Der Bürokostenreport 2011
Der seit 2005 jährlich erscheinende Bürokostenreport mit nationalen und internationalen Vergleichen ist mittlerweile fest etabliert. Die Bedeutung und der Stellenwert dieses Reports wird allein dadurch deutlich, dass die Betriebskosten als ein Teil der Gesamt-Bürokosten in der Regel die Investitionskosten schon vor Ablauf der Nutzungsdauer eines Bürogebäudes übertreffen. Wie in den vergangenen Jahren wird zunächst ein Blick auf die Kostensituation weltweit und in Europa geworfen, danach auf die Entwicklung in Deutschland.
Bürokosten Weltweit
Nach der aktuellen Befragung von Investoren, Inhabern, Mietern und Projektentwicklern in 121 Städten und 47 Ländern durch die DTZ – einem weltweit führenden Immobilienberater – lagen die Bürokosten pro Arbeitsplatz in 2011 nach wie vor in Europa am höchsten, gefolgt vom Mittleren Osten/Afrika, Nordamerika, Asien/Pazifik und Zentral-/Südamerika. Die Bürokosten fielen gegenüber 2010 im Mittel um rund 5 %. Die Mietflächen pro Arbeitsplatz lagen zwischen 10,5 m² in Zentral-/Südamerika und 19,7 m² in Nordamerika, im Mittel bei 15,5 m² und um 1,0 m² oder ebenfalls rund 5 % niedriger als in 2010. Die niedrigen Werte und starken Abweichungen resultieren überwiegend aus den nach wie vor bestehenden unterschiedlichen Mietflächendefinitionen. Die Bürokosten pro m²/Monat lagen zwischen 25 € in Nordamerika und 39 € in Europa, im Mittel bei 32 €. Fazit: Die Bürokosten und die Büroflächen (pro Arbeitsplatz) sind in 2011 gegenüber dem Vorjahr im gleichen Umfang um jeweils rund 5 % gesunken.
Bürokosten in Europa
Die Fokussierung der gleichen Untersuchung auf Europa zeigt, dass mit Frankfurt und München zwei deutsche Metropolen unter den TOP 20 liegen. Unter den 30 teuersten Städten befinden sich mit Düsseldorf, Hamburg und Berlin drei weitere deutsche Städte. Die Bürokosten stiegen um rund 10 % auf 49 €/m²/Monat, ohne Einbeziehung der beiden extrem teuren Städte London und Paris auf 40 € gegenüber 38 € in 2010, immerhin noch um rund 5 %. Die Mietfläche schwankt zwischen 10 und 25 m² pro Arbeitsplatz und liegt im Mittel mit 17,3 m² um lediglich 0,4 m² unter dem Vorjahreswert. Für die fünf deutschen Großstädte blieb der Wert mit rund 20 m² für anteilige Büroflächen (inkl. selbst genutzten Zusatzflächen, excl. auch von anderen mitgenutzten Allgemeinflächen) unverändert. Auffällig ist, dass sich innerhalb der teuersten Städte in Europa gegenüber den Vorjahren nur z. T. erhebliche Rangfolgenverschiebungen ergeben haben, so z.B. Moskau von 25 auf 12 und Madrid von 28 auf 51, während sich überwiegend nur geringfügige Abweichungen zeigen. Letzteres trifft auch für die fünf deutschen Städte zu. Fazit: In Europa stiegen die Bürokosten gegenüber dem Vorjahr um rund 5 % bei in etwa gleichgebliebenen Mietflächen, während weltweit jeweils eine Reduzierung von rund 5 % zu verzeichnen ist.
Bürokosten in Deutschland
Wenden wir uns nun den Bürokostenanalysen für Deutschland zu. Die aus den jährlich erscheinenden Untersuchungen von Jones Lang LaSalle in der OSCAR-Bürokostenanalyse und aus den CityNews von BNP Paribas Real Estate abgeleiteten Mittelwerte von etwa 800 Bürogebäuden mit rund 10 Mio. m² in deutschen Großstädten kommen zu folgenden Ergebnissen:
Die umlegbaren Nebenkosten stiegen in den letzten zehn Jahren um rund 20 % und liegen mit 3,40 €/m²/Monat um etwa 15 % über den umlagefähigen Betriebskosten im Wohnbereich. Die nutzerspezifischen Nebenkosten mit rund 2,20 €/m²/Monat hingegen sanken im gleichen Zeitraum um rund 30 %.
