Von der Digitalisierung bis zur Archivierung: So senken Sie Bürokosten!

Dokumenten-Management-Systeme

Mit jedem Angebot, jeder Rechnung, jedem Lieferschein oder Plan nimmt das Datenvolumen­ ­
im Unter­nehmen stetig zu. Dokumenten-Management-Systeme kanalisieren die Informationsflut und verkürzen Suchzeiten. Worauf sollte man achten?

Untersuchungen zufolge verbringt man – je nach individueller Arbeitsweise – zwischen 10 und 20 % seiner Arbeitszeit mit der Dokumentsuche, -verwaltung und -archivierung. In den Büros wird die Informationsfülle zunehmend zum Problem. Neben einer Vielzahl alphanumerischer Daten sorgen auch grafische Daten (Fotos, Pläne) für volle digitale und analoge Ordner. Vor allem die elektronische Post spült täglich eine kaum mehr zu bewältigende Informationsflut an. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Recherche, Sichtung und Verwaltung von Daten aufbringen muss, die dann für die eigentliche...

Tipps für erfolgreiches Dokumenten-Management

n Vor der Software-Auswahl ein Pflichtenheft zusammenstellen, das alle wichtigen Funktionswünsche enthält.

n DMS-Software vor dem Kauf live vorführen lassen und anschließend Testversion im Büro installieren und testen.

n Alle Mitarbeiter in die Software-Einführung einbinden, denn viele Arbeitsabläufe ändern sich grundlegend.

n Alle projektrelevanten Dokumente konsequent über das jeweilige Dokumenten­management-System erfassen.

n Immer wiederkehrende Vorgänge wie die Digitalisierung von Dokumenten bürointern automatisieren/reglementierten.

n Für die interne Kommunikation anstelle „elektronischer Rundbriefe“ Intranet einrichten oder spezielles Kommunikationswerkzeug nutzen.

n Jedes Dokument über das DMS nur einmal zentral ablegen und archivieren (Datenredundanzen, Speichervolumen).

n Von den archivierten Dokumenten in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien anfertigen.

Weitere Infos*


www.bitkom-research.de DMS-Marktübersicht, Suche „DMS“

www.dms-bestenliste.de DMS für den Mittelstand

www.dms-informationen.de DMS-Infoportal

www.wikipedia.de Suche: „Dokumentenmanagement“

Lösungen und Anbieter *


Axxerion Dokumente (http://incatecsolution.eu), Bitfarm-Archiv DMS (www.bitfarm-archiv.de), B
RZ Dokumentenmanagement (www.brz.de), Docma EDM (www.edr-projekt.com),

DOCUframe (www.gsd-software.com),

DocuWare (www.docuware.com), Dokumenten Management (www.datengut.de), Elemenz (www.elemenzstore.de), OfficeManager (www.officemanager.de), sfirion archiv (www.sfirion.de) * Auswahl, ohne Anspruch auf Vollständigkeit

Mehr erfahren Sie in der Heftausgabe

Jetzt bestellen