres Erachtens inzwischen in der bedarfsgerechten und kostenbewussten Nutzung von Flächen durch die Konzernnutzer. Ein weiterer Schritt ist die Einführung innovativer Flächenkonzepte, sofern diese wirtschaftlich im Bestand umzusetzen sind.

i²fm: Die zentralen Themen beim Flächenmanagement sind Incentivierung und Verrechnungsmodelle. Was empfehlen Sie konkret denen, die planen, solche Modelle einzuführen?

Thilo Junkes: Nach unserer Erfahrung bewirkt der Kostendruck in Unternehmen eine zunehmende Spezialisierung, um auch Sekundärprozesse mit hoher Professionalität und Management Attention weiter entwickeln zu können. Im Konzern Deutsche Telekom sind Immobilien daher kein Kerngeschäft. Die Immobiliengruppe entlastet die Konzernnutzer, indem wir aus ganzheitlicher Konzernperspektive die relevanten Kostenpositionen und die Flächenallokation aus einer zentralen Funktion adressieren. Der Kostensenkungshebel des Nutzers ist auf einen Parameter reduziert: der Flächenverbrauch als der ursächliche Treiber aller anhängigen Immobilienkosten. Unterstützend haben wir auf Basis standardisierter Flächenservices für die Mieter ein vereinfachtes Full-Service-Modell mit Cluster-Verrechnungspreisen (Warmmieten) eingeführt. Es wird somit nicht mehr über Details diskutiert, sondern nur noch über Mengen auf Basis standardisierter Qualitäten sowie die korrespondierenden Sekundärbudgets in Summe.

Damit die Konzernnutzer diesen Hebel auch intensiv nutzen können, haben wir die Vermietungslogik für Büroflächen weitgehend flexibilisiert und abseits marktüblicher Modelle die Rückgabe einzelner Räume mit monatlicher Kündigungsfrist statt ganzer Mieteinheiten ermöglicht. Dieses innovative Instrument hat in den letzten beiden Jahren einen massiven Abbau konzerngenutzter Flächen im Office-Bereich von mehreren hunderttausend Quadratmetern Mietfläche generiert.

i²fm: Herr Erk, und wie sollte man sich darüber hinaus organisatorisch aufstellen, um den Kostenhebel „Flächenverbrauch“ auch bedienen zu können?

Thomas Erk: Herr Junkes hat ja ganz Recht. Das Thema Flächen ist bei den Kerngesellschaften nicht on scope, die haben andere Themen. Da sind die Flächenthemen eher ein notwendiges Übel.

Natürlich versuchen auch wir über Incentivierung, also beispielsweise über Flächenrücknahmen und entsprechende Mietpreisanpassungen positive Effekte für die Kosten je Arbeitsplatz zu bewirken. Aber wir stellen auch fest, dass ohne Governancefunktion, ohne Ordnungsfunktion, nicht alle möglichen Effekte voll ausgeschöpft werden können. Daher arbeiten wir gerade an einer entsprechenden Konzernrichtlinie, die erstens zum Inhalt hat, wie viele m² Bürofläche je Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. Und der zweite Punkt dabei ist, wie viele Arbeitsplätze je Mitarbeiterkapazität zur Verfügung gestellt werden. Gerade hier möchten wir die Ratio verändern, denn darauf haben solche Konzernrichtlinien immer Einfluss. Der Flächenhebel ist zweifelsohne der größte Hebel zur Kostenreduktion.

Fokus Corporate Facility Management

i²fm: Herr Bartels, Herr Klomann, wir am Institut verstehen unter „Corporate Facility Management“ ein FM, das sich als echtes Sekun­därgeschäftsmanagement mit wirtschaftlicher Ressourcenverantwortung aufstellt, und nicht mehr nur als Gebäudebetreiber. Haben Sie den Terminus „Corporate Faci­lity Management“ schon einmal gehört – also außer bei uns?

Markus Klomann: Ja, Corporate Faci­lity Management ist für mich ein Geschäftsermöglicher, der die einzelnen Business Einheiten an verschiedenen Standorten in der Welt entlastet und für eine synergetische und unternehmerische Nutzung der Infrastruktur-Ressourcen sorgt. Hierbei stimmt er mögliche Optimierungen auf Augenhöhe mit den Geschäftspartnern ab.

Winfried Bartels: Nein, ich habe den Ausdruck bisher noch nicht gehört. ­Leider ist selbst der einfache Begriff des Facility Managements noch viel zu sehr mit den Fragestellungen des reinen ­Gebäudebetriebes oder gar den Hausmeistertätigkeiten verknüpft. Die Entwicklung hin zu einem echten Sekundärgeschäftsmanagements steht aus  meiner Sicht noch aus.

i²fm: Ist die Begriffsdefinition aus Ihrer Sicht Wortklauberei oder kann diese Disziplin etwas nutzen? Wenn ja, wem?

Markus Klomann: Pauschal lässt sich das so nicht beantworten. Das hängt meines Erachtens von der Ausgangslage in den Unternehmen ab. Es ist sicher dort sinnvoll, wo mehrere Geschäfte, Businesses, sich auf einem Terrain be­wegen und über eine konsolidierte ­Betrachtung und standardisierte Vorgehensweise zusätzlicher Nutzen für die Geschäfte erreicht werden kann. Spaß macht es den Geschäftseinheiten dann, wenn sie selber von diesen Synergien auch direkt profitieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt hier im nachvollziehbaren Mehrwert.