Die Mietkosten und die gesamten Bürokosten (Betrieb/Unterhaltung/Miete) gingen nahezu identisch um rund 6 % zurück. Gegenüber dem Vorjahr blieben die Betriebs- und Unterhaltungskosten nahezu unverändert, die Mietkosten hingegen stiegen um rund 3 %.
Die Kostenrelationen zwischen Miete/Nutzung und Betrieb/Unterhaltung mit rund 70 % zu 30 % blieb in den letzten zehn Jahren nahezu unverändert.
Die zum Teil erheblichen Abweichungen zu den DTZ-Untersuchungen resultieren vor allem aus eindeutigeren Flächen- und Kostendefinitionen in den vorgenannten Reports für Deutschland. Viel wichtiger ist jedoch, dass nach wie vor in allen Untersuchungen die Kosten für Miete bzw. Nutzung die herausragende Stellung einnehmen.
Das wird durch Grafik 1 unterstrichen, wobei sich die Zusammensetzung der Betriebs- und Unterhaltungskosten auf Vollkostenbasis gegenüber dem Vorjahr nicht verändert hat:
63 % Dienstleistungskosten (Unterhaltung/Reinigung/Bewachung/Verwaltung)
25 % Energiekosten (Heizung/Klima/Strom/Wasser)
12 % Abgaben/Steuern/Versicherungen.
Resümierend kann also gesagt werden, dass in Europa die Bürokosten gegenüber dem Vorjahr um rund 5 % gestiegen sind bei in etwa gleichbleibenden Mietflächen pro Arbeitsplatz, während weltweit die Bürokosten und Büroflächen jeweils um rund 5 % gesunken sind. In Deutschland hingegen sind die Bürokosten 2011 gegenüber 2010 um lediglich rund 2 % gestiegen. Die Mietfläche pro Arbeitsplatz bei den fünf einbezogenen deutschen Großstädten blieb unverändert. Das könnte weiterhin als Indiz für ein Klima zur Verbesserung der Arbeitsplatzqualitäten bzw. Unternehmenskulturen in Deutschland gewertet werden.
Die Untersuchungsergebnisse decken sich in den Kernaussagen für Deutschland mit den umfangreichen Empiriken des Büros des Verfassers aus über 30-jähriger Planungs- und Berufserfahrung. Durch gezielte Bürokostenanalysen können Optimierungs- und Kostensenkungspotentiale aufgespürt und nutzbar gemacht werden. Diese liegen vor allem in der Nutzung der Flächen, nicht so sehr in Betrieb und Unterhaltung. Das wird auch durch zwei weitere Untersuchungen bestätigt:↓
Büroausstattung und Büroflächen
Nach Mieterbefragungen durch Jones Lang LaSalle ist die Gesamtbürofläche pro Arbeitsplatz in 2009 auf rund 33 m² gestiegen und lag somit um fast 2,5 m² über dem Vorjahreswert. Somit ergibt sich in Deutschland ein gegenteiliges Bild gegenüber Europa und weltweit. Unter Hinzurechnung der darin nicht enthaltenen anteiligen Funktionsfläche (Haustechnik etc.) und Konstruktionsfläche (Stützen, Wände etc.) ergibt sich nach GEFMA-Richtwerten ein Gesamt- bzw. Bruttogrundflächenwert von rund 39 m² pro Arbeitsplatz, der als realistisch eingestuft werden kann. Würde man also durch eine Optimierung der Verwaltungs- und Bürogebäudeorganisation nur 10 % einsparen, ergäbe sich ein Kostensenkungspotential von rund 920 € pro Arbeitsplatz und Jahr (4 m² x 19,20 € x 12 Monate), das in der Regel noch weit überschritten wird. Im Übrigen fanden in 2010 und 2011 keine Neuauflagen der vorgenannten Mieterbefragung statt.