Winfried Bartels: Sicherlich kann man es als Wortklauberei bezeichnen. Doch wie bereits erwähnt, ist der Begriff des Facility Management umgangssprachlich so stark verwaschen, dass dieser ­Ansatz ­dazu beitragen könnte, die Sicht wieder ein Stück weit zu schärfen.

i²fm: Herr Bartels, alle reden über Kostentransparenz. Was heißt das eigentlich? Stichwort Vollkosten.

Winfried Bartels: Zunächst einmal heißt Kostentransparenz, sich Klarheit über Daten- und Informationsstrukturen zu verschaffen. Insbesondere im Bereich der FM-Kosten neigen wir dazu, durch unsere Verrechnungslogik die Zahlen klein zu rechnen und verlieren damit schnell den Blick auf das Ganze. Klare Strukturen und Betrachtungsebenen sind eine wesentliche Grundlage, Kostentreiber zu erkennen.

Inhaltlich sind Themen wie Betriebs- und Nebenkosten, Kaltmietzins oder auch kalkulatorische Miete sicherlich nur ein kleiner Teil. Um wirkliche Transparenz zu schaffen, gilt es Vollkosten aufzuzeigen. Hier spielen auf einmal Themen wie Kapital- und Finanzierungskosten eine Rolle oder aber auch Projektkosten, Opportunitätskosten, Risi­kokosten und einiges mehr. Man muss sich den Fragen stellen: Wie gehe ich mit dem Thema Investitionsstau oder auch den Modernisierungskosten um? Wie wirken sich meine Betrachtungszeit und mein Betrachtungshorizont, also die lebenszyklische Betrachtung, auf meine Kostenstruktur aus? Zu guter letzt sollte man nicht vergessen, dass neben den Kosten auch die Erlöse eine Relevanz in der Gesamtbetrachtung der Transparenz einnehmen.

Kostentransparenz endet für mich nicht damit, Vollkosten zusammengetragen und dargestellt zu haben. Ziel muss es sein, die Kosten steuerbar zu machen und kennzahlenbasiert zu optimieren. Auch muss es gelingen, dem Nutzer / Verursacher ein Wertegerüst zur Verfügung zu stellen, um sein Kostenbewusstsein auch für FM-Kosten zu schärfen.

i²fm: Wollen wirklich alle Kostentransparenz? Was glauben wohl Bedenkenträger?

Winfried Bartels: Nur ein kleiner Teil der FM-Kosten werden heute bereits einer verursachungsgerechten Leistungsverrechnung zugeführt. Ein nicht unerheblicher Teil wird mit dem Gießkannenprinzip über das Unternehmen vergossen. Kostentransparenz zu schaffen, in Verbindung mit Kennzahlensystemen heißt auch Vergleichbarkeit. Vergleichbarkeit schafft die Möglichkeit Kostentreiber zu identifizieren, somit steuernd einzugreifen und verursachungsgerecht zu verrechnen.

Aus Sicht des Bedenkenträgers wird eine viel zu komplizierte Verrechnungslogik geschaffen, deren Aufwand nicht im Verhältnis zum Nutzen steht. Hier gilt es über die Schärfung des Kostenbewusstseins der Nutzer und der Entwicklung von Produkten als perspektivische Sicht des Systems zur Kostenverrechnung entgegenzuwirken.

i²fm: Wie ist Ihre Prognose? Was passiert, wenn man die volle Kostentransparenz erst einmal hat? Kann man damit noch umgehen, wenn man kein „Corporate FM“ im oben genannten Sinne hat?

Winfried Bartels: Transparenz und Steuerbarkeit schaffen Begehrlichkeiten. Der Nutzer erhält die Möglichkeit Kosten zu „beeinflussen“, die er bis heute „hingenommen“ hat. Aufgrund des permanent steigenden Kostendrucks und der Tatsache, dass die Unternehmen in ihren Kerngeschäftsprozessen bereits viele Potenziale zur Optimierung gehoben haben, rücken die Sekundärprozesse immer stärker in den Fokus. Um auch hier die Potentiale der Optimierung ausschöpfen zu können, ist der Ansatz des Corporate FM aus meiner Sicht ein zielführender Weg.

i²fm: Herr Klomann, ist Kostentransparenz alles? Was gehört aus Ihrer Sicht darüber hinaus zur Entwicklung eines „Corporate Facility Managements“, wenn dies denn überhaupt das Entwicklungsziel ist?

Markus Klomann: Sicher nicht! Mit Kostentransparenz alleine ist für mich lediglich ein Anfang gemacht. Mindestens genau so wichtig sind gemeinsame Leistungsparameter anhand derer CFM und seine Business Partner die FM-Leistungen plausibel und nachvollziehbar aussteuern können.

Letztendlich werde ich als Infrastrukturverantwortlicher daran gemessen, wie es gelingt, die unternehmerischen Poten­tiale der Infrastruktur an den zugeordneten Standorten zu realisieren – und das ist doch das eigentliche Ziel.