Nach der Studie „Büromöbelinvestitionen 2006“ des Verbandes der Creativen Inneneinrichter (CI) liegt die durchschnittliche Büroausstattungsinvestition auf Vorstands-/Geschäftsführungsebene bei 15.300 €, bei Angestellten und Mitarbeitern bei 4.400 €. Danach beträgt das Einrichtungsinvestment im Leitungsbereich etwa das 3 ½-fache gegenüber dem Mitarbeiterbereich. Die aktuelle CI-Studie „Büromöbelinvestitionen 2010“ ist keine Fortschreibung der vorgenannten Studie aus 2006, sondern zeigt lediglich die Einrichtungskostenverteilung nach Nutzungen und Branchen. Selbst wenn das hohe Preisniveau der CI-Einrichter außer Acht gelassen wird, werden auch oder gerade im Einrichtungsbereich erhebliche Ressourcen deutlich; vor allem durch Abbau von Übermöblierungen mit reduzierten Ablagen (Schrank- und Stauraumproblematik). Nach Erfahrung des Verfassers kann dabei selbst bei vorsichtiger Einschätzung von einer Einsparung von mindestens 1.000 € pro Arbeitsplatz ausgegangen werden.
Die gleiche Studie kommt hinsichtlich des reinen Büroflächenbedarfs (also nur Büroräume) zu dem Ergebnis, dass die Mittelwerte für den Vorstands-/Geschäftsführungsbereich mit 32,6 m² etwa das 2 ½-fache des Vergleichswerts von 13,4 m² für den Angestellten-/Mitarbeiterbereich ausmachen. Auch hier wird die noch immer vorhandene hierarchiebezogene Flächenzuweisung deutlich. Bleibt noch der Hinweis, dass nach Rücksprache mit dem CI-Verband eine Aktualisierung der Studie derzeit nicht beabsichtigt ist. Die Hierarchiebetonung ist im kommunalen Bereich noch viel stärker ausgeprägt durch die
RLBau = Richtlinie für die Durchführung von Bauaufgaben
RBBau = Richtlinie für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes.
Die Raum- und Flächennormen/-vorgaben reichen von 6 m² für Schreibkräfte über 12 m² für Sachbearbeiter und 30 m² für Bürgermeister bis zu 48 m² für Minister. Dass im Jahr 2011 derartige Richtlinien mit Raum- und Flächennormen für den öffentlichen Verwaltungsbau noch gültig sind, ist (fast) ein Anachronismus. Das führt zu erheblichem Flächenmehrbedarf und Einschränkungen der Nutzungsflexibilität wegen der daraus resultierenden Raumtypenvielfalt. Damit sind auch erhöhte Raumänderungskosten für die Synchronisierung der Verwaltungs- und Bürogebäudeorganisation verbunden. Hinzu kommen zusätzliche Umzugskosten, die allein bei internen Umzügen bei etwa 200 €/AP liegen und bis zu 4-stelligen Beträgen bis zur Inbetriebnahme ausmachen können.
Die stark hierarchiebezogenen Denkmuster im kommunalen Bereich werden durch die nachfolgend dargestellten Richtsätze für die Ausstattung von Diensträumen noch unterstrichen. Es
ist geradezu grotesk, wenn ab einer bestimmten Besoldungsgruppe zwischen gepolsterten und ungepolsterten Bürostühlen unterschieden wird.
Resümee und Ausblick
Insofern ist ein strategisches Vorgehen zur Optimierung der Verwaltungs- und Bürogebäudeorganisation angesagt, das der Verfasser mit dem Begriff „Organisationsarchitektur“ neu definiert hat.
Die aufgezeigten Ergebnisse und Einsparungspotentiale dürften den Nutzwert einer Fortschreibung des Reports auch für die Zukunft mehr als unterstreichen. Daher ist auch im nächsten Jahr eine Aktualisierung dieses Reports vorgesehen.
